مدیریت ورود و خروج و دستمزد پرسنل در اکسل

نرم افزار اﻛﺴﻞ ﺣﻘﻮﻕ و ﺩﺳﺘﻤﺰﺩ به منظور برطرف نمودن نیاز حسابداران و کاربران جهت محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان طراحی و ارائه شده است. اﻛﺴﻞ هوشمند ﺣﻘﻮﻕ و ﺩﺳﺘﻤﺰﺩ تمامی امکانات یک سیستم حقوق و دستمزد را در خود جای داده است.

آنچه در این مقاله خواهید خواند:

امکانات نرم افزار اﻛﺴﻞ ﺣﻘﻮﻕ و ﺩﺳﺘﻤﺰﺩ

محاسبه دقیق حقوق و دستمزد در کمترین زمان ممکن از مهم ترین مزایای کار با اکسل است. امکان ثبت مساعده های پرداختی به کارکنان و درج اتومات در لیست حقوق و دستمزد به راحتی میسر خواهد شد. امکان ثبت وام های پرداختی به کارکنان و کسر اتومات اقساط وام از موعدی که توسط کاربر تعیین می گردد.

امکان انتخاب نحوه محاسبه اضافه کار بر مبنای قانون کار و یا مبلغ ثابت برای هر ساعت اضافه کار وجود دارد. همچنین امکان محاسبه و درج خودکار تمامی آیتم های محاسبه حقوق و دستمزد در لیست حقوق و دستمزد و فیش حقوقی وجود دارد. شما می توانید به راحتی اقدام به چاپ فیش حقوقی برای کارکنان فرمایید.

امکان ارائه لیست حقوق و دستمزد هوشمند صرفا برای افرادی که در ماه مورد نظر کارکرد داشته اند نیز وجود دارد. شما می توانید با استفاده از این برنامه محاسبه میزان مرخصی های استفاده شده کارکنان و همچنین میزان مرخصی استفاده نشده آنان را انجام دهید. ویژگی عدم درج و محاسبه بیمه و مالیات برای کارکنانی که در لیست بیمه و مالیات نیستند قابل توجه است. در ادامه ویژگی های دیگر اکسل را برای شما نام می بریم.

• امکان انتخاب موارد مشمول بیمه و مالیات توسط کاربر.
• تهیه و ارائه لیست جهت ارائه به بانک.
• محاسبه عیدی و پاداش و میزان مرخصی برحسب کارکرد پرسنل مجموعه
• محاسبه ورود و خروج کارکنان
• فرمول محاسبه دستمزد

مزایای نرم افزار اﻛﺴﻞ ﺣﻘﻮﻕ و ﺩﺳﺘﻤﺰﺩ

با خرید نسخه اصلی نرم افزار شما می توانید به صورت نامحدود از برنامه استفاده کنید. این برنامه در دو نسخه طراحی و در بازار ارائه شده است که بسته به نوع شرکت می توانید از یکی از این دو نسخه استفاده کنید.

مزایای اﻛﺴﻞ برای شرکت های دارای دستگاه حضور غیاب

برای آن دسته از شرکت هایی که دارای دستگاه حضور غیاب هستند و محاسبات مربوط به کارکرد پرسنل را دستگاه حضور غیاب انجام می دهد و یک گزارش کلی مربوط به کارکرد پرسنل ارائه می کند، که با ورود خلاصه کارکرد در نرم افزار حقوق و دستمزد محاسبات انجام می شود.

محاسبه ورود و خروج کارکنان

برای آن دسته از شرکت هایی که فاقد دستگاه حضور و غیاب هستند در این نسخه ورود و خروج پرسنل به صورت دستی در برنامه وارد می گردد و محاسبات مرتبط به کارکرد پرسنل توسط خود نرم افزار انجام می شود. این نرم افزار برای ثبت اطلاعات پرسنل (تمام وقت، پاره وقت، ساعتی، پروژه ای) در کنار ثبت ورود و خروج آنها در سازمان، ثبت روزهای تعطیل رسمی سازمانی، ثبت ماموریت و مرخصی کارمندان، محاسبه حقوق و دستمزد ماهانه کارمندان با استفاده از زبان VBA در اکسل طراحی و تهیه شده است.

