معرفی انواع فاکتور فروش و کاربرد آن‌ها

آنچه در ادامه ی این مقاله خواهید خواند:

• فاکتور فروش چیست؟
• انواع فاکتور فروش
• فاکتور صوری چیست؟
• چگونگی تهیه فاکتور فروش
• ویژگی ‌های فاکتور فروش
• قالب مناسب برای یک فاکتور فروش چیست؟
• فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری‌ است؟
• خرید فاکتور رسمی
• قوانین حقوقی صدور فاکتور رسمی ‌

فاکتور فروش یکی از پایه‌های اساسی یک کسب ‌وکار در معامله‌های تجاری است که با توجه به خرید انجام شده توسط فروشنده به خریدار عرضه می‌شود و در آن اطلاعاتی مثل مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا یا خدمت، قیمت واحد، قیمت کلی، توافق‌های دوطرفه و… ارائه می‌شود. در این مقاله قصد داریم به بررسی و معرفی فاکتور فروش کالا، فاکتور خرید چیست، انواع فاکتور فروش، نحوه تهیه و ویژگی‌های آن بپردازیم. پس تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

فاکتور فروش چیست؟

گاهی برای شما سوال میشود که فاکتور چیست ؟ فاکتور در لغت، به معنی سررسید و صورت حساب است و در واقع یک سند تجاری است و همان‌طور که گفتیم، توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود و باید اطلاعات دقیقی مثل مشخصات دو طرف معامله، نوع کالا، خدمات یا سرویس، تاریخ، آدرس فروشگاه، قیمت دقیق و شرایط معامله در آن درج شود.

فاکتور فروش در بعضی از کسب ‌و ‌کارها حکم گارانتی محصول را هم دارد تا امکان عودت آن وجود داشته باشد. فاکتور فروش می‌تواند به صورت دستی یا به وسیله نرم‌افزار نوشته و چاپ شود. چاپ فاکتور فروش کالا با اسم و لوگوی برند شما باعث رسمیت و اعتبار کسب ‌و‌ کار شما می‌شود و یک اقدام تبلیغاتی موثر است.

معرفی نرم افزار: نرم افزار خزانه داری

انواع فاکتور های فروش

دسته‌ بندی فاکتور فروشگاه با توجه به رسمیت، چاپ و طراحی آن‌ها متفاوت است. که در ادامه آن ها را معرفی خواهیم کرد.

انواع فاکتور فروش از نظر رسمیت

فاکتورفروش از لحاظ رسمیت به 2 نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند. کاربرد فاکتور رسمی برای مشاغلی است که باید یک نسخه از فاکتورهای خود را اداره مالیات تحویل دهند و باید مهر و امضای فروشنده در آن وجود داشته باشد و اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده به طور کامل در آن درج شود.

در واقع در این فاکتورها بر اساس قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی تنظیم شده است و مورد تایید آن‌ها است. اما در فاکتور غیر رسمی وجود مهر و امضای فروشنده ضروری نیست و صرفا برای اطلاع مشتری تهیه شده است. این فاکتورها معمولا در مشاغل کوچک مثل فاکتور فروشگاه یا سوپرمارکت مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ضمن مالیاتی به نام مالیات فاکتور فروش وجود ندارد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حسابداری فروش

انواع فاکتور فروش کالا از نظر نوع طراحی

تفاوت طراحی انواع فاکتور خرید در فاکتور سربرگ دار و بدون سربرگ است. برگه فاکتور بدون سربرگ در فروشگاه‌های لوازم التحریر و لوازم اداری به فروش می‌رسد اما فاکتور فروش سربرگ دار بسته با سلیقه و نیاز هر کسب‌ و‌ کار طراحی می‌شود.

انواع فاکتور فروش از نظر نوع چاپ

در چاپ یک فاکتور عواملی مثل جنس کاغذ، تعداد برگه فاکتور، سایز کاغذ، وجود کاربن‌، رنگ فاکتور و… مورد توجه است. معمولا فاکتورهای رسمی سه برگی و فاکتورهای غیر رسمی دو برگی است.

