فناوری پرتال کارکنان چيست؟

واژه ی پرتال در لغت به معنای «درگاه» یا «مدخل» است، ولی در دنیای فناوری پرتال ها (Portal)، وب سایت های سازمانی هستند که خدمات فیزیکی یک سازمان را به صورت آنلاین به کاربران ارائه می کنند (شامل سرویس های خدماتی آنلاین، اطلاعات سامانه های اطلاع رسانی، مدیریت کاربران و …) در واقع پرتال ها خدماتی فراتر از یک وب سایت خبری دارند. برای مثال سایت های شرکت های بیمه، بانک ها، شهرداری ها و مواردی از این قبیل صرفا یک سایت خبری نیستند و امکانات و خدمات آن ها کاملا متفاوت از سایت های ساده هستند.

پرتال کارکنان جزو طبقه‌بندی پرتال‌ها بر حسب پاسخگویی به نیازهای کاربران ‌می‌باشد. بطور کلی پرتال‌ها با توجه به کارایی ‌آنها به سه دسته طبقه بندی ‌می‌شوند که پرتال کارکنان نیز در این دسته بندی‌ها جای گرفته است و بهتر است توضیح مختصری در مورد هرکدام از آنها داده شود:
دسته بندی پرتال‌ها بر اساس 3 حالت زیر صورت ‌می‌گیرد:

• بر حسب چگونگی پاسخ دادن به نیاز کاربران
• بر حسب موضوعات و مخاطبین
• بر حسب کارکردی که دارند

حال پرتال‌ها بر حسب چگونگی پاسخگویی به نیاز کاربران به سه دسته B2B – B2E – B2C تقسیم ‌می‌شوند.

پرتال کارکنان یا (B2E Business to Employee Portal)

پرتال کارکنان یا به اختصار B2E را پرتال اینترانتی نیز می گویند. این پرتال ها برای جمع آوری، اشتراک گذاری، انتشار و خدمات کارکنان یک سازمان استفاده می شوند. در تعریف ساده تر، پرتال کارکنان به صفحه وب میانبری گفته می شود که نیازها و درخواست های کارکنان سازمان را بدون نیاز به حضور فیزیکی آن ها در سازمان برآورده می کنند.

بیشتر بدانید: استفاده کسب و کارها از سیستم ERP ابری

این پرتال ها دو دسته ی اصلی تقسیم می شوند:

دسته ی اول پرتال های کارکنان، محتواهایی مانند اخبار سازمان یا شرکت، موتور جستجو، منابع فنی و اطلاعات سخت افزاری و نرم افزاری را در اختیار تمامی کارمندان سازمان قرار می دهند. کارمندان از طریق این اطلاعات قادر خواهند بود با یک دیگر از طریق گپ و گفت ارتباط برقرار کرده و در صورت نیاز به هم کمک کنند. در این نوع پرتال، هر شخص برای ورود به پروفایل فقط کافی است نام کاربری و رمز خود را وارد کند و از امکاناتی مانند ثبت نام در کلاس یا موارد دیگر استفاده نماید.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حقوق و دستمزد

دسته ی دوم پرتال کارکنان، پرتال دانش کارکنان (Knowledge worker portal) می باشد. در این پرتال ها مجموعه ای از اطلاعات برای هدفی مشخص در اختیار کارمندان قرار می گیرد. برای درک بهتر این مسئله یک مثال ساده می زنیم: مثلا فرض کنید یکی از کارمندان سازمان از برنامه تکنسین خودکار استفاده می کند، ضروری است برنامه ی مورد استفاده با برنامه ی تعمیر و نگهداری در ارتباط باشد تا اطلاعات لازم برای تعمیر را در اختیار کارمند قرار دهد.

پرتال B2C و یا (Business to Customer Portal)

پرتال B2C با اتصال به سیستم CRM به مصرف کننده و مخاطب خود این امکان را ‌می‌دهد که بتوانند بصورت مستقیم به اطلاعات و خدمات ارائه شده دسترسی پیدا کنند. برای مثال به قسمت‌هایی که مصرف کننده ‌می‌تواند به راحتی به بخش راهنمای استفاده از محصولات و یا پیگیری سفارش و ارتباط با بخش پشتیبانی دسترسی داشته باشد ‌می‌توان اشاره نمود.

پرتال B2B و یا (Business to Business Portal)

در پرتال B2B در واقع یک محیط مناسب برای هر بیزینسی فراهم شده است که در آنها امکان صدور صورت حساب خرید و فروش، دسترسی داشتن به اطلاعات تولید، امکان تهیه خدمات و کالاها براحتی محقق ‌می‌گردد. در این نوع پرتال تولیدکنندگان، توزیع کنندگان، نمایندگی‌ها، خرده فروشان و عرضه کنندگان به اطلاعات ‌می‌توانند دسترسی داشته باشند، برای مثال بنگاه‌های تجاری ‌می‌توانند اطلاعات سفارش خرید و صدور فاکتور را در پرتال B2B براحتی ببینند.

پرتالB2E نیز که در این مقاله به آن پرداخته شد جزو طبقه بندی پرتال‌ها برحسب چگونگی پاسخگویی به نیاز کاربران قرار ‌می‌گیرد.
در طبقه بندی دیگری نیز پرتال‌ها را به دو دسته پرتال سازمانی و پرتال تجاری نیز ‌می‌توان تقسیم نمود.

