پیاده‌سازی تنخواه‌گردان با استفاده از نرم‌افزار خزانه‌داری

تنخواه‌گردان، در شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت پوشش دادن هزینه‌های کوچک و جزئی سازمانی و همچنین تسریع فرآیند‌های تصمیم گیری و نیز انجام کار در خرید و پرداخت‌های ریز انجام ‌می‌شود. در شرکت‌ها حفظ و نگهداری از داده‌ها و اطلاعات تنخواه، کنترل و مدیریت تنخواه‌داران، دریافت داده‌ها و همچنین اسناد مثبت به طور کلی در دسته پروسه‌های پر چالش و پر دغدغه محسوب ‌می‌شود. در نرم افزار‌های هزینه‌داری بخش تنخواه به طور خاص طراحی شده و به مرحله اجرا رسیده است.

انواع تنخواه

چندین نوع تنخواه در شرکت و سازمان‌ها تعریف ‌می‌شوند که عبارت‌اند از تنخواه عمومی، تنخواه اختصاصی‌ و تنخواه‌گردان استانی و با یک بودجه معین.

۱. تنخواه عمو‌می‌

تعریف این نوع تنخواه به صورت عمو‌می ‌بوده و بدین صورت نیز شارژ ‌می‌شود. نظیر تنخواه آبدارخانه.

۲. تنخواه اختصاصی

تنخواه اختصاصی‌ براساس پروژه و یا یک مورد خاص تعریف ‌می‌گردد. در این مورد موارد مصرف نیز مشخص هستند.

۳. تنخواه‌گردان استانی و با بودجه خاص

پیش‌تر به انواع مدل‌های تنخواه پرداختیم. در ادامه به مواردی اشاره ‌می‌کنیم که برای هر یک از تنخواه‌ها کنترل و ثبت ‌می‌گردد.
انواع اقلام مجاز هزینه جهت ثبت در تنخواه، انواع سر فصل‌های مالی مربوط به اسلام هزینه تعریف شده و سقف ثبت هزینه در یک از آنها برای هر قلم هزینه از جمله مواردی هستند که برای هر کدام از تنخواه‌ها کنترل ‌می‌شوند.

در زمینه تنخواه دو فرایند بسیار پر کاربرد ‌می‌باشند؛ دریافت تنخواه متغیر و یا ثابت و شارژ آن و ارائه صورت خلاصه پرداخت‌ها و مصرف تنخواه.
افرادی که دارای تنخواه هستند، در سیستم حسابداری تعریف ‌می‌شوند و سطح دسترسی کاربری آنها به تنخواه‌های متفاوت تعیین می‌گردد. هر تنخواه‌دار، توانایی کنترل و مدیریت یک الی چند تنخواه را با یکدیگر دارد.

نحوه شارژ تنخواه

فرایند شارژ تنخواه از طریق فرم‌های پرداخت در سیستم‌ خزانه‌داری و بر حسب درخواست انجام ‌می‌گیرد. بدین گونه که ابتدا درخواستی از طرف تنخواه صادر ‌می‌شود، سپس مانده تنخواه مورد بررسی قرار می‌گیرد، فرم دستور پرداخت تکمیل ‌می‌گردد و در نهایت پرداخت و شارژ تنخواه با موفقیت انجام ‌می‌پذیرد.

فرایند تایید و کنترل تنخواه

پس از آنکه صورت خلاصه‌ها به ثبت رسیدند، هزینه‌های تنخواه توسط تنخواه‌داران، موارد به ثبت رسیده توسط حسابداران مدیریت و کنترل ‌می‌شوند و بر حسب اسناد مثبته و موارد مجاز، ثبت‌هایی که انجام شدند، تایید و یا آنکه رد صلاحیت خواهند شد. خلاصه هزینه و انواع پرداخت‌های انجام شده به دو صورت قابل ثبت ‌می‌باشند؛
هزینه‌های بدون فاکتور رسمی ‌نظیر هزینه پیک، آبدارخانه و …
هزینه‌ها یا وجود فاکتور و طرف حساب نظیر خرید دارایی و …

اطلاعات و داده‌های درج شده در قسمت تنخواه، پس از آنکه فرایند تایید توسط حسابداری سپری شد، در گزارش‌های خرید سه ماهه به ثبت ‌می‌رسد. هزینه‌هایی که بدون فاکتور نیز انجام شده‌اند، در بخش مبلغ پایین تر از ۵ درصد حد نصاب و هزینه‌هایی که با وجود فاکتور نیز به ثبت رسیده‌اند، به تفکیک طرف حساب و به طور خودکار و اتومات در فایلی برای وزارت دارایی ارسال خواهد شد.‌

بیشتر بدانید:حسابدار مالیاتی چه وظایفی دارد و برای محاسبه مالیات به چه اطلاعاتی نیاز دارد؟

نحوه پیاده‌سازی تنخواه‌گردان با نرم‌افزار خزانه‌داری

پیاده‌سازی و کنترل نرم افزاری تنخواه‌گردان، بر اساس متمرکز بودن و یا توزیع شدگی جغرافیایی قسمت‌های مختلف سازمان ‌می‌تواند بسیار متفاوت باشد.

1.پیاده‌سازی به صورت متمرکز و تحت ویندوز

در این روش، تما‌می ‌اطلاعات و داده‌ها به صورتی مستقیم در ماژول تنخواه در نرم افزار‌های خزانه‌داری به ثبت ‌می‌رسند.

2.پیاده‌سازی توزیع شده و تحت وب

در این روش، اطلاعات و داده‌های تنخواه در قالب فرم‌های تنخواه تحت وب به همراه اسناد مثبته درج شده و پس از آنکه اطلاعات تنخواه به طور کامل در فرایند تعریف شده تکمیل شدند، به گردش در ‌می‌آیند و اطلاعات در انتهای مسیر گردش در ماژول تنخواه نرم افزار خزانه‌داری در سازمان مرکزی به ثبت ‌می‌رسند.

دلیل مکانیزه پیاده‌سازی تنخواه

پیاده‌سازی انواع فرایند‌های مکانیزه جهت حفظ و نگهداری و نیز ثبت داده‌ها و اطلاعات تنخواه سبب ‌می‌شود تا نتایجی به دست آید که در ادامه به برخی از آنها اشاره ‌می‌شود.

افزایش دقت در ثبت داده‌ها و اطلاعات و همچنین پیاده‌سازی هر چه دقیق تر کنترل‌های حسابداری، پیاده‌سازی فرایند مکانیزه و همچنین صدور خودکار اسناد حسابداری، ارتباط یکپارچه و مکانیزه با گزارش‌های خرید سه ماهه و تفویض مسئولیت مدیریت و کنترل صحت اطلاعات طرف حساب‌ها به تنخواه‌داران.