پلاک کوبی، کدینگ و برچسب گذاری اموال و دارایی های ثابت

اموال و دارایی های ثابت بخش مهمی از سرمایه گذاری یک واحد اقتصادی است. از این رو داشتن اطلاع کافی از موجودی اموال، وضعیت آن ها، تغییر در قیمت تمام شده، استهلاک، کد اموال و … اهمیت دارد. یکی از راهکار های مناسب بهره مندی از نرم افزار اموال و دارایی های ثابت است که به شما کمک میکند بتوانید اموال و دارایی های ثابت مجموعه را مدیریت کنید. در ادامه میخواهیم پلاک کوبی، کدینگ دارایی ثابت و برچسب گذاری و اینکه شماره اموال چیست را صحبت کنیم.

آنچه در ادامه مقاله “برچسب گذاری اموال” خواهید خواند:

• پلاک کوبی و برچسب گذاری اموال و دارایی های ثابت
• نحوه پلاک کوبی اموال
  • بارکد
  • پلاک برچسب
  • RFID

پلاک کوبی و برچسب گذاری اموال و دارایی های ثابت چیست؟

یکی از وظایف مهم مدیریت، کنترل و حفاظت از اموال مجموعه است. پلاک کوبی، کدینگ و برچسب گذاری اموال و دارایی های ثابت راه کار های موثر برای این کار هستند. کنترل صحیح و موثر بر اموال باید از زمان آغاز بکار یک مجموعه اعمال گردد. به همین جهت تخصیص کد اموال شرکت به هرقلم میتواند به عنوان راه حلی جهت کنترل آن در زیر بنای سیستم اموال باشد.

این امر سبب می شود که بتوانیم مشخصات و اطلاعاتی از قبیل بهای تمام شده، تاریخ بهره برداری، نرخ و روش استهلاک، مبلغ استهلاک انباشته، مرکز هزینه و محل استقرار، شخص تحویل گیرنده و استفاده کننده آن، ملحقات و سایر اطلاعات مرتبط را در هر مقطع از زمان در اختیار مدیریت قرار دهیم. این دستورالعمل به منظور ارائه راهنمایی برای بکارگیری روشی یکنواخت و مناسب جهت ثبت، طبقه بندی و نگهداری سوابق اموال تهیه و تدوین گردیده است.

معرفی نرم افزار : نرم افزار دريافت و پرداخت

نحوه شماره گذاری برچسب اموال

نحوه پلاک کوبی یا الصاق برچسب اموال ثابت، بر اساس طبقه بندی آنها صورت می گیرد. این کار می تواند به شکل زیر انجام شود.

• اموالی که به راحتی قابل تشخیص هستند و قابلیت طبقه بندی دارند، پلاک روی تمامی آنها نصب می گردد. مثل میز، صندلی، یخچال، کولر، فرش، بخاری
• اموالی که دارای شماره های مشخصی برای شناسایی هستند. همچون شماره پلاک وسایل نقلیه که از طرف اداره راهنمایی و رانندگی اختصاص داده شده است. شماره سند زمین و ساختمان که توسط اداره کل ثبت اسناد و املاک در سند مالکیت آنها درج شده باشد، این موارد را نیز می توان به عنوان شماره پلاک آنها در نظر گرفت. یکسان بودن رویه در محل نصب پلاک دارایی های مشابه رعایت گردد.
• اموالی که به صورت جداگانه خریداری شده باشد اما در مجموع یک دارایی را تشکیل دهند، جزء اصلی این دارایی پلاک کوبی شده و اجزای دیگر آنها در دفاتر اموال ثبت میشود ولی در آنها پلاک کوبی صورت نمی گیرد، مثل: سیستم گرمایشی و سرمایشی.
• عموما طبق آیین نامه اموال شرکت ها، تمامی دارایی هایی که وارد انبار شرکت شده است تا زمانی که در انبار نگهداری می گردد ضرورتی به الصاق برچسب اموال دولتی و پلاک کوبی ندارند.

در عکس زیر می توانید نمونه کدینگ اموال و اثاثیه را مشاهده نمایید .

