آشنایی کامل با تعیین عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی

آیا از سیستم کارگزینی و عوامل امتیازی محاسبه شده در سیستم کارگزینی آگاهی دارید؟ آیا با نظام‌های پرداخت حقوق آشنا هستید؟ می‌دانید حقوق و دستمزد در حکم کارگزینی شما چگونه و بر اساس چه فرمولی محاسبه شده است؟ در این مقاله با ما همراه باشید تا با تعیین عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی آشنا شوید

کارگزینی چیست؟

منابع انسانی مجموعه افرادی هستند که در یک بنگاه اقتصادی مشغول به کار هستند و مدیریت منابع انسانی، همواره یکی از مهم‌ترین دغدغه شرکت‌ها و سازمان‌ها است. مدیریت منابع انسانی شامل فعالیت‌هایی مثل جذب و استخدام کارمندان شرکت، آموزش و حقوق و دستمزد آن‌ها است. کارگزینی به معنی استخدام افراد، به کار گماردن آن‌ها، تعیین میزان دستمزد و ارتقا شغلی آن‌ها است و مدیریت اطلاعات مرتبط با کارمندان شامل جمع‌اوری، نگهداشت و به‌روز رسانی این اطلاعات که تحت عنوان پرونده پرسنلی شناخته می‌شود، از وظایف اصلی کارگزینی در هر سازمان و شرکتی است. در واقع کارگزینی زیرمجموعه مدیریت منابع انسانی است و به پیشبرد اهداف مدیریت منابع انسانی، کمک می‌کند.

سیستم کارگزینی چیست؟

در سیستم کارگزینی می‌توان علاوه بر ثبت و نگهداشت اطلاعات پرسنلی کارمندان، عوامل حکم پرسنلی کارمندان را هم به شکل دلخواه و انعطاف‌پذیری محاسبه کرد. از دیگر وظایف سیستم کارگزینی، صدور انواع احکام کارگزینی فردی و گروهی و صدور خودکار احکام اصلاحی در انطباق با نیازهای نظام‌های جبران خدمات است که هدف آن پاسخ‌گویی به نیازهای سازمان‌ در حوزه‌ کارگزینی است و باعث می‌شود، مدیران و کارشناسان این حوزه، علاوه بر کاهش هزینه، حذف دوباره‌کاری‌ها و افزایش دقت و سرعت در پردازش اطلاعات، مدیریت احکام پرسنلی را هم به‌شکل موثر انجام دهند.

قیمت و خرید نرم افزار سامانه مودیان

صدور حکم کارگزینی

پس از جمع‌آوری اطلاعات پرسنلی، کارگزینی سازمان، می‌تواند حکم پرسنلی افراد را صادر کند. حکم پرسنلی مانند سندی است که وضعیت استخدامی افراد را مشخص می‌کند و شامل اطلاعات و تعهدات دوطرفه میان کارمند و کارفرما است. اما چه اطلاعاتی در حکم کارگزینی درج می‌شود؟ در حکم کارگزینی علاوه بر اطلاعات شخصی، اطلاعات دیگری مثل نوع استخدام، پست سازمانی، شغل محوله و شرح وظایف، مکان خدمت، حقوق پایه، حق جذب، حق اولاد، سختی کار و… هم آمده است و میزان دستمزد درج شده در حکم کارگزینی، بر اساس تعیین عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی محاسبه شده است.

