خزانه داری در حسابداری چیست؟

خزانه داری یکی از زیرمجموعه‌های حسابداری است و انجام کلیه عملیات‌های مالی کسب‌و‌کارها بر عهده خزانه دار است. در واقع خزانه داری در حسابداری به معنای مدیریت دریافت‌ها و پرداخت‌های یک سازمان است. در این نوشتار، با مفهوم خزانه و خزانه داری، عملیات‌های خزانه داری، وظایف خزانه دار و… صحبت خواهیم کرد. با ما در ادامه همراه باشید:

خزانه و خزانه داری

خزانه مکانی است که در آن دارایی‌های یک بنگاه اقتصادی شامل وجوه نقد، اموال و… نگهداری می‌شود و عملیات خزانه داری فعالیت‌هایی شامل ثبت، کنترل و سازماندهی اسناد مختلف (چک، سفته، برات)، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت است.
خزانه و خزانه داری 3 کاربرد یا معنای متفاوت دارد:

• خزانه دولتی که درآمدها و هزینه‌های دولت را زیر نظر دارد. مثل وزارت اقتصاد و دارایی که زیر نظر خزانه داری کل کشور فعالیت می‌کند.
• خزانه ای که در آن دارایی‌های مالی یا کالاهای گران‌قیمتی مثل طلا و الماس نگهداری می‌شود.
• خزانه ای که سرمایه‌های نقدی و غیر نقدی یک سازمان در آن نگهداری، سازماندهی و مدیریت می‌شود و منظور از خزانه داری در حسابداری، این دسته از فعالیت‌ها است.

عملیات خزانه داری در حسابداری شامل دو بخش نقدی و غیر نقدی است که در ادامه آن را بررسی خواهیم کرد.

عملیات نقدی حسابداری خزانه

شامل فعالیت‌هایی مثل واریز، برداشت و یا انتقال حساب‌ها، تنخواه‌گردانی و ساماندهی کلیه حساب‌های نقدی یک موسسه، شرکت یا سازمان است. عملیات نقدی در همان تاریخی که انجام می‌شود، ثبت و طی آن، یک طرف بدهکار و طرف دیگر بستانکار می‌شود. مثلا عملیات نقدی بین حساب‌های داخلی شرکت و یا بین حساب‌های شرکت و افراد طرف‌ قرارداد با شرکت.

عملیات غیر نقدی حسابداری خزانه

به فعالیت‌هایی که به صورت مدت‌دار و متعهدانه انجام و در آن یک سند در وجه ذینفع صادر می‌شود؛ عملیات غیر نقدی گفته می‌شود. مثل صدور چک یا سفته که یک تاریخ مشخص برای نقد شدن دارد و صارکننده در تاریخ مشخص آن، متعهد به پرداخت وجه است.
عملیات ثبت اسناد غیر نقدی در 2 مرحله انجام می‌ود:

• دریافت و پرداخت سند: در تاریخ تبادل سند بین دو شخص حقیقی یا حقوقی، صادرکننده سند بستانکار و دریافت‌کننده بدهکار محسوب می‌شود و اسناد قابل پرداخت به عنوان بدهی و اسناد قابل دریافت به عنوان دارایی ثبت می‌شود.
• وصول سند: نقد شدن اسناد در تاریخ مقرر آن را وصول می‌گویند. در هنگام وصول قابل دریافت، حساب اسناد دریافتی، بستانکار و وصول کننده بدهکار می‌شود.

در عملیات غیر نقدی خزانه داری در حسابداری اصطلاحاتی وجود دارد که هر حسابدار و خزانه داری باید با آن‌ها آشنا باشد.

• واگذار به غیر: زمانی که اسناد قابل دریافت را به شخص دیگری واگذار می‌کنید. مثل خرج کردن چک
• واگذار به بانک: زمانی که یک برگ چک را به بانک تحویل می‌دهید تا بعد از وصول ان، مبلغ مورد نظر را به حساب واریز نماید. (کلر)
• واخواست: پس گرفتن یک سند از بانک یا غیر را واخواست می‌گویند.
• استرداد: بازگرداندن سند به صادرکننده یا پرداخت‌کننده را استرداد می‌گویند.
• برگشت: اگر یک سند، در زمان مقرر آن به دلایلی مثل عدم یا کمبود موجودی، کسر امضا یا مخدوش بودن آن سند و… وصول نشود؛ اصطلاحا می‌گویند ان سند برگشت خورده است.

