نقش اتوماسیون اداری در سازمان‌های چابک

همانطور که می‌دانید دنیای امروز به طور لحظه‌ای دچار تغییراتی می‌شود. به گونه‌ای که فرصت‌های ارزشمند زیادی، حوزه‌های وسیع و مختلف کاری، نقش‌های جدید و اهداف نوین در تجارت و توسعه کسب و کار‌ها ایجاد می‌کند و حجم اطلاعات در گردش افزایش پیدا می‌کند. همین موضوع سبب می‌شود تا ما شاهد رشد و توسعه ارجاعات و وظایف در شرکت‌ها و سازمان‌ها خواهیم بود که این مورد می‌تواند نظارت، مدیریت و کنترل و نیز هماهنگی و برنامه‌ریزی این امور را برای مدیران پیچیده‌تر سازد.

آنچه در ادامه خواهید خواند.

به کارگیری اتوماسیون اداری در سازمان‌های چابک

استفاده از فرصت‌های نوین و نیز دستیابی به اهداف سازمان‌ها به کمک منابع موجود وابسته به افزایش بهره‌وری می‌باشد. همین موضوع باعث می‌شود تا مشکلات و دغدغه‌های مهم مدیران به طور جدی دنبال شود. تمرکز بر روی رفع موانع مسیر اتلاف زمان، ناهماهنگی و عدم مدیریت درست در انجام وظایف و امور، کندی سرعت انتقال داده و اطلاعات و نیز ارتقا و بهبود نظارت و کنترل بر روی عملکرد شرکت و سازمان‌ها از جمله عواملی است که مدیران را کمی با ‌چالش مواجه می‌سازد. علاوه بر این موارد، نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان های چابک، باعث افزایش کارایی کارکنان از دیگر دغدغه‌های اصلی مدیران محسوب می‌شود.‌

سازمان های چابک، چه سازمانی است؟

سازمان‌های چابک، سازمان‌هایی ارزش آفرین می‌باشند که با استفاده از اصولی نظیر استراتژی، فرایند، ساختار، نیروی‌ انسانی و همچنین تکنولوژی از فرصت‌هایی که به صورت لحظه‌ای در اختیارشان قرار می‌گیرد، بهره‌برداری می‌کنند. این دسته از سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا هر دو فاکتور پویایی و پایداری را در سازمان خود حفظ نمایند. همچنین راهکار‌ها و فناوری‌های نوین و پیشرفته را در جهت پیشرفت عملکرد و نیز افزایش راندمان کار خود به کار می‌برند. ساده سازی ساختار‌های سنتی، سنتی دهی به فرایند‌ها، کاهش هزینه‌ها به کمک بهره گیری و افزایش نرخ رشد از جمله راه حل‌هایی است که سازمان‌های چابک به کار می‌برند.

بیشتر بدانید: نرم افزار اموال و دارایی های ثابت

اتوماسیون اداری چه ابزارآلاتی را می‌تواند در اختیار سازمان‌ها قرار دهد؟

دبیرخانه

دبیرخانه از جمله مواردی است که اتوماسیون اداری در اختیار شرکت و یا سازمان‌ها قرار می‌دهد. افزایش سرعت در ثبت، بایگانی،‌ طبقه بندی و حفاظت از سوابق مستندات سازمان‌ها، بهره گیری از امکانات و یا روش‌های ارسال و یا دریافت مکاتبات، پیروی از ساختار سازمان‌ها جهت ارجاع و گردش آنها و نیز تسهیل در کنترل و مدیریت سطوح مختلف دسترسی به مستندات به ثبت رسیده از جمله مزایای استفاده از دبیرخانه به شمار می‌روند.

کارتابل الکترونیک هوشمند

کارتابل در اتوماسیون اداری تنها محیطی جهت نگهداری و حفاظت از نامه‌ها نمی‌باشد. کارتابل، محیطی است جهت کار که همواره برای کنترل و مدیریت همه امور در دسترس خواهد بود. از جمله مزایای استفاده از کارتابل می‌توان به مشاهده، اقدام، ارجاع بر روی تمامی ‌مستنداتی نظیر یادداشت‌ها، نامه‌ها و فرم‌ها اشاره نمود. یک اتوماسیون اداری می‌تواند امکانات مدیریت هوشمند کارتابل را در اختیار مدیران قرار دهد. اولویت‌بندی هوشمند و اتوماتیک کارتابل فعالیت و کار‌ها، بر حسب فاکتور‌های مد نظر، امتیاز استفاده بهینه از زمان مدیران را فراهم می‌نماید. همچنین سرعت گردش مستندات و نیز ارجاع کار در سازمان و شرکت‌ها را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.

