نرم افزار خرید و تدارکات

به منظور آشنایی با فرایندهای موجود در نرم افزار از طریق روش های زیر اقدام نمود:

• حضور در دوره های آموزشی این نرم افزار که زمان برگزاری آن ها از طریق وب سایت و صفحه های مجازی اعلام می گردد.
• حضور به عنوان کاربر مربوطه در سازمان مشتریان شرکت طرح اندیشان پویا.
• استفاده از مطالب آموزشی و اطلاع رسانی که در بخش معرفی این نرم افزار که در سایت بارگذاری می گردد.

بنا به نوع انتظار کنونی کاربرانی که در سطح بهره برداری از نرم افزاری ERP می باشند، در طراحی نرم افزار تمامی زیر ساخت های لازم برای تعریف فرایندها و نحوه گردش کار به گونه ای طراحی شده است که کاربران پس از گذارندن دوره آموزشی بتوانند تمامی فرایند های عملیاتی را خودشان در تعاریف و تنظیمات سیستم معین نمایند.

از آنجایی که فعالیت های کاربری در حوزه خرید و تدارکات کاملا بنا به نوع فعالیت و همچنین انتظارات مدیران و کاربران فعال در آن واحد سازمان می تواند متفاوت باشد، تلاش شده است در زمان تولید نرم افزار زیر ساخت ها به گونه ای طراحی گردد تا در تمامی گونه های فعالیتی همچون سازمان های خدمات رسان، بازرگانی، تولیدی، سازمان ها و شرکت های دولتی و … قابل استفاده باشد.

با توجه به نوع فعالیت کاربران در این حوزه و اجرای بخش های بسیاری از عملیات کاری در خارج از سازمان و حتی خارج از مرزهای جغرافیایی و نیاز لحظه ای به دریافت آخرین وضعیت امور محوله به آن ها و همچنین ثبت آخرین اقدامات و اطلاعاتشان در نرم افزار، ابزار مورد استفاده در این حوزه در دو قالب Windows و Web طراحی و به مشتریان و سازمان ها ارائه گردید.

در تنظیمات سیستم ابزاری جهت دریافت آلارم های کاری با قابلیت تنظیم و بومی سازی آن متناسب با نوع نیاز و سلیقه کاربر تعبیه شده است و هر کاربر می تواند آنها را برای خود تنظیم نماید. همچنین در تمامی فرم های عملیاتی ابزار گزارش وضعیت فرایندی و راهنمای فرایندها با استفاده از رنگ بندی تعبیه شده است تا کاربر بدون نیاز به دریافت گزارشات مستقلی همزمان با اجرای وظایف از وضعیت وظایف و همچنین اقدامات قبلی خود در ادامه فرایند آگاه گردد.

با توجه به حساسیت بالایی که در مدیریت اطلاعات تامین در هر سازمانی وجود دارد، ابزار مدیریت دسترسی این بخش از ERP با پارامترهای بیشتری قابل تعریف می باشد و می توان تمامی کاربران را در مدیریت و حفظ و کنترل اطلاعات و اجرای وضعیت های بعدی آن همچون مشاهده، ویرایش و حذف در بالاترین سطح امنیت کنترل نمود.

تمامی فرایندهای نرم افزار فوق می تواند از طریق یک یا چند کاربر بنا به نوع انتظار در مسیر بررسی و تایید قرار گیرد، این شرایط می تواند در دسته بندی و سطح بندی های مختلف تعریف شود تا بنا به نیاز و کاهش هرگونه بروکراسی اداری در برخی از دستورات متفاوت تنظیم گردد.

گزارشات قالب استفاده در این نرم افزارها به تفکیک فرایندها و انتظارات گوناگونی قابل بهره برداری است، اما به طور کلی گزارشات عمده این نرم افزار شامل :

• گزارش وضعیت فرایندی عملیات
• گزارش تحلیلی عملیات
• گزارشات مقایسه و نموداری

با توجه به انتظار عمده مشتریان این نرم افزار نسبت به تنظیم و چیدمان عملیات مطابق انتظارت مدیریتی خود ابزارهای مورد نیاز در این هدف در نرم افزار تعبیه شده است، اما فراموش نکنیم که با توجه به وجود دستورالعمل ها و آئین نامه های متعدد در اجرای عملیات حوزه تامین در سازمان های بزرگ و علی الخصوص آن دسته از سازمان هایی که نظارت های کنترل و حسابرسی در آن ها به جد قوی می باشد، بستر لازم جهت تطبیق تنظیمات و مدل چرخه عملیاتی مطابق رویه های مصوب فوق کامل بسترسازی شده است.

در مراحل فرایندهای عملیات خرید و در صورت لزوم و بر اساس تعاریف و تنظیمات مورد انتظار، هر یک از موارد خرید که نیاز به استعلام باشد پس از ثبت اطلاعات پیش فاکتورها و پس از تایید مرحله ای جهت مقایسه و با دستور مدیریت دارای دسترسی وارد فرم های عملیاتی مقایسه استعلام می گردند و در صورت تایید مدیر یا مدیران بنا به نوع دستورالعمل سازمانی، استعلام تایید شده به مرحله بعدی ورود می یابد.

بله – تمامی فرایندهای عملیاتی در بستر وب قابل استفاده می باشد. این اقدامات از سوی شرکت طرح اندیشان پویا بنا به مجموع بررسی ها و گزارشات تیم توسعه نرم افزار از مدت ها قبل در دستور تولید قرار گرفته و مشتریان بسیاری علاوه بر استفاده از بستر Windows نرم افزار از بستر Web آن نیز بهره مند می باشند.