بیشتر بدانید: پلاک کوبی، کدینگ و برچسب گذاری اموال و دارایی های ثابت

فاکتور صوری چیست؟

برخی از بنگاه‌های اقتصادی برای فرار از مالیات از فاکتور صوری استفاده می‌کنند و خرید فاکتور صوری برای آنها سود زیادی دارد ولی تهیه و چاپ فاکتور صوری امری کاملا غیر قانونی است. اما سازمان امور مالیاتی می‌تواند از روش‌های مختلف فاکتور حقیقی را از فاکتور صوری تشخیص دهد. برخی از این روش‌ها عبارتند از:

• بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
• کنترل مستندات حمل و نقل
• بررسی تناسب خدمات یا کالای ارائه شده با زمینه فعالیت‌های شرکت
• اطلاعات فروشنده و بررسی کد اقتصادی و شناسه ملی آن
• بررسی مستندات پرداخت مثل فیش بانکی، فیش واریزی و…

معرفی نرم افزار: مدیریت انبار

چگونگی تهیه فاکتور فروش

برای تهیه و چاپ انواع فاکتور فروش کالا، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری بهترین روش است. با کمک این نرم‌افزارها می‌توانید انواع فاکتور فروش مثل فاکتورهای فروشگاهی، فاکتور رسمی، فاکتور خرید، پیش فاکتور، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتور انبارداری، فاکتور شخصی و… را به سهولت صادر کنید.

مشخصات فاکتور فروش

• اطلاعات کامل حقیقی و حقوقی دو طرف معامله مثل کد اقتصادی، کدملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و … باید در آن ثبت شود.
• در فاکتور فروش باید نوع کالا و خدماتی که ارائه شده است، با اعلام تعداد و قیمت و شرایط معامله اعم از نقدی یا غیر نقدی توضیح داده شوند.
• فاکتور باید شامل مهر و امضا خریدار و فروشنده باشد و هیچ‌گونه خط خوردگی در آن وجود نداشته باشد.
• شماره سریال فاکتور با توجه به شماره و تاریخ، تقدم و تاخر نداشته باشد.
• فاکتور رسمی فروش شما باید با نمونه فاکتور سازمان امور مالیاتی مطابقت داشته باشد.
• اگر محصول شما دارای مالیات و عوارض بر ارزش افزوده است، درج ان در فاکتور فروش ضروری است.
• سایز کاغذ در فاکتور فروش کالا اختیاری است و معمولا در سایز A5 است ودر مواردی برای رسمیت بیشتر، A4هم چاپ می‌شود.
• مهم‌ترین شاخصه فاکتور فروش رسمی، شماره سریال آن است و باید به روش چاپ افست به رنگ قرمز و کمی برجسته در بالا و سمت چپ فاکتور باشد. این شماره سریال‌ها توسط سر ممیزی‌های اداره دارایی کنترل می‌شوند. شماره سریال فاکتورهایی که با صندوق فروش چاپ می‌شوند؛ به صورت اتومات است.

بیشتر بدانید: مفاصا حساب چیست؟

قالب مناسب برای یک فاکتور فروش چیست؟

• در بالای فاکتور به عنوان سربرگ، اطلاعات کسب و کار بنویسید. (فاکتور سربرگ دار)
• در زیر اطلاعات کسب و کار، جزئیات صورت حساب مشتری را وارد کنید.
• شماره فاکتور، تاریخ صدور وموعد پرداخت فاکتور را در کنار صورت حساب مشتری درج کنید.
• لیستی از خدماتی که به مشتری ارائه داده اید به همراه توضیح کوتاه، هزینه و مبلغ را در فاکتور درج کنید.
• در انتهای فاکتور مجموع مبلغ پرداختی و مالیات ها را یادداشت کنید.

معرفی نرم افزار: نرم افزار تحلیل صورت های مالی

فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری‌ است؟

اساسی ترین هدف برای فاکتور فروش کالا، ثبت سابقه فروش است. این یک روش برای ردیابی تاریخ فروش کالا ، مقدار پول پرداخت شده و هر بدهی معوق فراهم می کند. فاکتور ابزاری ارزشمند برای حسابداری است. همچنین می تواند ردیابی کند که کدام یک از کارمندان فروش می گیرند و اقلامی را که می فروشند. ارائه فاکتور فروش برای همه کسب ‌و‌کارها از بنگاه‌های اقتصادی کوچک گرفته تا بزرگ، در صورتی که مشمول نظام مالیاتی هستند، الزامی است و در صورت خودداری از ارائه فاکتور جرائم سنگینی برای آن کسب‌و‌کار وضع خواهد شد.

ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده می‌گوید:

“تمام کسانی که به عرضه کالا و خدمات مشغول هستند (واحدهای تجاری مشمول نظام مالیات) باید صورتحسابی را طبق قانون نظام صنفی خود و حاوی مشخصات طرفین معامله، کالا و خدمات مورد معامله ارائه دهند. این صورت حساب‌ها یا به صورت فاکتورهایی است که جزئیات آن دست‌نویس خواهد بود و یا مستقیماً از نرم افزارهای صندوق فروش چاپ خواهند شد”

معرفی نرم افزار: نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی

خرید فاکتور رسمی

هنگامی که برای خرید فاکتور رسمی اقدام می کنید باید بدانید که مهم ترین مساله در زمان خرید فاکتور رسمی توجه به قیمت آن است. اما شما بدون هیچ پیش زمینه ای نمیتوانید بپرسید که قیمت فاکتور رسمی چقدر است ؟ زیرا عوامل زیادی در قیمت فاکتور تاثیر دارند. یکی از این عوامل حجم فاکتور است.  هرچه حجم فاکتور رسمی بیشتر باشد قیمت آن نیز بالاتر است. عوامل دیگری نیز مانند نوع و دسته بندی کالا یا خدمات و همچنین سقف معاملات نیز در قیمت فاکتور فروش نقش دارند.

گاهی شما ترجیح میدهید به جای خرید فاکتور رسمی از فاکتور اکسل که به صورت آماده تهیه شده است استفاده کنید.

قوانین حقوقی که در صورت صدور فاکتور رسمی ‌باید رعایت شود:

همانطور که گفته شد صدور فاکتور رسمی ‌برای ارائه به اداره مالیات ضروری می‌باشد و هر صنفی چه کوچک و چه بزرگ موظف به ارائه فاکتور رسمی ‌به مشتری می‌باشد و در صورت امتناع از ارائه آن مشمول پرداخت جریمه می‌شود. در ارائه این فاکتورها قوانینی باید رعایت شود که بدون آنها فاکتور رسمی ‌فاقد اعتبار می‌باشد که این قونین بطور کامل توضیح داده می‌شوند.

• برای صدور فاکتور رسمی‌ می‌توان از برگه A4 و در بعضی موارد A5 استفاده نمود و بلامانع است. اگر قرار است فاکتور بصورت پرینت شده باشد باید از کاغذ ضخیم تر 80 گرمی ‌استفاده نمود ولی اگر قرار است بصورت دستی ثبت شود کاغذ 60 گرمی ‌نیز کفایت می‌کند.
• در هنگام آماده سازی یک فاکتور رسمی ‌عامل مهمی‌که باید به آن توجه نمود شماره سریال فاکتور می‌باشد و در یک موسسه یا شرکت باید سریال و شماره فاکتورهایی که صادر شده است بصورت متوالی باشد زیرا برای ممیزی از سوی اداره مالیات سری بودن شماره فاکتورها بسیار مهم می‌باشد.
• ثبت تاریخ دقیق روزی که فاکتور رسمی ‌صادر شده است عامل مهم دیگری است که باید به آن توجه نمود که انجام معامله در چه روزی صورت گرفته است.
• در فاکتور رسمی ‌باید مشخصات طرفین معامله شامل نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه یا شماره ملی برای شخص حقیقی و نام شرکت، آدرس و اطلاعات دیگری شامل کد پستی، شماره اقتصادی و شماره ملی شرکت برای شخص حقوقی ثبت شود.
• پس از ثبت اطلاعات اولیه باید نام دقیق کالاها و یا خدمات به فروش رسیده بطور کامل ذکر شود و در صورت پیچیدگی کالای مورد معامله توضیحی درمورد آن داده شود. همچنین قیمت واحد و قیمت کل و نحوه پرداخت در فاکتور باید مشخص شود.هردو طرف معامله موظف هستند که فاکتور رسمی ‌را مهر و امضا نمایند.
• پس از اینکه فاکتور رسمی ‌صادر گردید این فاکتورها به اداره امور مالیاتی در پایان سال مالی ارائه می‌شوند و سپس برای مراحل تایید واقعی و یا صوری بودن آن بدست کارشناسان سپرده می‌شود.

بیشتر بدانید: چگونه می‌توان قیمت تمام شده محصول را محاسبه کرد؟

نکته پایانی

در این مقاله خواندیم که فاکتور فروش یک سند تجاری است و بر اساس نوع رسمیت، طراحی و چاپ انواع فاکتور فروش موجود است. در هر کسب‌و‌کار و هر معامله‌ای چه به صورت جزئی و چه کلی ارائه فاکتور فروش رسمی بر اساس استانداردها و قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی ضروری است و هر فروشنده‌ای که از ارائه فاکتور رسمی خودداری کند، جریمه می‌شود. انواع فاکتور فروش رسمی شامل فاکتورهای مالیاتی، دارایی، صورتحساب فروش کالا و خدمات است. همچنین کسب‌و‌کارهای دیگری هم وجود دارد که در آن‌ها تنها بنا به درخواست مشتری فاکتور صادر می‌شود و نیازی نیست که فرد به اداره مالیات فاکتور رسمی ارائه دهد.