حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مهم‌ترین وظایف یک حسابدار است که پیچیدگی‌های مخصوص به خود را دارد. این مبحث بسیار گسترده است و به مطالعه، تمرین و دقت نیاز دارد. اما در این مقاله برخی از پایه‌ای‌ترین اصولی که باید درباره نحوه محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس قوانین وزارت کار بدانید را بررسی می‌کنیم.
آنچه در ادامه این مقاله می خوانید:
حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق و دستمزد در یک مفهوم ساده به معنای روند محاسبه، ردیابی، ثبت و مستندسازی پرداخت‌هایی است که باید به عنوان حقوق یا دستمزد، به کارمندان هر کسب‌وکاری پرداخت شود. توجه کنید که عبارت «حقوق» برای میزان کار کارمندان در ماه به‌کار می‌رود و عبارت «دستمزد» در واقع بر حسب تعداد ساعت‌هایی که کارمندان کار کرده‌اند، محاسبه می‌شود. بنابراین رایج‌ترین شیوه پرداخت به کارمندان، حقوق و به کارگران، دستمزد است.
حقوق و دستمزد هر کارمند شامل بخش های اصلی زیر است:
- حقوق پایه: مبلغ پایه حقوق هر کارمند است.
- اضافه کار: مبلغی است که بر حسب تعداد ساعات اضافه کاری، به پایه حقوق کارمند اضافه می‌شود.
- مزایا: مبلغی است که به مجموع حقوق کارمند اضافه می‌شود و شامل تمام مزایای قانونی مانند اضافه‌کار، عیدی، پاداش، حق مسکن، حق اولاد، حق مأموریت و… می‌شود.
- کسورات: مبلغی است که از کل حقوق کارمند کسر می‌شود و شامل مالیات، بیمه، قسط وام و… می‌شود.
معرفی نرم افزار: سیستم حقوق و دستمزد
چه کسانی حسابداری حقوق و دستمزد کارمندان را به عهده دارند؟
باید توجه داشته باشید که در هر شرکتی، دو دپارتمان مختلف زیر در حسابداری حقوق و دستمزد نقش دارند:
دپارتمان منابع انسانی یا کارگزینی:
این واحد در واقع نقش هدایت‌کننده و معین‌کننده الزامات قانونی را به‌عهده دارد. به این صورت که تمام اطلاعات، دستورالعمل‌ها، قوانین و شرایطی که برای شرکت و کارمندان وجود دارد مانند تسهیلات و وام‌هایی که به کارمندان تعلق گرفته است را به واحد حسابداری ابلاغ می‌کند تا فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد را انجام دهند. واحد کارگزینی همچنین نقش نظارت بر حسابداری حقوق و دستمزد را به‌منظور اطمینان از اجرای این عمل طبق قوانین و ضوابط معین، برعهده دارد.
دپارتمان حسابداری و امور مالی:
این واحد پس از دریافت تمام داده‌ها و اطلاعات مالی موردنیاز خود از سوی واحد کارگزینی جهت حسابداری حقوق و دستمزد، اقدام جمع‌آوری و مرتب‌سازی آنها می‌کند. سپس با استفاده از فرمول‌ها و روش‌های حسابداری، حقوق و دستمزد تمام کارکنان را محاسبه کرده و در قالب یک فیش حقوقی که شامل اطلاعات جمع‌آوری شده از عملکرد آنها به‌همراه مبالغ اختصاص‌داده‌شده به آن‌هاست، به کارکنان ارائه می‌کند. توجه داشته باشید که اغلب شرکت‌ها از نرم‌افزارهای حسابداری سازمانی برای محاسبه حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند که موجب بالارفتن سرعت و دقت در انجام این کار می‌شود.
مراحل محاسبه حقوق و دستمزد
محاسبه حقوق و دستمزد طبق بخش‌های مربوط به حقوق و دستمزد که در ابتدای مطلب به آن اشاره شد، شامل مراحل زیر است:
محاسبه حقوق پایه
اولین مرحله در محاسبه و حسابداری حقوق و دستمزد کارمندان، محاسبه و ثبت پایه حقوق آن‌هاست. پایه حقوق کارمندان به‌طور سالانه توسط وزارت کار تعیین می‌شود. اما تعیین این پایه حقوق، محدودیت و لزومی بر استفاده از آن برای کارمندان و کارفرمایان ایجاد نمی‌کند؛ به این معنا که پایه حقوق کارمندان می‌تواند به‌شکل توافقی بین آنها و کارفرمایان تعیین شده و به‌صورت روزانه، ماهیانه، هفتگی یا پروژه‌ای پرداخت شود.
