نکاتی مهم در انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب

آنچه در ادامه مطلب “انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد” خواهید خواند.

کاربردهای نرم افزار حقوق و دستمزد

نرم افزارهای حقوق و دستمزد این امکان را فراهم می‌کنند تا کارهای ثبت و محاسبات مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار راحت‌تر و دقیق‌تر از قبل انجام شوند. هر شرکت یا سازمان با توجه به حجم محاسبات مالی و نیازهای درون سازمانی، نرم افزار موردنیاز خود را انتخاب می‌کند؛ در این مقاله قصد داریم 13 تا از مهمترین نکات در انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد کاربردی را به شما یادآوری کنیم تا یک نرم افزار خوب و مناسب را برای سازمان خود تهیه نمایید.

ارسال صورتحساب به سامانه مودیان چگونه است؟

قبل از ظهور نرم افزارهای حسابداری و حقوق و دستمزد و اتوماتیک شدن محاسبات مالی تمامی کارهای محاسباتی به دست نیروی انسانی انجام می‌شد، این کار نیازمند صرف زمان زیاد بود و از طرف دیگر ممکن بود اشتباهات و خطاهایی رخ دهد که برطرف کردن آن‌ها باعث هدر رفتن زمان، هزینه و انرژی افراد سازمان شود؛ اما با وجود نرم افزارهای حقوق و دستمزد بروز خطاهای احتمالی در محاسبات مالی به حداقل می‌رسد.

1- چگونگی جمع آوری اطلاعات

یکی از معیارهای اانتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد، که باید به آن توجه کنید کیفیت جمع آوری اطلاعات است. نرم افزار باید توانایی جمع آوری اطلاعات در زمان مناسب را داشته باشد و مبالغ پرداختی را نیز به درستی محاسبه نماید.

بیشتر بدانید: نرم افزار BOM

2- وجود راه‌های کنترلی در نرم افزار حقوق و دستمزد

یکی دیگر از معیارهای انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب، وجود راه‌های کنترلی در نرم افزار می باشد که از سوء استفاده و پرداخت وجود به شکل غیر قانونی جلوگیری می‌کند.

3- امکان تعریف پارامتریک انواع وضعیت‌ها برای افراد

در صورتی که نرم افزار امکان تعریف وضعیت‌های مختلف افراد مانند انواع بیمه‌ها، وضعیت‌های استخدام، انواع کسورات و اضافات و … را دارا باشد دریافت گزارشات دقیق، فیش و لیست فراهم می‌گردد.

4- امکان محاسبه معوقات توسط نرم افزار حقوق و دستمزد

این ویژگی باعث می‌شود نرم افزار توانایی محاسبه معوقات را داشته باشد و در صورت افزایش آیتم‌های احکام کاری، محاسبات حقوقی که با تاخیر اعلام می‌شوند با مشکل روبرو نشوند.

5- تهیه لیست کارکنان براساس آیتم‌های مورد نیاز سازمان تأمین اجتماعی

همانطور که می‌دانید برای پرداخت حق بیمه کارمند و کارفرما به اداره تامین اجتماعی، کارفرمایان باید هر ماه اسامی تمامی کارکنان و میزان دریافتی مشمول بیمه آن‌ها را به اداره تامین اجتماعی ارائه نمایند. نرم افزار حقوق و دستمزد سازمان یا شرکت باید امکان تهیه لیست مذکور با توجه به آیتم‌های مورد نیاز سازمان تامین اجتماعی را داشته باشد و بتواند تمامی اطلاعات را به صورت فایل برای ارسال به این سازمان تهیه نماید.

بیشتر بدانید: نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی

6 – یکی از نکات انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد، امکان ثبت سند

امکان ثبت سند حسابداری ویژگی مهمی است که مشکلات مربوط به حسابداری مالی را برطرف می‌کند. در صدور سند به صورت دستی علاوه بر صرف زمان زیاد، خطاهایی نیز رخ می‌دهد اما در صورتی که نرم افزار حقوق و دستمزد امکان تهیه یک الگوی سند برای ثبت ماهانه و سند حقوق را داشته باشد این کار در مدتی بسیار کوتاه و بدون مشکل و خطا در سطوح مختلف انجام می‌شود.

