تنخواه گردان حسابداری و آشنایی با انواع آن

برای خرید ملزومات اداری از طرفی نیاز به پرداخت هزینه برای محصول وجود داشت و از طرف دیگر باید برای حمل و نقل این موارد هزینه های جداگانه ای پرداخت میشد. هر کدام از این پرداخت ها و طی کردن فرایندهای اداری هر یک هزینه و زمان تلف شده بسیاری برای شرکت ها به همراه دارد. با شکل گیری و وسعت یافتن شرکت ها و موسسات در طی چند دهه گذشته، فعالیت های کوچک و بزرگ آن ها چندین برابر شد. هر یک از این فعالیت ها به طور مجزا نیازمند هزینه های ریز و درشتی بود که در مجموع هزینه های زیادی را به در پی داشت.

در این شرایط، مدیریت هزینه ها به یک دغدغه مهم برای مجموعه های مختلف تبدیل شده بود. از طرف دیگر این برای پرداخت این هزینه ها نیاز به طی کردن فرایندهای اداری هم وجود داشت که باعث تلف شدن وقت زیادی از مجموعه نیز می شد. راه حلی که برای این مسئله در نظر گرفته شد استفاده از تنخواه گردان حسابداری بود.

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تنخواه گردان حسابداری که در انگلیسی با عبارت (Imprest Funds) شناخته می شود، در واقع مقداری وجه نقد است که برای سهولت در کارها و انجام امور روزمره و پرداخت مجموع هزینه های جزئی شرکت ها و موسسات نگهداری میگردد. این وجه تنخواه و یا همان تنخواه گردان است، که به یکی از پرسنل شرکت تحویل داده خواهد شد. این شخص مورد نظر که معمولا مامور خرید شرکت و یا موسسه مورد نظر است، موظف است تمامی مدارک مثبته مبنی بر پرداختی ها که به صورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه است را نزد خود نگه دارد.

حتی اگر مبالغ بسیار اندکی هم پرداخت شده باشد، این شخص میبایست مدارک آن را نزد خود نگه دارد، چرا که در پایان هر دوره مالی همین هزینه های جزئی در تعداد بالا با یک دیگر جمع می شوند و هزینه زیادی را تشکیل خواهند داد. تمامی هزینه هایی که توسط تنخواه دار از حساب تنخواه انجام می گیرد باید با اسناد واضح و رسمی به بخش حسابداری مجموعه تحویل داده شود. اسناد آن هم باید ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حسابداری

رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و میبایست در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود. به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد.

تنخواه دار میبایست فردی مورد اعتماد و صادق باشد و بهتر است مورد تایید هیئت مدیره مجموعه هم قرار گرفته باشد. نکته حایز اهمیت در رابطه با تنخواه این است که منابع مالی موجود در حساب تنخواه تنها باید برای امورات مالی مربوط به شرکت مورد استفاده قرار بگیرد و به هیچ عنوان نباید برای منافع شخصی از آن استفاده کرد. معمولا در مجموعه ها و شرکت های بزرگ شغل تنخواه دار یک شغل بسیار مهم و حساس شناخته میشود.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حقوق و دستمزد

تنخواه دار کیست ؟

به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. در موسسات و شرکت های بزرگ شغل تنخواه داری بسیار شغل مهم و حساسی است و در نتیجه کسی مسئول انجام این کار میشود که فردی مورد اعتماد و درست کار باشد و مورد تائید هیئت مدیره شرکت نیز باشد. وظایف تنخواه دار با توجه به سیاست های سازمان به حالت های مختلفی تقسیم می شود:

1. تنخواه دار هزینه ها و خرید های مربوط را خود انجام میدهد. در این حالت برای پرداخت های انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتور ها و اسناد هزینه یا خرید برای تهیه ی صورت خلاصه های پرداختهای تنخواه گردان مورد استفاده قرار میگیرد
2. تنخواه دار فقط پرداخت کننده میباشد و انجام دادن هزینه ویا خرید در محدوده مسئولیتهای تنخواه دار نمیباشد. در این حالت برای همه ی پرداختها برگ پرداخت صادر میشود و صورت خلاصه پرداختهای تنخواه بر این مبنا تهیه میگردد

معرفی نرم افزار : سیستم خرید و تدارکات

مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظایف یک تنخواه‌دار چیست؟

یک تنخواه‌دار بطور کلی چندین وظیفه اصلی دارد که در زیر نام برده شده‌اند:

• دریافت اعتبار از سوی مافوق و تخصیص وجوه دریافتی از هزینه‌هایی که برای خرید خدمات و کالاهای مورد نیاز لازم است.
• دریافت اسناد و مدارکی مثل فاکتور خرید و قبض که ثابت می‌کند هزینه‌ها برای چه صرف شده است.
• صرف هزینه‌ها بعد از اینکه از مافوق خود دستور لازم دریافت شد.
• دریافت گواهی انجام کار و رسید تحویل کالا از واحدی که درخواست خرید کالا را داده بودند.
• تحویل دادن اسناد مالی به واحدهای حسابداری و مالی جهت بررسی.
• پیگیری نمودن به منظور بهبود و ترمیم وضعیت تنخواه خود.
• داشتن دفتری برای ثبت تنخواه و هزینه‌های انجام شده به ترتیب تاریخ و زمان.
• برگرداندن منابع مالی اختصاص نیافته به حساب سازمان.
• تنظیم نمودن صورت جلسه‌ای برای تسویه تنخواه‌گردان.
• تهیه صورت مالی برای مغایرت‌ها در آخر هر ماه.