محاسبه اضافه کار
طبق ماده 59 قانون وزارت کار و همچنین توافق بین کارمند و کارفرما، دستمزد انجام اضافه کار معادل 40 درصد اضافه بر نرخ دستمزد عادی است. همچنین حداکثر میزان اضافه کاری هر کارمند می‌تواند 4 ساعت در روز و 135 ساعت در ماه باشد. فرمول محاسبه دستمزد اضافه کاری به شرح زیر است:
تعداد کل ساعات اضافه کاری * 140% * 192 ساعت (تعداد ساعت کار در ماه)/ حقوق پایه =دستمزد اضافه کار
محاسبه مزایا
همه کارمندان یک شرکت، از مزایای یکسان و برابری برخوردار نمی‌شوند. مزایای هر کارمند عموماً بر حسب میزان کارکرد، سابقه کاری، میزان مهارت و تخصص و نیز توافق با کارفرما مشخص می‌شود. از این رو معمولاً مزایای کارمندان به‌شکل مکتوب در قرارداد کاری آنها ذکر می‌شود. این مزایا به‌طورکلی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند که عبارتند از:
- مزایای مستمر: مزایایی هستند که جدا از حقوق پایه، به کارمند به‌صورت نقدی (مانند حق عائله مندی، ایاب و ذهاب، مزایای کشیک و ایستادن در نوبت کاری و…) و یا غیرنقدی (مانند حق مسکن سازمانی، بن مواد غذایی یا سبد کالا و…) پرداخت می‌شوند. هر یک از این مزایای مستمر با تشخیص کارفرما به کارمند تعلق می‌گیرد.
- مزایای غیرمستمر: مزایایی هستند که به‌عنوان اضافه کار به پایه حقوق اضافه نمی‌شوند و در واقع تأثیری هم بر آن نمی‌گذارند. این مزایا می‌توانند شامل پاداش، عیدی، سنوات، حق مأموریت، هزینه درمان، دریافت مبلغ مرخصی‌های استفاده‌نشده و… باشند.
محاسبه کسورات
کسورات در واقع مبالغی مانند حق بیمه و مالیات هستند که از مجموع حقوق و دستمزد کلی کارمند کم می‌شود. سایر کسورات می‌توانند شامل پرداخت قسط وام‌های قرض‌الحسنه، جریمه کسر کار و… باشند. توجه داشته باشید که نرخ مالیات حقوق، هر سال توسط سازمان‌های دولتی مربوطه تعیین می‌شود. همچنین حق بیمه تأمین اجتماعی معادل 30 درصد از مجموع حقوق و مزایای کارمند بوده که 7 درصد آن توسط کارمند و 23 درصد دیگر توسط کارفرما پرداخت می‌شود. پس از طی مراحل گفته شده، در نهایت مبلغی با عنوان مبلغ یا خالص پرداختی در فیش حقوقی درج شده و به حساب کارمند واریز می‌شود.
سایر نکات پیرامون حسابداری حقوق و دستمزد
- حقوق و دستمزد کارمندان بر اساس ماه 30 روزه تعیین می‌شود؛ برای ماه‌های 31 روزه، حقوق تقسیم بر 30 و پاسخ آن ضربدر 31 می‌شود. همچنین برای ماه‌های 29 روزه، حقوق تقسیم بر 30 و پاسخ در 29 ضرب می‌شود.
- هر فرد شاغل باید 44 ساعت در هفته کار کند و محدودیتی برای توزیع این 44 ساعت کار در روزهای هفته وجود ندارد.
- مدت زمان اشتغال کارمند باید 192 ساعت در ماه باشد تا حداقل حقوق وزارت کار به او تعلق بگیرد.
- سنوات به این معناست که کارفرما وظیفه دارد به کارمندانی که بیشتر یا مساوی یک سال در آن شرکت مشغول به کار بوده‌اند، به اندازه یک ماه حقوق (بر اساس آخرین حقوق دریافتی) به‌عنوان مزایای پایان کار به او پرداخت کند.
- عیدی بر مبنای پایه حقوق محاسبه شده و برابر دو برابر پایه حقوق است، مشروط بر این که از سه برابر حداقل حقوق دریافتی همان سال بیشتر نشود.
معرفی 
تماس 
دمو