پرتال سازمانی

پرتال سازمانی به کارکنان این امکان را ‌می‌دهد که بتوانند به اطلاعات درون سازمانی دسترسی پیدا کنند و ‌آنها را شخصی‌سازی نمایند. پرتال سازمانی به انواع مختلفی تقسیم ‌می‌شوند:
پرتال‌های هوش تجاری (Business Intelligence Portal) که به کارکنان امکان دسترسی به داده‌های جمع آوری شده، ذخیره نمودن آنها و تحلیلشان را ‌می‌دهد.

پرتال‌های حوزه تجاری (اینترانت) که تنها عملکردهای خاص درون سازمانی را شامل ‌می‌شود و کارکنان ‌می‌توانند به اطلاعاتی که در سازمان ذخیره شده است دسترسی یابند و از آنها برای اهدافشان استفاده نمایند.

Role Portal که هر سه نوع پرتال‌هایی که برای پاسخگویی به نیاز کاربران است را تحت پوشش خود قرار ‌می‌دهد. در محدوده B2E یا همان پرتال کارکنان به کاربران خود اجازه ‌می‌دهد به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند.

در حوزه B2C ‌می‌تواند مشتریان و سازمان را به یکدیگر ارتباط دهد و خدماتی مانند ارسال سفارش، پیگیری سفارش، صدور صورتحساب و پشتیبانی را ارائه ‌می‌دهد. در محدودهB2B نیز اجازه کنترل نمودن نحوه انتقال اطلاعات، فرایندهای تجاری بین سازمان و تولید کنندگان، همکاران و توزیع کنندگان را فراهم ‌می‌کند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار خرید و تدارکات داخلی

مزایای استفاده از پرتال کارکنان

پرتال کارکنان، تحت یک پلت فرم آنلاین تعامل کارکنان را ممکن می کند و طیف وسیعی از خدمات منابع انسانی را در اختیار آن ها قرار می دهد. این پلت فرم باعث افزایش سطح رضایت و تعامل کارکنان شده و همچنین ارتباط بین مدیریت و منابع انسانی را نیز بهبود می بخشد. مدیریت می تواند به وسیله ی پرتال کارکنان، ارتباطی موثر را با کارمندان خود ایجاد کند این امر باعث افزایش بهره وری نیروی کار و کارایی بیشتر عملیات منابع انسانی می شود. در کنار این مزیت، کارمندان یک سازمان نیز می توانند با استفاده از پرتال کارکنان، تجربه و بهره وری خود را بهبود بخشیده و از این مزیت در جهت رسیدن سازمان به سودهای بلند مدت پایدار حمایت کنند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار تسهیلات بانکی

موفقیت یا دستاوردهای کسب شده در هر سازمان نتیجه ی اشتراک ایده ها و همکاری افراد است و هیچکس در کار، بدون ایده و مشورت با دیگران به نتایج خوبی نمی رسد، پرتال‌ های کارکنان می توانند با دادن دیدی بازتر به افراد در مورد اتفاقاتی که با همکارانشان می‌گذرد، از این امر پشتیبانی کنند زیرا این پرتال ها به افراد سازمان کمک می کنند تا نظراتشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

مزیت های استفاده از پرتال کارکنان تحت وب

پرتال کارکنان تحت وب این امکان را به کارمندان سازمان ها و شرکت ها می دهد تا بتوانند کارهایی مانند درخواست مرخصی، حکم ماموریت، مشاهده ی گزارش رفت و آمد و … را تحت وب انجام دهند. به طور کلی امکانات موجود در این پرتال ها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه کارکنان و مدیران یک سازمان می شوند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار انبار تعدادی

• دسترسی تحت وب می تواند باعث حذف هزینه های چاپ فرم کاغذی مرخصی و ماموریت شود، در صورت نبود پرتال، این کارها باید به صورت دستی و با هماهنگی کارمندان و مدیران انجام می شد.
• پرتال کارکنان تحت وب حجم خطاهای کاربری را کاهش می دهد.(خطاهایی که ممکن است به خاطر ثبت مرخصی و ماموریت‌ ها توسط یک نفر در واحد‌ها ایجاد شود.
• این پرتال ها می توانند فعالیت های انتقال فیزیکی اطلاعات و فرم ها بین واحد ها را حذف کند که در نتیجه ی آن مراجعه ی پرسنل به بخش هایی مانند امور اداری و واحد منابع انسانی نیز کاهش پیدا می کند.
• با وجود پرتال کارکنان تحت وب، مدیران می تواند به صورت آنلاین به پرتال دسترسی داشته باشند و به همین علت زمان رسیدگی به درخواست های ماموریت و مرخصی نیز کاهش پیدا می کند.
• پرتال های تحت وب می توانند هزینه های ناشی از انجام فعالیت های موازی(ثبت ماموریت و مرخصی) را کاهش دهند.
• پرتال های کارکنان هزینه های مربوط به تهیه گزارش را کاهش می دهند. (چاپ گزارش ها، احکام پرسنلی، فیش حقوقی و …)