مزایای سیستم کارگزینی

• هماهنگی کارکردی و فرآیندی با سایر کارکردهای مدیریت سرمایه انسانی
• انعطاف‌پذیری بالا و سهولت اعمال تغییرات
• تعریف روش محاسبه عوامل اصلی و فرعی حکم به تفکیک انواع استخدام
• پوشش‌دهی تنوع و پیچیدگی‌های نظام‌های جبران خدمات
• کاهش زمان اعمال تغییرات قوانین و رویه‌ها
• در نظر گرفتن سوابق و تاریخچه اطلاعات در انجام محاسبات
• محاسبه عوامل حکم کارگزینی و صدور احکام اصلاحی به‌شکل خودکار
• یکپارچگی اطلاعات و دسترسی سریع و مطمئن
• کاهش زمان دسترسی به اطلاعات و سهولت استفاده
• دسته‌بندی اطلاعات و سوابق پرسنلی و تهیه پرونده پرسنلی
• انطباق با فرآیندهای سازمانی با ابزار گردش کار در کارکردهای مختلف مربوط به سیستم از جمله صدور احکام کارگزینی

معرفی نرم افزار : نرم افزار مدیریت منابع انسانی

امکانات سیستم کارگزینی

• مدیریت اطلاعات کارکنان
• طبقه‌بندی مشاغل
• مدیریت ساختار سازمانی
• محاسبه عوامل حکمی به‌شکل خودکار
• صدور احکام اصلاحی به‌شکل سیستمی
• تعیین عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی به صورت خودکار و یا دستی به صورت انعطاف‌پذیر و دلخواه
• پوشش‌دهی فرآیندهای اداری مربوط به کارکنان و انطباق با فرآیندهای مورد نظر سازمان به‌وسیله ابزار گردش کار در صدور احکام کارگزینی و فرآیندهای ماموریت و مرخصی

بیشتر بدانید: راهکارهای ویژه برای بهبود فرهنگ سازمانی

لزوم استفاده از نرم‌افزار برای امور کارگزینی

به کمک نرم‌افزارهای مناسب برای احکام کارگزینی، مدیران سازمان‌ها ‌می‌توانند گزارش‌هایی مبتنی بر حضور و غیاب پرسنل، شناخت کافی از کارکنان و… داشته باشند. در این سیستم‌ها همه اطلاعات و جزئیات لازم از روش استخدام، ارزیابی عملکرد سالانه پرسنل سازمان، رفتارهای انضباطی رخ داده از هر کدام از کارکنان، تما‌می‌ اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، پاداش‌ها، فعالیت‌هایی که باعث افزایش انگیزه برای بالابردن بهره‌وری از طرف کارکنان رخ داده است و… جمع‌آوری ‌می‌شود.

تما‌می ‌اطلاعات کارکنان سازمان یک بار در سیستم ثبت ‌می‌گردد و فقط هنگا‌می‌که نیاز باشد بروزرسانی ‌می‌شود، مثلا وقتی که آدرس یا وضعیت تاهل کارکنان تغییری کند. با برقراری این سیستم دقت ثبت اطلاعات بالا ‌می‌رود و هزینه‌های سازمان برای استخدام افراد مختلف کاهش ‌می‌یابد، همچنین نرم‌افزار ‌می‌تواند زمان وقوع رویدادهای مهم و اقدامات ضروری روتین را اعلام کند.

با استفاده از نرم‌افزارهای کارگزینی ‌می‌توان بسیار راحت‌تر برای استخدام در جایگاه‌های شغلی متفاوت در سازمان اقدام کرد، به این‌صورت که مدیران منابع انسانی ‌می‌توانند رزومه افراد را که در سیستم ارسال شده است مشاهده کنند و راحت‌تر تصمیم‌گیری کنند.

عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی

بعضی وقت‌ها و در بعضی از سازمان‌ها و نظام‌های صدور حکم کارگزینی، عوامل ریالی بر اساس امتیازهای مرتبط با پرسنل محاسبه می‌شوند. بدین صورت که عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی محاسبه شده و در ضریب مرتبط با سال ضرب می‌شود و مبلغ ریالی عوامل حکمی بدست می‌آید. این عوامل امتیازی یا بر اساس امتیازهای فردی مثل مدرک تحصیلی یا دوره‌های آموزشی مرتبط و یا امتیازهای مرتبط با شغل/پست مثل امتیاز مدیریت، سختی کار و… است. برای تعیین عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی می‌توان به شکل دلخواه، فرمول‌نویسی کرد.

