پرتال كاركنان چيست؟

واژه ی پرتال در لغت به معنای «درگاه» یا «مدخل» است، ولی در دنیای فناوری پرتال ها (Portal)، وب سایت های سازمانی هستند که خدمات فیزیکی یک سازمان را به صورت آنلاین به کاربران ارائه می کنند (شامل سرویس های خدماتی آنلاین، اطلاعات سامانه های اطلاع رسانی، مدیریت کاربران و …) در واقع پرتال ها خدماتی فراتر از یک وب سایت خبری دارند.
برای مثال سایت های شرکت های بیمه، بانک ها، شهرداری ها و مواردی از این قبیل صرفا یک سایت خبری نیستند و امکانات و خدمات آن ها کاملا متفاوت از سایت های ساده هستند.

پرتال کارکنان یا (B2E Business to Employee Portal) چیست؟

پرتال کارکنان یا به اختصار B2E را پرتال اینترانتی نیز می گویند. این پرتال ها برای جمع آوری، اشتراک گذاری، انتشار و خدمات کارکنان یک سازمان استفاده می شوند. در تعریف ساده تر، پرتال کارکنان به صفحه وب میانبری گفته می شود که نیازها و درخواست های کارکنان سازمان را بدون نیاز به حضور فیزیکی آن ها در سازمان برآورده می کنند.

بیشتر بدانید: استفاده کسب و کارها از سیستم ERP ابری

این پرتال ها دو دسته ی اصلی تقسیم می شوند:

دسته ی اول پرتال های کارکنان، محتواهایی مانند اخبار سازمان یا شرکت، موتور جستجو، منابع فنی و اطلاعات سخت افزاری و نرم افزاری را در اختیار تمامی کارمندان سازمان قرار می دهند. کارمندان از طریق این اطلاعات قادر خواهند بود با یک دیگر از طریق گپ و گفت ارتباط برقرار کرده و در صورت نیاز به هم کمک کنند. در این نوع پرتال، هر شخص برای ورود به پروفایل فقط کافی است نام کاربری و رمز خود را وارد کند و از امکاناتی مانند ثبت نام در کلاس یا موارد دیگر استفاده نماید.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حقوق و دستمزد

دسته ی دوم پرتال کارکنان، پرتال دانش کارکنان (Knowledge worker portal) می باشد. در این پرتال ها مجموعه ای از اطلاعات برای هدفی مشخص در اختیار کارمندان قرار می گیرد. برای درک بهتر این مسئله یک مثال ساده می زنیم: مثلا فرض کنید یکی از کارمندان سازمان از برنامه تکنسین خودکار استفاده می کند، ضروری است برنامه ی مورد استفاده با برنامه ی تعمیر و نگهداری در ارتباط باشد تا اطلاعات لازم برای تعمیر را در اختیار کارمند قرار دهد.

معرفی نرم افزار : نرم افزار خرید و تدارکات داخلی

مزایای استفاده از پرتال کارکنان

پرتال کارکنان، تحت یک پلت فرم آنلاین تعامل کارکنان را ممکن می کند و طیف وسیعی از خدمات منابع انسانی را در اختیار آن ها قرار می دهد. این پلت فرم باعث افزایش سطح رضایت و تعامل کارکنان شده و همچنین ارتباط بین مدیریت و منابع انسانی را نیز بهبود می بخشد. مدیریت می تواند به وسیله ی پرتال کارکنان، ارتباطی موثر را با کارمندان خود ایجاد کند این امر باعث افزایش بهره وری نیروی کار و کارایی بیشتر عملیات منابع انسانی می شود. در کنار این مزیت، کارمندان یک سازمان نیز می توانند با استفاده از پرتال کارکنان، تجربه و بهره وری خود را بهبود بخشیده و از این مزیت در جهت رسیدن سازمان به سودهای بلند مدت پایدار حمایت کنند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار تسهیلات بانکی

موفقیت یا دستاوردهای کسب شده در هر سازمان نتیجه ی اشتراک ایده ها و همکاری افراد است و هیچکس در کار، بدون ایده و مشورت با دیگران به نتایج خوبی نمی رسد، پرتال‌ های کارکنان می توانند با دادن دیدی بازتر به افراد در مورد اتفاقاتی که با همکارانشان می‌گذرد، از این امر پشتیبانی کنند زیرا این پرتال ها به افراد سازمان کمک می کنند تا نظراتشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

مزیت های استفاده از پرتال کارکنان تحت وب

پرتال کارکنان تحت وب این امکان را به کارمندان سازمان ها و شرکت ها می دهد تا بتوانند کارهایی مانند درخواست مرخصی، حکم ماموریت، مشاهده ی گزارش رفت و آمد و … را تحت وب انجام دهند. به طور کلی امکانات موجود در این پرتال ها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه کارکنان و مدیران یک سازمان می شوند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار انبار تعدادی

• دسترسی تحت وب می تواند باعث حذف هزینه های چاپ فرم کاغذی مرخصی و ماموریت شود، در صورت نبود پرتال، این کارها باید به صورت دستی و با هماهنگی کارمندان و مدیران انجام می شد.
• پرتال کارکنان تحت وب حجم خطاهای کاربری را کاهش می دهد.(خطاهایی که ممکن است به خاطر ثبت مرخصی و ماموریت‌ ها توسط یک نفر در واحد‌ها ایجاد شود.
• این پرتال ها می توانند فعالیت های انتقال فیزیکی اطلاعات و فرم ها بین واحد ها را حذف کند که در نتیجه ی آن مراجعه ی پرسنل به بخش هایی مانند امور اداری و واحد منابع انسانی نیز کاهش پیدا می کند.
• با وجود پرتال کارکنان تحت وب، مدیران می تواند به صورت آنلاین به پرتال دسترسی داشته باشند و به همین علت زمان رسیدگی به درخواست های ماموریت و مرخصی نیز کاهش پیدا می کند.
• پرتال های تحت وب می توانند هزینه های ناشی از انجام فعالیت های موازی(ثبت ماموریت و مرخصی) را کاهش دهند.
• پرتال های کارکنان هزینه های مربوط به تهیه گزارش را کاهش می دهند. (چاپ گزارش ها، احکام پرسنلی، فیش حقوقی و …)