بیشتر بدانید: پیشرفت کاری با نرم افزار های کاربردی قدرتمند

امکانات نرم افزار اﻛﺴﻞ ﺣﻘﻮﻕ و ﺩﺳﺘﻤﺰﺩ برای محاسبات کارکرد پرسنل

• تعریف پنل کاربری: جهت دسترسی آسان و سریع به صفحات موجود در اکسل و مدیریت جدول ها و فرم‌ها ایجاد شده‌ است.
• فرم ورود اطلاعات پرسنل: با استفاده از این فرم می توانید اطلاعات کارمندان سازمان مثل اطلاعات فردی، جایگاه شغلی، نوع همکاری، میزان و نوع حقوق دریافتی، روزهای حضور در سازمان را در قالب جداولی تحت عناوین جدول اطلاعات پرسنل و جدول برنامه‌ی کاری ذخیره کنید.
• جدول اطلاعات: اطلاعات وارد شده در فرم قبلی، در این دو جدول ثبت خواهد شد.
• فرم ورود و خروج: کارمندان سازمان از این فرم جهت ثبت ساعات ورود و خروج خود استفاده می‌کنند.
• جدول ورود و خروج: اطلاعات وارد شده توسط کارمندان در فرم های ورود و خروج این جدول ثبت می گردد.
• فرم مأموریت و مرخصی: جهت ثبت مأموریت‌ها و مرخصی‌ها استفاده می‌شود.
• فرم تعطیلات رسمی سازمان: برای ثبت تعطیلات رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد. علاوه بر این روز، تاریخ و مناسبت موارد ثبت شده را می‌توانید در جدول پایین این فرم مشاهده کنید.
• جدول مأموریت، مرخصی و تعطیلات کارکنان: در این جدول کلیه اطلاعات وارد شده در فرم‌های مرخصی و مأموریت ثبت خواهد شد. همچنین زمان ثبت تعطیلات رسمی، روز و تاریخ مربوطه برای افرادی که طبق برنامه‌ کاری روزکاری محسوب می‌شد، تحت عنوان تعطیلات رسمی در این جدول ثبت می گردد.
• فرم محاسبه‌ی حقوق و دستمزد پرسنل: در این فرم با مشخص کردن ماه و سال مورد نظر، حقوق و دستمزد کارمندان سازمان در زمان بندی تعیین شده محاسبه شده و یک صورت جدولی در کنار فرم نمایش داده می‌شود.
• این نرم افزار برای استفاده‌ سازمان‌ها، کارگاه‌ها و نهادهای کوچک که تعداد کارمندان در آنها بین ۵۰ تا ۱۰۰ نفر است، مناسب خواهد بود. علاوه بر این امکان بایگانی داده در این نرم افزار تعبیه شده که بر اساس آن می توانید داده های جداول را ذخیره سازی کنید و به راحتی داده های قدیمی را پاک و حذف نمایید. تمامی این امکانات در پنل کاربری وجود داشته و با استفاده از دکمه های موجود این فعالیت‌ها را به سادگی انجام پذیر است.

معرفی نرم افزار: نرم افزار تحلیل صورت های مالی

فرمول محاسبه دستمزد

1. ابتدا مجموع ساعاتی که یک کارمند بر اساس نوع کار خود مثل تمام وقت، پاره وقت، ساعتی و روزهای کاری در سازمان باشد در اکسل محاسبه می شود.
2. در مرحله بعدی ساعاتی که کارمند در سازمان (بر اساس ساعات ثبت شده ورود و خروج) حضور داشته محاسبه می گردد.
3. سپس مجموع ساعات مرخصی، تعطیلات رسمی، ماموریت های خارج از ساعات رسمی سازمان برای کارمندان محاسبه خواهد شد.
4. نهایتا با کاستن میزان ساعات حضور و اضافه کاری کارمندان از میزان ساعات رسمی سازمانی، میزان اضافه کاری یا کم کاری هر کارمند محسابه می شود.
5. در پایان دستمزد هر کارمند بر اساس نرخ ساعتی حقوق او در میزان کل کارکرد، بعلاوه نرخ اضافه کاری در میزان ساعات اضافه کاری یا منهای کم کاری (بدون نرخ مازاد) بدست خواهد آمد.

بیشتر بدانید: نحوه محاسبه ی مانده مرخصی، انتقال یا باز خرید مرخصی

توابع مورد استفاده در نرم افزار اﻛﺴﻞ ﺣﻘﻮﻕ و ﺩﺳﺘﻤﺰﺩ

در ادامه به توضیح تعدادی از توابعی که برای محاسبه کردن حقوق و دستمزد در اکسل به کار گرفته می‌شوند پرداخته می‌شود:

تابع Choose یا انتخاب

در این تابع با دو آرگومان که به آرگومان اول و آرگومان دوم شناخته می‌شود سر و کار داریم. در آرگومان اول کد مد نظر وارد می‌شود و بعد از آن در آرگومان دوم اطلاعاتی که به آن کد مربوط می‌شود نشان داده می‌شود. یعنی آرگومان اول می‌خواهد که سلولی را که برای وارد کردن کد مربوطه است مشخص کرده و آرگومان دوم مکان مورد نظر برای وارد کردن کد را تعیین می‌کند.

