کدینگ حسابداری چیست؟

در یک تعریف کلی، کدینگ یک نوع از انواع دسته بندی حساب ها در حسابداری است. کدینگ حسابداری به طور معمول به شیوه درختی انجام می شود. در واقع این روش رایج ترین روش انجام کدینگ است. در این شیوه از حسابداری دسته بندی هایی جهت حساب ها مشخص می شود، که دارای سطوح مختلف و کدهای تعریف شده متنوعی هستند و مشخص کرده اند که سرشاخه و زیر شاخه ها کدامند. به این نحوه از دسته بندی ها، شاخه بندی کردن و کدگذاری حساب ها کدینگ حسابداری می گویند.

کدینگ در لغت به معنای شماره گذاری بوده و ترکیب آن با حسابداری این معنا را می سازند که مجموعه از حساب ها را در حسابداری کدگذاری کنیم. برای درک بهتر مفهوم کدینگ میبایست به سراغ شناخت انواع کدینگ در حسابداری و اهداف طراحی و استفاده از آن بپردازیم.

کدینگ حسابداری با استفاده از نرم افزار حسابداری

نرم افزار های حسابداری بهترین راه جهت کدینگ حسابداری است. هر چند برای اینکار می توانیم از نرم افزارهایی همچون اکسل نیز استفاده کنیم، و یا حتی کدینگ را بر روی کاغذ انجام دهیم، اما نرم افزار حسابداری تخصصی به جهت امکانات و توانایی های زیادی که دارند، در کنار امکان تغییرات گسترده ای که در آن ها لحاظ شده، بهترین گزینه برای کدینگ حسابداری هستند. به غیر از این موارد، سرعت و دقت این کار هم با استفاده از نرم افزار حسابداری بیشتر خواهد بود.

اهداف کدینگ در حسابداری چیست؟

موضوع کدینگ حسابداری یک مسئله ویژه و حایز اهمیت است که پیشنهاد می کنیم از ابتدای شروع امور حسابداری در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار گیرد. دلایل این توصیه را برای شما ذکر خواهیم کرد.
کدینگ موجب رعایت استاندارد های عملیات های مالی و یکپارچه سازی آن ها بر مبنای یک فرمت به خصوص می شود. همچنین به ثبت رویدادهای مالی و افزایش دقت در آن ها، در کنار سرعت و دقت در پردازش کمک شایانی خواهد کرد.

می توان این طور بیان کرد که باعث می شود خطای انسانی در یک تیم حسابداری به حداقل ممکن برسد. در نتیجه به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان مثل صورت معاملات فصلی کمک بسیاری می کند و به انجام این امر سرعت و دقت بیشتری می بخشد. نهایتا میتوان گفت کدینگ، بستر تحلیل و بررسی های مالی برای سرمایه گذاری و یا محاسبه میزان دارایی ها را به راحتی و بهتر از همیشه انجام داده و قدرت تصمیم گیری کاربران داخلی و خارجی را بهبود می دهد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار تحلیل صورت های مالی

نکات مهم در مورد کدینگ حسابداری

کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی به شمار می رود و میبایست توسط متخصص این کار و یا حسابداران و مدیران مالی با تجربه انجام شود. این مسئله بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را به صورت ساختاری برطرف می کند و یا باعث جلوگیری از آن می گردد. اما در ابتدای کار باید خود این سیستم به درستی طراحی شود.

راهنمای ثبت نام در سامانه واسط مالیاتی برای ارسال صورت حساب الکترونیکی به سازمان امور مالیاتی

انواع کدینگ حسابداری

رایج ترین انواع کدینگ که امروزه در مجموعه های مختلف مورد استفاده قرار می گیرد به 5 نوع اصلی تقسیم شده است:

کدینگ حفظی بر مبنای حروف اول حساب ها

یکی از شیوه های کد دهی که بسیار ساده است، کد دهی بر اساس مختصر نویسی و علامتگذاری به زبان فارسی است. در استفاده از این روش کد گذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات استفاده می کنند.

