کاربرد نرم افزار های سازمانی در سایه کرونا

بیماری کرونا که به عنوان یک بیماری پاندمی در جهان شناخته شده است، موجب تغییراتی در نظام اداری و سازمان ها گردیده است. برای مقابله با این بیماری واگیر دارد که شیوع بالایی دارد، لازم است تا مدت زمان طولانی ای افراد از حضور در اجتماعات مردمی مثل حضور در ادارات، دانشگاه ها، مراکز تفریحی، مدارس و… پرهیز نمایند. کشور عزیزمان ایران نیز از این قاعده مستثنی نبوده و از اواخر سال 98، بسیاری از سازمان ها، ادارات و دیگر کسب و کار های کوچک و بزرگ، به دور کاری روی آوردند و این امکان را به کارکنان و کارمندان خود دادند تا با نرم افزار های سازمانی در منزل به امور کاری خود برسند.

دور کاری و انجام کارها در محیطی خارج از محیط اداری، زیر ساخت ها و خط مشی های خاص خود را می طلبد که این امر توسط بخش فناوری اطلاعات در سازمان ها، تامین می شود. سیستم های پشتیبانی کننده فرایند کسب و کارهای کوچک و بزرگ، نقش بسزایی در ایجاد شرایط و امکانات دور کاری در سازمان ها و ادارات را دارند.

یکی از مهم ترین و موثرترین سیستم هایی که در نرم افزار های سازمانی نقش پر رنگی دارند، سیستم اتوماسیون اداری است. این سیستم موجب می شود تا انجام مکاتبات و تعاملات سازمانی به صورت تحت وب و از راه دور، به آسانی انجام گیرد. برای این امر شرکت های گوناگونی زیر ساخت و بستر های مناسبی را طراحی و ارائه کرده اند که شما با توجه به چگونگی و میزان فعالیتی که دارید، یکی از آن ها را برای اتوماسیون سازی کسب و کارتان بر می گزینید.

در ادامه با ما همراه شوید تا با کاربرد نرم افزار های سازمانی در سایه کرونا که با شما در میان می گذاریم، آشنا شده تا بتوانید بهره وری خود را در دوران مقابله با این ویروس جهانی از طریق دور کاری و کار در منزل حفظ کنید.

انجام مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی در بستر وب

سیستم اتوماسیون اداری در دوران کرونا به کمک شما آمده است تا جایگزین مناسبی برای کاغذ و خودکار که استفاده از آن ها در مکاتبات و تعاملات سازمانی اعلام شده است، باشد. در نتیجه ی این امر، تمامی کاربران و کارکنان می توانند به راحتی و بدون هیچ خطر احتمالی ای، با تمامی بخش ها ارتباط برقرار کنند. اشتراک گذاری پرونده ها و نامه های مکاتباتی، کنترل بر روی فرایند های کاری و پیگیری امور، ارجاعات و… با استفاده از کارتابل اداری، از جمله امکانات شگرفی است که در دور کاری، پیش برد فرایند های سازمانی و اداری را تسهیل می بخشد

بیشتر بدانید: نرم افزار واسط سامانه مودیان

طراحی و انجام فرایندهای سازمانی و کسب و کارهای کوچک و بزرگ از راه دور

با استفاده از گردش فرم اتوماسیون اداری تحت وب و همچنین فرم ساز، امکان گردش فرم های سازمانی و طراحی فرایند ها و همچنین چگونگی انجام کار ها از راه دور، وجود دارد؛ بدین صورت که فرم های طراحی شده در اختیار کارکنان قرار گرفته و به آن ها امکان ایجاد و گردش خودکار از طریق کارتابل های شخصی شان، به آن ها داده می شود.

ارجاع بین سازمانی

می دانیم که امروزه با پیشرفت تکنولوژی و ارتباط بین سازمان ها، انجام تعاملات و مکاتبات سازمانی تنها محدود به یک سازمان و ارگان نیست. با استفاده از قابلیت ارجاع بین سازمانی، سازمان مادر می تواند بدون واسطه و هیچ مشکلی، به راحتی با سازمان ها و اشخاص ذی ربط ارتباط برقرار کند.به این ترتیب در دوران کرونا با استفاده از این امکانات می توان ارتباطات و مکاتبات بین سازمانی را بدون هیچ دغدغه ای از راه دور و بدون نیاز فیزیکی ، انجام داد.