معرفی نرم افزار: نرم افزار تولید پیمانی

آشنایی با روش های مختلف پلاک کوبی اموال

بارکد

به نمایش تصویری اطلاعات کد گذاری شده در یک سطح فیزیکی مشخص ( رمزینه ) یا ( بارکد ) گفته می شود، این اطلاعات را می توانیم توسط یک ابزار بازخوانی کنیم، هر کدام از این بارکدها در بانک اطلاعاتی مربوط به خود، دارای اطلاعات کاملی شامل شرح اموال، مشخصات دقیق و فنی، مقدار موجودی و اطلاعات ورود و خروج برای استفاده کنندگان ذی نفع هستند.

بارکدهای اولیه، اطلاعاتی را به صورت خطوط موازی ذخیره می کردند ولی در حال حاضر بسته به نوع محصول، بارکدها به شکل یک دسته نقطه، یک دسته دایره هم مرکز و به حالت مخفی شده در تصاویر، وجود دارند، بارکدها به وسیله یک اسکنر نوری که دستگاه بارکدخوان نامیده می شود بازخوانی می گردد.

معرفی نرم افزار: نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی

محاسن بارکد کردن اموال

• افزایش سرعت و کاهش بروز خطا در ثبت اطلاعات
• دسته بندی صحیح و دقیق اطلاعات
• سهولت دسترسی به اطلاعات واقعی و حقیقی

از بارکد برای جمع آوری و ثبت اطلاعات مختلف، استفاده های متنوعی می شود، از جمله کارت های حضور و غیاب کارکنان یک مجموعه، ثبت شماره استاندارد بین المللی ، اطلاعات قبض های آب، برق و تلفن، اطلاعات خطوط تولید و صورت برداری از کالاها و دارایی های ثابت یک سازمان. بارکد به عنوان یک ابزار ورودی کمک خواهد کرد تا تغییر و یا ثبت اطلاعات در سیستم های رایانه ای با حداقل میزان خطای اطلاعاتی به بانک های اطلاعاتی منتقل گردد.

پلاک برچسب

پلاک برچسب در واقع اختصاص شناسه به اموال با ارزش از روش های کنترل اموال است، این عمل باعث جلوگیری از مفقود شدن، احتساب نشدن بیش از یکبار، سرقت و از قلم افتادن یک دارایی می شود. پلاک کوبی و یا برچسب گذاری اموال و دارایی ها در زمان شروع بهره برداری از آن دارایی صورت می گیرد و این کار پیامد های مطلوبی به همراه دارد.

• طبقه بندی و یا دسته بندی دارایی های یک واحد اقتصادی
• شناسایی ماهیت دارایی های ثبت شده
• جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و سوء استفاده احتمالی از دارایی های ثابت سازمان

بیشتر بدانید: اموال گردانی چیست؟

RFID

در روش‌های قبلی پلاک کوبی یعنی روش برچسب گذاری سنتی و روش بارکد با وجود مزایایی که دارند معایبی نیز وجود دارد که فرایند نظارت بر دارایی‌ها و کنترل موجودی‌ها را با مشکلاتی مواجه ‌می‌کند.

در روش برچسب گذاری سنتی باید برای ثبت تک تک اموال آنها را زیر و رو نموده و تما‌می ‌برچسب‌ها خوانده شود تا کدی از قلم نیفتد، این روش احتمال خطا و سردرگمی ‌زیادی دارد چرا که اموالی که باید در آن محل باشد و یا نباشد مشخص نیست و برای همین ممکن است یکی از اموال که کد ندارد اصلا متعلق به آن مکان نبوده باشد و اشتباها پلاک کوبی شود و یا از اموالی که در آن محیط است و بخاطر داشتن برچسب در لیست قرار می‌گیرد متعلق به مکان دیگری بوده و بصورت اشتباه در آنجا جای گرفته باشد.