کدینگ متوالی یا پی در پی

کدینگ متوالی با اسامی دیگری همچون کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم شناخته می شود. در این روش اعداد به شیوه پشت سر هم به حساب ها و داده ها، تخصیص داده می شود.

کدینگ سلسله مراتبی

در واقع روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روش های کدینگ حسابداری است. چرا که به جز نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، در این روش محدودیتی در تعداد حساب ها، کالاها و داده وجود ندارد.

کدینگ توده ای

در این روش تمامی کدها می توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. این روش فقط برای استفاده در یک دوره مالی کاربرد خواهد داشت.

کدینگ وجهی

در روش کدینگ وجهی هم تخصیص اعداد و کدها را می توان یک قرارداد استاندارد در نظر داشت، به این دلیل که در این شیوه هر عدد عنوانگر نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه های آن خواهد بود.

سطوح کدینگ حسابداری

در اصل سطوح کدینگ سطح هایی است بر اساس آن تراکنش های مالی را دسته بندی می کنند. ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری به صورت زیر است.

گروه حساب:

در این لایه از ساختار استاندارد کدینگ، تمامی صورت های حساب های مالی قرار می گیرد. در این سطح می توانیم کلیه بدهی های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه ها، سرمایه گذاران و ذی نفعان و حقوق مرتبط با آنان را قرار دهیم.

حساب کل:

در این لایه معمولا، صورت حساب های مالی تعریف می گردد. اغلب نیازها و فعالیت های شرکت از اجزای اصلی این سطح محسوب می شوند و گروه حساب های شرکت را به ارقام کوچک تر تقسیم می کنند.

حساب معین:

در این سطح هم حساب های کل به حساب های کوچک تر و جزئی تر تقسیم می گردد. این حساب ها در حسابداری با نام حساب های معین شناخته شده است.

حساب تفصیلی یک و دو:

حساب های تفصیلی هم حساب های خرد شده معینی هستند که در اصطلاح به حساب تفصیلی شناخته می شوند. کلیه حساب های تفصیلی در طبقه بندی شرایط را آسان تر کرده و شناسایی حساب ها را سهولت می بخشد.

کدینگ حسابداری چه کاربردی در سازمان‌ها دارد؟

در آغاز هر کسب و کاری نیاز است که واحد حسابداری اقدام به کدینگ نمودن سیستم خود نماید، اما چرا به کدینگ کردن تاکید ‌می‌شود:

• با این کار کلیه فعالیت‌های سازمان و یا کسب و کار آغاز شده طبق اصول استاندارد سازی و همگی با یک فرمت خاص یکپارچه ‌می‌شوند و در نتیجه کدینگ نمودن تما‌می ‌موضوعات و فعالیت‌های سازمان و یا شرکت را مرتب و دسته بندی ‌می‌کند.
• در هنگام تهیه گزارشات مالی دقت کار و توجه به جزئیات بالا ‌می‌رود.
• در زمان ثبت فعالیت‌های مالی صورت گرفته دقت و سرعت بالا رفته و همچنین خطاهای انسانی به کمترین مقدار خود ‌می‌رسند، این کار

باعث ‌می‌شود تما‌می ‌اقلا‌می‌که ‌می‌توانند نقد شوند در راس کدها قرار گیرند و با این کار هرچه فرایند نقد شوندگی پیچیده‌تر شود، کددهی نیز سخت‌تر ‌می‌شود.

معرفی نرم افزار: سیستم دریافت و پرداخت

مراحلی که برای کدینگ حسابداری باید طی نمود چیست؟

این عمل طی چهار مرحله انجام ‌می‌پذیرد که عبارتند از:

• تعیین کد برای گروه حساب‌های اصلی
• تقسیم کردن گروه حساب‌ها به حساب‌های کل
• تهیه کدینگ درختی برای حساب‌های کل کدینگ
• انجام دادن کدینگ سرفصل‌های معین

گروه حساب‌ها در کدینگ حسابداری شامل دارایی‌های جاری، غیرجاری، بدهی‌های جاری، بدهی‌های بلندمدت، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها و سایر حساب‌ها ‌می‌باشند. در ادامه به تفصیل سه مورد اول که جزو مهمترین‌ها هستند پرداخته ‌می‌شود.