تابع انتخاب مانند تابع کدینگ که در دیتابیس است می‌باشد و با بالارفتن ورژن اکسل تعداد کدها نیز بالا می‌رود. این تابع فقط شامل یک کاراکتر می‌باشد و همچنین با هر ورژن اکسل تعداد کدهایی که می‌توان استفاده کرد تفاوت دارد. مثلا در ورژن 2003 تنها 29 کد می‌توان استفاده نمود.

تابع vlookup

تابع جستجو وظیفه این را دارد که در ستون‌ها به دنبال سلول مورد نظر باشد. این تابع در اولین ستون از سمت چپ مقدار مورد نظر را مورد جستجو قرار می‌دهد و بعد از آن مقدار ستون مقابل که num_index_col می‌باشد با آن سطری که مقدار مورد نظر جستجو می‌باشد را بر می‌گرداند. در این تابع اگر مقدار range_lookup قید نشود و یا مقدار آن true باشد، بزرگترین مقداری که از lookup_value کمتر است بعنوان نتیجه نمایش داده می‌دهد ولی اگر این مقدار false باشد فقط مقداری که با نتیجه مد نظر lookup_value برابر است نشان داده می‌شود. پس در واقع ما 4 آرگومان داریم:

آرگومان اول که برای lookup_value است و باید کاراکتری عددی و یا متنی باشد، آرگومان دوم که برای table_array مربوط به محدوده مورد جستجو است، آرگومان سوم num_index_col که شماره ستونی که باید جستجو شود می‌خواهد و آرگومان چهارم برای range_lookup است که این اختیار را می‌خواهد در صورت پیدا نکردن جواب چه حرکتی باید انجام دهد.

چه فاکتورهایی برای انتخاب یک فایل اکسل محاسبه حقوق و دستمزد باید بررسی شود؟

فایلی که برای محاسبه حقوق و دستمزد انتخاب می‌شود باید نکاتی را رعایت کرده باشد مانند داشتن پشتیبانی فعال، ساده بودن و قابل فهم بودن فایل و امکان بررسی و تست فایل قبل از خرید نهایی آن.

معرفی نرم افزار: نرم افزار تسهیلات بانکی

حقوق و مزایا درنرم افزار اﻛﺴﻞ ﺣﻘﻮﻕ و ﺩﺳﺘﻤﺰﺩ چگونه است؟

این قسمت به کلی با فرمول محاسبه می‌شود و با توجه به حکم مورد محاسبه قرار می‌گیرد. محاسبه اضافه کاری بر اساس 220 فرموله می‌شود و می‌توان با تغییر حکم آن را عوض کرد. برای محاسبه نمودن اضافه کاری، شیفت شب و کار در جمعه و تعطیلات از مزد مبنا حساب می‌شود و می‌توان با تغییر مبنا فرمول محاسبه را تغییر داد.

اگر بخواهیم نحوه محاسبه حقوق و دستمزد را بصورت یکجا جمع آوری کنیم می‌توانیم به شکل زیر فرموله کنیم:
حقوق استحقاقی=(حقوق اضافه‌کاری * ساعات اضافه کاری) + ( ساعات آخر هفته * حقوق آخر هفته) + (تعداد ساعات روزهای عادی * حقوقی که برای روزهای عادی در نظر گرفته می‌شود).
نکته‌ای که در محاسبه حقوق و دستمزد حائز اهمیت است این است که اگر قرار باشد مالیات نیز در این فرمول جای گیرد باید به آن توجه داشت که حق ماموریت و حق اولاد از پرداخت بیمه معاف هستند.

آیا نرم افزار اکسل بهترین نرم افزار برای محاسبه ی حقوق و دستمزد است؟

اکسل یکی از روش های کارا برای محاسبه ی حقوق و دستمزد است اما بهترین نیست!
روند محاسبه ی حقوق و دستمزد احتیاج به توجه و دقت بالا دارد، از طرفی خطای انسانی و ورود داده در حجم بالا با دقت بسیار بالا هم خوانی ندارد.
از این رو استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد که تمامی عملیات را به صورت اتوماتیک محاسبه می کند بهترین گزینه خواهد بود .

جمع بندی

محاسبه دقیق حقوق و دستمزد در کمترین زمان ممکن از مهم ترین مزایای کار با اکسل است. امکان ثبت مساعده های پرداختی به کارکنان و درج اتومات در سیستم حقوق و دستمزد به راحتی میسر خواهد شد. این نرم افزار برای استفاده‌ سازمان‌ها، کارگاه‌ها و نهادهای کوچک که تعداد کارمندان در آنها بین ۵۰ تا ۱۰۰ نفر است، مناسب خواهد بود.علاوه بر این امکان بایگانی داده در این نرم افزار تعبیه شده که بر اساس آن می توانید داده های جداول را ذخیره سازی کنید و به راحتی داده های قدیمی را پاک و حذف نمایید.