بیشتر بدانید: نرم افزار مدیریت منابع انسانی

نرم افزار های سازمانی مدیریت و بررسی جلسات از راه دور

با استفاده از امکانات سیستم ساماندهی شخصی که در نرم افزار های سازمانی در دوران کرونا رواج پیدا کرده اند، می توان جلسات و قرار های کاری را به طور دقیق و بی نقصی برنامه ریزی کرده و فعالیت ها و دستور العملاتی که قرار است در آن جلسه ارائه گردد، از راه دور انجام داد.

یکی دیگر از ویژگی های بسیار کاربردی اتوماسیون سازی از راه دور این است که می توانید به راحتی صورت جلسه را تهیه و تایید کرد و امضای حاضرین را به صورت یکپارچه از آن ها بگیرید. بدین ترتیب سیستم اتوماسیون اداری موجب می شود تا همه ی فعالیت های مربوط به مدیریت جلسات در یک محیط به شکل متمرکز در دوران کرونا انجام شود.

اتوماسیون همراه

با پیشرفت تکنولوژی و امکانات ویژه ای که در گوشی های تلفن همراه قرار داده شده است، بیشتر افراد تمایل دارند تا کار های خود را از طریق این پلتفرم انجام دهند. با استفاده از نسخه ی موبایل اتوماسیون اداری که شرکت های پشتیبانی مختلفی ارائه می کنند، به راحتی می توان بر روی سیستم عامل هایی غیر از ویندوز یعنی IOS و Android نصب کرد.

این قابلیت به شما این امکان را می دهد تا بدون نیاز به ورود به برنامه در آن واحد، از کار های جدیدی که در کارتابل شخصی تان قرار میگیرد، آگاه شوید. بدین ترتیب یکی از کار آمد ترین و موثر ترین روش های اطلاع به موقع از کار ها در زمان غیبت شما در دوران کرونا و ایجاد دور کاری، به کار گیری و استفاده از اتوماسیون همراه است که در آن علاوه بر مشاهده مخاطبات کارتابل، امکان دستور و ارجاع مرتبط یادداشت ها و نامه های اداری و سازمانی، تایید و امضای نامه ها، ایجاد یادداشت های اداری و همچنین صورت جلسه ها، وجود دارد.

کارتابل مکاتبات الکترونیک

با توجه به نیازهای برقراری ارتباطات الکترونیکی بر اساس شرایط فعلی ای که در سایه کرونا بوجود آمده است، سیستم پرتابل مکاتبات الکترونیکی به عنوان ابزاری موثر و کار آمد در این دوران طراحی و ارائه شده است. با استفاده از این ویژگی، ارباب رجوع بدون نیاز به حضور فیزیکی در سازمان مربوطه و با اتصال به شبکه گسترده اینترنت، می تواند فرم ها یا نامه های مختلف را در سیستم اتوماسیون سازمان مورد نظر ثبت کرده و با مراجعات بعدی به پرتابل نامه ها و مکاتبات به واسطه اینترنت یا پست الکترونیک شخص خود، از آخرین اقدامات انجام شده در روند کاری خود، مطلع شوید.

بیشتر بدانید: نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیکی

کارتابل آفلاین نرم افزار های سازمانی

با توجه به شرایط موجود مدیران و کارمندان باید کار های خود را در محیطی خارج از محل کار و تجمع به انجام رسانند. سرعت پایین خطوط ارتباطی اینترنت در برخی نقاط نیز این امکان را از مدیران می‌گیرد تا با سرعت مطلوب از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند. در اینجا سیستم اتوماسیون اداری تحت وب به همراه زیرسیستم کارتابل Offline، این امکان را در شما می‌گذارد تا در هر محیطی بتوانید کارهای خود را انجام دهید و با اولین برقراری ارتباط با سیستم اصلی آنها را به روز کند. در این کارتابل می توانید به راحتی نامه ها و ارجاعات خود را مشاهده کنید و به آنها پاسخ دهید.

سخن پایانی نرم افزار های سازمانی

دوران کرونا شرایطی را برای جهانیان بوجود آورده است که دیگر افراد نمی توانند همانند گذشته در اجتماع حضور پیدا کرده و به کار های اداری و سازمانی خود، سامان دهند. از این رو شرکت های مختلف فناوری اطلاعات و زیر ساخت های مربوطه دست به کار شده و با کمک نرم افزار های سازمانی، زمینه را برای فعالیت هایی که می توان به راحتی و بدون هیچ دغدغه ای در منزل انجام داد، بوجود آورده اند.

سوالات متداول نرم افزار های سازمانی