وظایف حسابدار خزانه

شرح وظایف حسابدار خزانه بسته به نوع شرکت، موسسه و سازمان و نیاز آن‌ها و همچنین دیدگاه مدیران مالی متفاوت است. اما به طور کلی حدود مسئولیت‌ها و وظایف حسابدار خزانه شامل موارد زیر است:

• نگهداری و کنترل حساب‌های بانکی شرکت
• نگهداری اسناد مالی و بایگانی کردن آن‌ها به روش‌های مختلف دستی و نرم افزاری
• صدور و دریافت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
• تنخواه گردانی
• حل و فصل مغایرت‌های بانکی
• انجام مشاوره‌های مالیاتی
• پرداخت حقوق کارکنان
• یاداوری موعد پرداخت تعهدات به مدیران شرکت برای تامین منابع مالی و ساماندهی تاریخ تعهدات متناسب با منابع مالی سازمان
• ارائه گزارش‌های مالی مثل صندوق ها، وضعیت چک‌های معوقه و برگشتی، ضمانت‌نامه‌ها و… به مدیران سازمان
• هماهنگی با همه بخش‌های شرکت و سازمان برای دریافت و پرداخت‌ها و تراز بودن حساب‌ها.

بیشتر بدانید: نقش نرم افزارهای حسابداری در کاهش فساد اقتصادی

انواع اسناد خزانه داری

کلیه امور مربوط به خزانه داری در حسابداری به وسیله اسناد، به عنوان مهم‌ترین چیزی که حسابدار خزانه با آن سر و کار دارد؛ انجام می‌‌شود. مهم‌ترین اسناد خزانه داری عبارتند از:

• اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت مثل چک‌های دریافتی یا چک‌های برگشتی
• اسناد ضمانت‌نامه
• اسناد مالی مربوط به خزانه

مزایای استفاده از خزانه داری در حسابداری

وجود یک سیستم خزانه داری در حسابداری برای بنگاه‌های اقتصادی به دلیل پیچیدگی‌های عملیات‌های نقدی و غیر نقدی و سازماندهی و مدیریت آن‌ها و و ضرورت پاسخگویی به سهام‌داران و شرکای تجاری یک سازمان اهمیت زیادی دارد. مزایای حسابداری خزانه عبارتند از:

• مدیریت اسناد قابل دریافت و قابل پرداخت
• تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالت‌های مختلف وصول ‌نشده، در جریان وصول، وصول شده، برگشتی، واگذار شده یا نقد شده.
• امکان تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالت‌های مختلف پاس نشده، پاس شده یا عودت یافته.
• انجام کلیه عملیات مالی از قبیل صدور سند، ایجاد، اصلاح و… به صورت خودکار
• امکان نگهداری به روز اطلاعات صندوق‌ها و بانک‌ها
• ارائه گزارش‌های مختلف مالی مثل ریز دریافت‌ها و پرداخت‌ها، گزارش موازنه منابع و مصارف، گزارش موجودی صندوق و…
• بایگانی نامه‌ها، اسناد حسابداری امـور مالی و پرونده‌های طبقه‌بندی شده به گونه ای که دسترسی به آن‌ها در حـداقل زمان ممکن میسر باشد.
• نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تدوین گزارش‌های لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان از آن‌ها.
• کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارش‌های روزانه از موجودی بانک‌ها و کلیه دریافت‌ها و پرداخت ها

بیشتر بدانید: استخدام حسابدار بهتر است یا خرید نرم افزار حسابداری؟

جمع بندی

در این مقاله خواندیم که خزانه داری یکی بخش‌های عملیاتی مهم و حساس در حسابداری است و خزانه داری در حسابداری به معنی ثبت کلیه فعالیت‌های مالی یک بنگاه اقتصادی مثل طبقه‌بندی و نگهداری اسناد ضمانت‌نامه، چک‌های دریافتی از مشتریان، پیگیری چک‌های برگشتی و ارائه به بخش حقوقی شرکت، بایگانی دستی و سیستمی کلیه اسناد خزانه و … و تهیه جداول و ارائه گزارش‌های مالی و تحلیلی است.