در روش بارکد گذاری نیز احتمال بروز خطاهایی که در روش برچسب گذاری سنتی وجود دارد کمتر است اما مشکلی که ممکن است بوجود آید احتمال مخدوش شدن بارکد‌هاست که البته نسبت به روش قبل این امکان را دارد که بارکد‌ها در سیستم و نرم افزار اموال ثبت ‌می‌گردد. همچنین در هنگام انبار گردانی برای ثبت تما‌می ‌کدها مسئول مربوطه مجبور است تک تک اموال را به ترتیب ببیند و بارکد آنها را بخواند که پروسه زمان‌بری ‌می‌باشد و کند پیش ‌می‌رود.

روش سو‌می‌ که وجود دارد روش پلاک کوبی بر اساس RFID است که تما‌می ‌مشکلات روش‌های قبلی را حل ‌می‌کند. در این روش پلاک‌ها دیگر مخدوش و ناخوانا نمی‌شوند، برچسب‌ها از اموال جدا نمی‌گردد، نیازی نیست هریک از اموال بصورت مستقیم دیده شود و کد روی آن خوانده شود چراکه تما‌می‌ کد‌ها بصورت گروهی خوانده ‌می‌شود و اطلاعات و مشخصات مربوط به کدها بصورت خودکار و منحصر بفرد در سیستم ثبت ‌می‌شود.

تگ‌هایی که بر روی اموال چسبیده ‌می‌شود با ریدرهای دستی خوانده ‌می‌شود و کاربران ‌می‌توانند تما‌می ‌اطلاعات مربوط به مکانی که دارایی در آن قرار دارد، تاریخ تعمیر و نگهداری آن و جزئیاتی دیگر را شناسایی و مستند کنند. بطور کلی روش پلاک کوبی بر اساس RFID روشی است که با استفاده از آن ‌می‌توان رهگیری و مدیریت اموال و دارایی‌های فیزیکی یک سازمان را به شکل اتوماسیون اداره نمود.

داده‌هایی که با استفاده از ریدرها از روی پلاک RFID خوانده ‌می‌شود شامل نام کالا، آخرین محلی که در آن جای گرفته است، مسئولی که اموال را تحویل گرفته و آخرین وضعیت بازرسی دارایی ‌می‌باشد که همگی این اطلاعات در سامانه مدیریت اموال ثبت ‌می‌گردد و ‌می‌توان آنها را پیگیری کرد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حسابداری فروش

مزایای اجرای روش پلاک کوبی RFID

• امکان رهگیری و شناسایی اموال بصورت چندتایی و بطور همزمان
• عدم وجود خطای انسانی در این فرایند
• جمع آوری اطلاعات بصورت لحظه‌ای که خود مانع فراموشی ثبت اطلاعات ‌می‌گردد
• بالا بودن دقت کنترل موجودی‌ها و آگاهی از مکان قرار گیری کالاهایی که جابجا شده و یا گم شده‌اند
• آگاه شدن از آخرین وضعیت کالاها

جمع بندی

یکی از وظایف مهم مدیریت، کنترل و حفاظت از اموال مجموعه است. پلاک کوبی، کدینگ و برچسب گذاری اموال و دارایی های ثابت راه کار های موثر برای این کار هستند. پلاک برچسب در واقع اختصاص شناسه به اموال با ارزش از روش های کنترل اموال است، این عمل باعث جلوگیری از مفقود شدن، احتساب نشدن بیش از یکبار، سرقت و از قلم افتادن یک دارایی می شود.

پلاک کوبی و یا برچسب گذاری اموال و دارایی ها در زمان شروع بهره برداری از آن دارایی صورت می گیرد. پلاک اموال میبایست در قسمتی از دارایی نصب شود که به راحتی قابل مشاهده و خوانا باشد. پلاک اموال میبایست در محلی نصب شود که با گذشت زمان از بین نرود و از دارایی جدا نگردد.

این موضوع کمک می کند بتوانیم مشخصات و اطلاعاتی از قبیل بهای تمام شده، تاریخ بهره برداری، نرخ و روش استهلاک، مبلغ استهلاک انباشته، مرکز هزینه و محل استقرار، شخص تحویل گیرنده و استفاده کننده آن، ملحقات و سایر اطلاعات مرتبط را در هر مقطع از زمان در اختیار مدیریت قرار دهیم.