7- امکان تعریف قوانین خاص در نرم افزار

قوانین حاکمیتی و سیاست‌های داخلی شرکت‌ها و سازمان‌ها پارامترهای مؤثر بر حقوق را تعیین می‌کنند، یعنی علاوه بر قوانین کشوری، در بسیاری از مواقع سیاست‌های خاص و نظارتی سازمان باعث ایجاد تغییرات در پارامترهای حقوق می‌شوند، پس قوانین مختلف، پیچیدگی زیاد محاسبات را به دنبال خواهد داشت؛ لازم است نرم افزار تهیه شده امکان تعریف قوانین خاص را داشته باشد تا در صورت تغییر پارامترهای حقوق، نرم افزار نیز از آن پشتیبانی نماید.

8- امکان ارائه گزارشات دقیق درون سازمانی

یکی از اهداف خرید نرم افزار حقوق و دستمزد برای شرکت‌ها و سازمان‌ها حذف تمامی مراحل و امور مربوط به ثبت دستی حقوق در سازمان است، زیرا ثبت دستی دستمزد و حقوق احتمال بروز خطا و سپس به وجود آمدن مشکلات قانونی را به دنبال دارد. پس نرم افزاری برای سازمان کاربردی خواهد بود که امکان ارائه گزارشات دقیق درون سازمانی را داشته باشد. گزارشات درون سازمانی با توجه به نیاز افراد درون سازمان تهیه می‌شود و امکان مشاهده حقوق و دستمزد کارکنان، بهره وری بخش‌های شرکت، میزان کارکرد هر کارمند، پاداش‌ها، مزایای کارمندان و … را فراهم می‌کند.

9- امکان ارائه گزارشات دقیق برون سازمانی

امکان ارائه گزارشات دقیق برون سازمانی یکی دیگر از ویژگی‌های مهمی است که نرم افزار حقوق و دستمزد باید دارا باشد. گزارشات برون سازمانی برای ارائه به ادارات دولتی مانند وزارت دارایی(برای تعیین مالیات) و سازمان تامین اجتماعی(برای امور بیمه) تهیه می‌شود.

بیشتر بدانید: نرم افزار مدیریت منابع انسانی

10- امکان توزیع فیش الکترونیکی تحت وب در نرم افزار

امروزه استفاده از نرم افزارهای پورتال پرسنلی برای توزیع فیش الکترونیک تحت وب جایگزین چاپ فیش حقوقی شده است زیرا این کار باعث کاهش مصرف کاغذ شده و امکان توزیع فیش در گستردگی یک کشور را فراهم می‌کند، پس در زمان تهیه نرم افزار حقوق و دستمزد به وجود یا عدم وجود این امکان در نرم افزار دقت کنید.

11- درج تاریخ در فرمول‌های محاسباتی

مهمترین معیار انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب، توجه به درج تاریخ در فرمول‌های محاسباتی است. ضروری است که نرم افزار شما انواع فرمول‌ها، کارکردها و قوانین را براساس تاریخ اجرا فعال نماید و همچنین در زمان اعلام قوانین و فرمول‌های جدید نیز نباید اطلاعات قبلی اصلاح شوند.

بیشتر بدانید: نرم افزار خرید و تدارکات

12- پشتیبانی از انواع فرمت‌های فایل

نرم افزار تهیه شده برای سازمان باید امکان دریافت انواع فرمت‌های فایل ورودی و تولید انواع خروجی را داشته باشد.

13- پوشش نیازهای آتی شرکت و پشتیبانی مطلوب

در زمان تهیه و انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد شرکت یا سازمان، در نظر داشته باشید که این نرم ‌افزار حداقل باید نیازهای 10 سال آینده شرکت را پاسخگو باشد، پس تهیه یک نرم افزار با پشتیبانی خوب و کیفیت پیاده‌سازی بالا یکی از معیارهای انتخاب یک نرم افزار حقوق و دستمزد است.