بیشتر بدانید: نحوه محاسبه ی مانده مرخصی، انتقال یا باز خرید مرخصی

عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی و نظام‌های پرداخت حقوق

نظام‌های پرداخت حقوق متعددی در کشور وجود دارند که برای ایجاد عدالت و همسانی حقوق پرسنل با توجه به شایستگی‌ها، سوابق و تحصیلات آن‌ها نوشته شده‌اند. «قانون مدیریت خدمات کشوری» یکی از نظام‌های پرداخت است که در سال ۱۳۸۶ به تصویب مجلس رسیده است. براساس ماده ۶۴ این قانون، نظام پرداخت حقوق کارمندان دستگاه‌های اجرایی، بر اساس ارزشیابی عوامل شغل و شاغل است و امتیاز حاصل از نتایج ارزشیابی عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی؛ در ضریب ریالی مبنای تعیین حقوق و مزایای کارمندان به دست می‌آید.

بنابراین سه عامل امتیازی ضریب ریالی، امتیاز شغل و امتیاز شاغل در محاسبه حقوق و مزایای مندرج در حکم کارگزینی پرسنل، نقش دارند. ضریب ریالی، هر سال با توجه به شاخص هزینه زندگی در لایحه بودجه پیش‌بینی شده و توسط مجلس شورای اسلامی تصویب می‌شود.

امتیاز شغل از مجموع مولفه‌هایی که به شغل فرد مربوط است و امتیاز شاغل از مجموع امتیاز عواملی که به خود فرد مربوط است تشکیل شده است. مانند امتیاز تحصیلی یا امتیاز ایثارگری. «طرح طبقه‌بندی مشاغل» یکی دیگر از نظام‌های پرداخت است که از دل قانون کار برآمده است. و شغل‌ها بر اساس نوع وظایف و سطح مسئولیت‌ها طبقه‌بندی می‌شوند. طبق قانون، شرکت‌هایی که حداقل پنجاه نفر پرسنل دارند موظف به پیاده‌سازی این طرح هستند.

برخی شرکت‌های خصوصی که طرح طبقه‌بندی مشاغل در آن‌ها اجرا نمی‌شود، مقررات خاص خود را دارند و در ابتدای استخدام، در مورد حقوق پرسنل و عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی با هر یک به توافق و تفاهم می‌رسند. نظام‌های پرداخت دیگری هم وجود دارند که نظام‌ امتیازی نامیده می‌شوند و مشابه نظام‌های گفته شده نیستند ولی به هرحال با تعیین مجموعه‌ای از عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی، نحوه محاسبه حقوق و مزایای فرد را بیان می‌کنند.

در این مقاله درباره کارگزینی، سیستم کارگزینی و مزایای آن، عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی صحبت کردیم و گفتیم کارگزینی بخشی از مدیریت منابع انسانی در یک سازمان است و به پیشبرد اهداف او کمک می‌کند. یکی از وظایف سیستم کارگزینی، صدور حکم کارگزینی کارمندان و تعیین حقوق و دستمزد آن‌ها است. برای تعیین حقوق و دستمزد معمولا یک سری عوامل امتیازی وجود دارد که بسته به نظام پرداخت حقوق متفاوت است ولی معمولا برخی از این عوامل امتیازی بر اساس ویژگی ‌های فرد مثل تحصیلات، دوره‌های آموزشی و … و برخی مربوط به شغل مثل حق مدیریت، سختی کار و… است.

