نرم افزار ERP راهکاری برای کاهش هزینه‌های شرکت

نرم افزار ERP، مخفف کلمه‌ی Enterprise Resource Planning است که با نام نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی نیز شناخته می‌شود. سوالاتی که امکان دارد برای شما در رابطه با این نرم افزار پیش بیاید، شامل مواردی چون کاربر آن و تاثیراتی که بر کاهش هزینه‌های یک شرکت دارد، می‌شود. از همین جهت، تصمیم داریم در ادامه شما را با نرم افزار ERP آشنا کنیم تا بتوانید به راحتی از آن استفاده کنید.

در ابتدا باید تعریفی از نرم افزار را در اختیارتان قرار دهیم. نرم افزار ERP در واقع به یک مجموعه که از برنامه‌های گوناگون و کاربردی مورد استفاده برای کسب و کار تشکیل شده، گفته می‌شود. در حقیقت نرم افزاری است که فعالیت های مختلف بخش‌های گوناگون مانند خرید و فروش، حسابداری، پشتیبانی مشتریان، مدیریت منابع مالی و مدیریت منابع انسانی را تعریف و ایجاد می‌کند.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، اموری مانند جمع آوری، ذخیره سازی، تفسیر کسب و مدیریت کارها را در بهترین حالت انجام می‌دهد. حتی می‌توان گفت یک شرکت با استفاده از این نرم افزار می‌تواند مدیریت اتوماتیکی را برای بخش‌های گوناگون ایجاد کند، این موضوع باعث می‌شود که هزینه‌های یک شرکت به میزان چشمگیری کاهش و در جهت مقابل سودآوری، افزایش یابد. با توجه به اهمیتی که می‌توان برای نرم افزار ERP در نظر گرفت، آشنایی با آن را برای کارکنان یک شرکت واجب می‌دانیم؛ از همین جهت در ادامه، اطلاعات جامع و کاملی در اختیارتان قرار می‌گیرد تا در هنگام استفاده و کار با آن، مشکلی به وجود نیاید.

معرفی نرم افزار: نرم افزار کارگزینی

فعالیت‌هایی که می‌توان با استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع انسانی انجام داد

نرم افزار ERP می‌تواند به صورت یکپارچه یا مخصوص به یک فرایند خاص مورد استفاده قرار گیرد. فرایندهای کلی که امکان استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع انسانی دارند را می‌توان شامل مواردی چون مدیریت مالی، فروش و بازاریابی، مدیریت تولید، مدیریت نگهداری و تعمیر، مدیریت خرید، ارتباط با مشتری، سیستم انبارداری یا مدیریت موجودی، مدیریت منابع انسانی و زنجیره تامین در نظر گرفت.

مواردی که نام برده شد، ماژول‌های پایه‌ی استفاده از نرم افزار ERP هستند که در هر کدام از آن‌ها شرایط استفاده و کاربرد متفاوت خواهند داشت. بخش مدیریت مالی یک شرکت را در نظر بگیرید که از برنامه ERP استفاده می‌کند. با استفاده از چنین نرم افزاری می‌توان اموری چون هزینه‌ها، اوراق بهادار، مصارف بانکی، پرداخت و مالیات‌ها را پوشش داد.

در هر یک از بخش‌های دیگر نیز امور متفاوتی انجام می‌شود؛ اما نکته‌ی مهمی که وجود دارد، این است که تمام استفاده‌ها به سود و مزیت یک شرکت خواهد بود و به کاهش هزینه‌های آن شرکت کمک خواهد کرد؛ بنابراین توصیه می‌شود که اگر به دنبال مدیریت موفق برای شرکت خود هستید، در بخش‌های گوناگون کار خود، از سیستم برنامه ریزی منابع انسانی استفاده کنید.

دلایل اصلی استفاده از نرم افزار ERP چیست؟

پیش از هر چیزی شما باید بدانید که نرم افزار ERP می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری و بهبود در فرایندهای خطی و ارتباطی شود. این بهبود و افزایش بهره‌وری باعث به حداقل رسیدن هزینه‌های یک شرکت می‌شود و یک نتیجه بهتر از فعالیت را برای شما به ارمغان می‌آورد. در ادامه، مزایای استفاده از این نرم افزار در اختیارتان قرار خواهد گرفت تا به طور کامل با آن آشنا شوید.

معرفی نرم افزار: پشتیبانی از راه دور

افزایش کارایی با استفاده از ERP

در هر کار و شغلی، فرایندهای کسب و کاری گوناگون مانند فروش، بازاریابی، تولید و … وجود دارد. اگر هر یک از این فرایندها، امور مربوط به خود را با این سیستم انجام دهند، کار آن‌ها نه تنها بهترین خواهد بود بلکه در انجام کار نیز اذیت نخواهند شد، چرا که یکی از اهداف استفاده از این برنامه، آسان کردن انجام امور در نظر گرفته شده است.