دارایی‌های جاری چیست و چگونه کدینگ ‌می‌شود؟

موجودی‌های نقد و بانک‌ها، سرمایه گذاری‌های کوتاه مدت، موجودی مواد اولیه و محصولات، حساب‌ها و اسناد قابل دریافت تجاری، سپرده‌هایی که سازمان و یا شرکت طلب دارد و سفارشات و پیش پرداخت‌ها همگی جزو دارایی‌های جاری به حساب ‌می‌آیند و هرکدام از آنها کد مخصوص به خود را دارند.

دارایی‌های جاری با کد 1 شروع ‌می‌شوند و سپس بصورت زیر مجموعه‌ای کدها بسط ‌می‌یابند. برای مثال موجودی‌های نقد و بانک در راس گروه حساب کل دارایی‌های جاری است و کد 11 به آن تعلق ‌می‌گیرد و با این حساب کد آن 101، کد سرمایه گذاری کوتاه مدت در جایگاه دوم دفتر کل کد 102، حساب‌ها و اسناد دریافتی و تجاری 103، سایر حساب‌ها و دریافتی‌ها 104، موجودی‌ها 105 و سفارشات و پیش پرداخت‌ها 106 ‌می‌باشند.

دارایی‌های غیر جاری و کدینگ آنها

دارایی‌های غیر جاری شامل دارایی‌های ثابتی که مشهود هستند، دارایی‌های در حال کامل شدن، دارایی‌های نامشهود، سرمایه‌گذاری‌های بلند مدت و تما‌می ‌دارایی‌هایی که جاری نباشند به عنوان دارایی‌های غیرجاری شناخته ‌می‌شوند.
به دارایی‌های غیرجاری کد 2 تخصیص ‌می‌یابد و با توجه به اولویت‌های حساب کل در این دسته دارایی‌های ثابت مشهود کد 201، استهلاک انباشته دارایی‌های ثابت مشهود 202، دارایی‌های در حین تکمیل 203، دارایی‌های نامشهود 204 و سرمایه‌گذاری‌های بلند مدت با کد 205‌می‌باشند.

بدهی‌های جاری و کدینگ آنها

با توضیحاتی که داده شد ‌می‌توان فهمید که بدهی‌های جاری کد 3 را به خود تخصیص ‌می‌دهند و به این ترتیب حساب‌ها و اسناد پرداختنی تجاری با کد 301، سایر حساب‌ها و اسناد پرداختنی با کد 302، سفارشات و پیش دریافت‌ها 303، ذخیره مالیات 304، سود سهام پرداختی 305، سپرده‌های پرداختی، تسهیلات و اعتبارات مالی دریافتی کوتاه مدت و ذخایر به ترتیب با کدهای 306، 307 و 308 در این گروه جای ‌می‌گیرند.

معرفی نرم افزار: نرم افزار مدیریت تولید

نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری

در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همیشه باید به چند موضوع مهم توجه داشت:

• استانداردهای تعریف شده در حسابداری
• کلیه فعالیت های شرکت
• کنترل های داخلی
• گزارشات مورد نیاز از جمله درون سازمانی و برون سازمانی

جمع بندی

حسابداری سیستمی است که داده های مربوط به فعالیت واحد های تجاری را دریافت کرده و اندازگیری می کند، سپس تمامی آن ها را پردازشکرده و در قالب نتایج فعالیت و عملکرد واحد تجاری، به تصمیم گیرندگانش گزارش می کند. کدینگ حسابداری دسته بندی داده های حسابداری ایت. این سیستم در سطح های مختلف تعریف شده، به هر حساب در هر سطح کد مشخصی تعلق می گیرد که از روی کد می توان فهمید شاخه و زیر شاخه مرتبط به هر حساب کدام است. استاندارد های مشخصی جهت انجام این کد گذاری وجود دارد.