نرم‌افزار کارا و مناسب برای امور کارگزینی

سیستمی‌‌می‌تواند کارا و قابل رقابت در بازار باشد که بتواند تما‌می ‌نیازهای شرکت و یا سازمان را برآورده کند و تنها برای یک بخش یا واحد خاصی مورد استفاده قرار نگیرد و قادر به رفع تما‌می ‌نیاز بخش‌های کسب و کار باشد. همچنین نرم‌افزار باید بتواند با دیگر بخش‌های سازمان در ارتباط باشد و بصورت شبکه‌ای عمل کند چراکه اگر نتواند با باقی واحدها مثل بخش مالی و حسابداری مخصوصا قسمت حقوق و دستمزد، بخش ارزیابی عملکرد، بخش حراست و تردد پرسنل و… ارتباط داشته باشد در هنگام بروزرسانی واحد کارگزینی دیگر واحدهای مرتبط نمی‌توانند تغییرات را اعمال کنند و در اصل دیگر یک سیستم یکپارچه و شبکه‌ای وجود ندارد. یک سیستم کارگزینی خوب باید بتواند با رشد سازمان و تغییرات رخ داده سازگار باشد.

بیشتر بدانید: نحوه محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان

نرم افزار مدیریت استخدام و کارگزینی

امروزه با پیشرفت تکنولوژی و افزایش نیروی کارآمد و تحصیل کرده، استخدام یک نیرو و کارمند کاربلد بسیار سخت و پیچیده است،در نتیجه شما با نرم افزار مدیریت استخدام پویا سافت براحتی می توانید معیار های خود را در این نرم افزار اضافه کرده  و با مقایسه رزومه های دریافتی برای استخدام، یک فرد کارآمد و با تجربه را برای شرکت خود استخدام نمایید.

در واقع نرم افزار مدیریت استخدام کار مصاحبه حضوری را هم برای مدیران یک شرکت و هم برای کارجویان آسان نموده و شما با یک مقایسه خیلی راحت به فرد مورد نظر خود می رسید.اگر برای جایگاه چند شغل در شرکت خود نیاز به استخدام افراد مختلف دارید می توانید از بخش محاسبه طبقه بندی شغلی برای راحتی کار خود استفاده نمایید.

معرفی نرم افزار : ارسال صورتحساب به سامانه مودیان

وظایف مسئول کارگزینی

• ایجاد پرونده‌های پرسنل و تکمیل آنها و همچنین بروزرسانی آنها در صورت ایجاد تغییرات
• رسیدگی به مرخصی‌های پرسنل سازمان اعم از مرخصی استحقاقی، استعلاجی، زایمان و…
• ثبت مرخصی‌ها و تردد افراد شاغل در شرکت در سیستمی‌ که حضور و غیاب کارکنان در آنها ثبت ‌می‌شوند.
• اطلاع داشتن از قوانین و آخرین تغییرات بوجود آمده در اداره کار و شرایط استخدام
• رسیدگی به کلیه امور پرسنل درخصوص آموزش آنها هنگام ورود به سازمان
• انجام کلیه هماهنگی‌های لازم برای برگزاری جلساتی که بصورت عمو‌می ‌در سازمان برگزار ‌می‌شود.
• تنظیم فرم‌هایی که برای تسویه حساب با پرسنلی که قصد قطع همکاری با سازمان را دارند مورد نیاز است.
• پیگیری بیمه نامه پرسنل و تلاش برای رعایت حقوق کارکنان

مهارت‌های مورد نیاز برای فعالیت در شغل کارمند کارگزینی

برای کسی که قصد دارد در این جایگاه فعالیت کند نیاز است که مهارت‌هایی از قبیل درک مکاتبات و فهم جملات در گزارشات، داشتن گوش شنوا برای شنیدن صحبت‌های پرسنل، مهارت سخنوری، مهارت نوشتاری، مدیریت زمان و نظارت و سنجیدن اطلاعات به منظور سنجش کارایی شخصی افراد و تناسب با جایگاهی که قصد فعالیت دارند داشته باشد.

جمع بندی

 در نهایت نرم افزار مدیریت استخدام و کارگزینی پویا سافت یک نرم نرم افزار کارآمد و کاربردی برای تمامی شرکت ها، سازمان ها و ادارات می باشد، زیرا زمان طولانی پروسه کارگزینی و استخدام به حداقل می رساند.