شاید استفاده از این برنامه هنوز برای شما واضح و مشخص نباشد، از همین جهت مثالی را بررسی می‌کنیم تا بهتر متوجه موضوع شوید. تصور کنید که شما حسابدار یک شرکت هستید و این برنامه در اختیار شما قرار دارد؛ شما می‌توانید در این شرایط، بدون نیاز به بررسی مستقیم فروش شرکت، به آمار یک هفته‌ی خود پی ببرید. توجه داشته باشید که شما علاوه بر صرفه‌جویی در میزان هزینه، در موضوع زمان نیز صرفه جویی خواهید کرد.

ارتقا همکاری

یکی از مشکلات شرکت‌های بزرگ را می‌توان عدم همکاری بخش‌های گوناگون در نظر گرفت. استفاده از این نرم افزار، به راحتی این مشکل را برطرف می‌سازد، چرا که اطلاعات در این برنامه به بهترین حالت سازمان‌دهی و یکپارچه می‌شوند و بخش‌های دیگر می‌توانند با استفاده از اطلاعاتی که این برنامه در اختیارشان قرار می‌دهند، امور مخصوص به خود را انجام دهند؛ بنابراین دیگر مشکلی به دلیل عدم همکاری بخش‌ها برای شرکتی به وجود نخواهد آمد.

پیش‌بینی دقیق آمار و اطلاعات

یکی از معضلاتی که برای شرکت‌های بزرگ اتفاق می‌افتد، مربوط به پیش‌بینی آمار به صورت اشتباه و نادرست است که این موضوع می‌تواند خسارات و شکست‌های بزرگی را به همراه داشته باشد.
برای سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، ابزارهای گوناگونی در نظر گرفته شده است که به کارمندان یک بخش اجازه می‌دهند، داده و اطلاعات را تحلیل و بررسی و سپس تناسب یا عدم تناسب آن‌ها را نیز بیان کنند. کمک به تحلیل و بررسی تناسب داده‌ها و اطلاعات به طور دقیق، به کارمند این اجازه را می‌دهد که پیش‌بینی‌های دقیق‌تری داشته باشد و کمترین میزان خطا را از خود بروز دهد.

بیشتر بدانید: حسابداری و پیش بینی سود و زیان شرکت ‌ها

کاهش هزینه‌های عملیاتی سازمان

یکی از دلایل اصلی استفاده از نرم افزار ERP را می‌توان کاهش هزینه‌های شرکت در نظر گرفت. دلیل این مزیت را می‌توان این‌گونه بیان کرد که وقفه‌ها، خرابی‌ها و تاخیرهایی که امکان دارد برای هر بخش پیش آید، توسط این نرم افزار پیش‌بینی شده و در صورت بروز، هیچ‌یک از بخش‌ها به مشکل بر نخواهند خورد.

برای مثال می‌توان به واحدهای تولید و پخش اشاره کرد که اگر برای هر یک از آن‌ها اختلالی ایجاد شود، مشکل خاصی به وجود نخواهد آمد، چرا که با استفاده از نرم افزار ERP می‌توانند خدمات خود را به دست مشتری برسانند و مشکلی که به صورت ناگهانی پیش آمده است را حل کنند؛ پس می‌توان گفت یک شرکت با استفاده از این نرم افزار، کمترین میزان ضرر و زیان را خواهد دید و بسیاری از هزینه‌های آن نیز کاهش خواهد داشت.

افزایش امنیت اطلاعات

این نرم افزار می‌تواند به راحتی توسط مدیر شرکت در برخی از بخش‌ها و برای بسیاری از کارمندان محدود شود، برخی از اطلاعات و داده‌ها قفل شوند، اقدامات مشکوک بررسی شوند و بسیاری از موارد دیگر؛ بنابراین اگر به دنبال بالا بردن امنیت داده و اطلاعات شرکت خود هستید، از این نرم افزار برای بخش‌های گوناگون شرکت استفاده کنید تا به خوبی در این موضوع عمل کرده باشید.

بیشتر بدانید: موفقیت های شغلی با استفاده از نرم افزارها

چگونه می‌توان نرم افزار ERP را نصب کرد؟

اکنون امکان دارد برای شما این سوال مطرح شود که چگونه می‌توان این نرم افزار را نصب کرد؟ باید گفت برای چنین کاری شما باید از افراد متخصصی که در نصب این نرم افزار مهارت دارند استفاده کنید. نصب این برنامه کار چندان سختی نیست و وقت زیادی را از شما نخواهد گرفت، تنها توجه داشته باشید که فرد، کار نصب را به درستی انجام دهد.

پس از نصب این نرم افزار باید نحوه‌ی کار با آن را برای کارمندان خود توضیح دهید تا در بخش‌های گوناگون، استفاده از آن آغاز شود. شما با استفاده از نرم افزار ERP، علاوه بر کاهش هزینه‌های شرکت خود، موفقیت‌های زیادی را در زمینه‌های گوناگون به دست خواهید آورد. امیدواریم این مطلب توانسته باشد شما را با این سیستم به‌خوبی آشنا و اطلاعات مفید و لازمی را در اختیارتان قرار داده باشد.