بیشتر بدانید: نرم افزار حسابداری چند ارزی

مدیریت جلسات

عوامل مهمی ‌بر‌ سهولت در هماهنگی و برگزاری جلسات موثر و با بهره وری بالا تاثیر می‌گذارند. ابزار مدیریت جلسات می‌تواند امکان انتخاب صحیح مدعوین، زمان، روش برگزاری متناسب و مکان را جهت مشارکت تمام حضار، ثبت مصوبات و نیز در دسترس بودن مصوبات جلسات قبلی و همچنین مستندات مورد نظر را مدیریت نماید.

ابزار فرم ساز و فرایند ساز

سازمان‌هایی که فرایند گرا هستند، می‌توانند با استفاده از نرم افزار‌های فرم ساز و فرایند ساز، مراحل انجام کار‌های تکرارپذیر، پیچیده و ساده را در سازمان الکترونیک نمایند، امکان بازبینی و اصلاح را در فرایند‌های پر هزینه در دسترس خود داشته باشند، یکپارچگی میان واحد‌ها و نرم افزار‌های متفاوت را با نگرشی نوین برقرار سازند، میزان سرعت گردش کار را افزایش دهند و همچنین خطا و مشکلات در انجام امور را تا حد قابل توجهی کاهش دهند. با به کار گیری این ابزار، دیدگاه و نگرش پرسنل سازمان به سمت تحلیل بر مبنای استاندارد‌های ایزو محور سوق پیدا خواهد کرد.‌

مدیریت کار‌ها

با بهره گیری از نرم افزار اتوماسیون اداری مدیریت کار‌ها می‌توانید با تعریف پروژه، تخصیص کار به صورتی زمان بندی شده، امکان گزارش گیری از وضعیت کار‌ها، انجام و پیگیری فعالیت‌های سازمان و همچنین ثبت اتوماتیک گزارش کار را در اختیار داشته باشید. این بازار می‌تواند به طور مستقل کار کند. همچنین می‌تواند انجام کار را در همه فعالیت‌های جاری در کارتابل جاری سازد. علاوه بر این موارد، می‌توانید به تسهیل و آسان سازی کار گروهی و جمعی در پیشبرد فرهنگ کار تیمی‌ در شرکت و یا سازمان‌ها بسیار موثر واقع شود.

بیشتر بدانید: نرم افزار مدیریت منابع انسان

ویژگی‌های اتوماسیون اداری و تاثیر آن بر سازمان‌های چابک

اتوماسیون اداری نیاز محسوب نمی‌شود. بلکه در دنیای پیشرفته و در حال رشد امروز یک ضرورت به حساب می‌آید. شما می‌توانید با اجرا و پیاده سازی اتوماسیون اداری حرفه‌ای و کارآمد، سازمانی منسجم، خلاق و پویا را تجربه کنید. در ادامه به برخی از آثار مهم و مثبت اتوماسیون اداری به طور مختصری می‌پردازیم.

با به کارگیری اتوماسیون اداری در سازمان‌های چابک، می‌توانید شرکت و یا سازمانی فرایند محور، مسئولیت پذیر و پاسخگو را داشته باشید، همکاران شما از جدید ترین تکنولوژی‌ها و دانش روز آگاهی لازم را خواهند داشت، سرعت انجام کار و فعالیت شما بالاتر رفته و همچنین شفافیت و صراحت آن حفظ خواهد شد. افراد مشغول در سازمان در برابر وظایف کاری خود در هر پست و منسبی که باشند، پاسخگوی عملکرد‌های خود خواهند بود. علاوه بر این موارد، فرایند‌ها و شیوه‌های انجام کار بر حسب نیاز‌ها و احتیاجات جدید به روز رسانی خواهد شد.