مهمترین اهداف تنخواه گردان حسابداری

پرداخت آسان و سریع هزینه ها

با استفاده از تنخواه تمامی هزینه های جاری و جزئی یک شرکت و یا مجموعه با سرعت و دقت بیشتری انجام میشود، اما به غیر از این مورد در برخی شرایط میتوانید از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد استفاده کرد.

کاهش حجم عملیات های حسابداری

از تنخواه جهت پرداخت باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه استفاده میشود. هر چه پرداخت های یک شرکت به سمت پرداخت های بانکی و یا صندوق شرکت پیش برود سرعت عمل در پرداخت کاهش پیدا می یابد و عملیات حسابداری را در امور شرکت طولانی تر و پیچیده تر خواهد کرد. اما پرداخت بخشی از هزینه ها با استفاده از تنخواه جهت پرداخت از این فشار کم میکند.

کنترل وجوه نقد مجموعه

کنترل وجوه نقدی برای هزینه های جزئی و نقدی شرکت، خود امری حایز اهمیت است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می شود.

بیشتر بدانید: مفاصا حساب چیست؟

انواع تنخواه گردان

به شخصی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده دارد تنخواه دار گفته می شود. وظایف تنخواه دار معمولا در هر شرکت بر اساس سیاست های داخلی تعریف شده شرکت به چند دسته تقسیم میشود. متغیر، ثابت، نقدی، تعهدی، اصلی و فرعی تعدادی از مهمترین انواع تنخواه گردان هستند. در ادامه توضیحاتی کوتاه در مورد مهم ترین آن ها ارائه خواهیم کرد.

بیشتر بدانید: خزانه داری در حسابداری چیست؟

شیوه ثابت

در واقع تنخواه گردان ثابت بر اساس نیازهای شرکت ماهیانه با تایید مدیر امور مالی مبلغی مشخص جهت هزینه های شرکت در حساب تنخواه گردان واریز میگردد. مسئول تنخواه هم میبایست خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را در طول زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد. لازم به ذکر است که در پایان هر ماه و یا دوره مالی مسئول تنخواه موظف است صورت خلاصه پرداخت های ماه قبل را ارائه دهد. نکته اصلی است که در تنخواه گردانی ثابت از این حساب تنخواه نباید هیچ گونه هزینه ای به جز هزینه های مشخص شده انجام شود.

شیوه متغیر

در شیوه تنخواه گردان متغیر سقف مبلغی مشخص خواهد شد و این مبلغ که توسط مدیران مجموعه تعیین می شود. در واقع برای هزینه های شرکت و خریدها در حساب تنخواه قرار می گیرد. در زمان اتمام دوره نیز تنخواه دار موظف است رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه ها را با مبالغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه واریز شده اولیه ، به حسابداری تحویل دهد.

بیشتر بدانید: بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد ABB

مراحل ثبت اسناد و هزینه‌های صورت گرفته در تنخواه‌گردان چگونه است؟

• در اولین مرحله فرد تنخواه‌گردان باید یک حساب بانکی مخصوص افتتاح کند.
• در مرحله دوم هزینه‌ها باید برای تنخواه‌گردان ثبت شود.
• در مرحله سوم باید حساب مورد نظر ترمیم شود.
• و در مرحله آخر تنخواه‌دار موظف است که حساب‌های صورت گرفته را ببندد.

تنخواه‌گردان با صندوق چه تفاوت‌هایی می‌تواند داشته باشد؟

ماهیت تنخواه‌گردان بسیار شبیه صندوق می‌باشد، اما این دو تفاوت‌های قابل توجهی با هم دارند، برای مثال پرداخت‌های انجام شده از طریق صندوق باید روزانه ثبت شوند ولی در تنخواه‌گردان لازم است که پرداخت‌هایی که از طریق تنخواه صورت می‌گیرد هنگام واریز هزینه‌ها ثبت شوند. دیگر تفاوتی که این دو با هم دارند این است که در حساب تنخواه هزینه‌ها جهت فعالیت‌های مشخص پرداخت می‌شود اما پرداختی‌های صندوق سقف و محدودیت معینی ندارند.

چه اقداماتی برای تحویل و تغییر تنخواه‌دار باید صورت پذیرد؟

اگر تنخواه‌دار بخواهد که همکاری خود را با مجموعه قطع نماید لازم است اقداماتی را برای جایگزینی انجام دهد که عبارتند از:

• تنظیم سندی برای مانده هزینه‌هایی که صورت گرفته و ارائه فاکتورها و مستندات لازم به امور مالی و حسابداری.
• در صورت ماندن مبلغی از تنخواهی که نزد تنخواه‌دار مانده باید به شماره حسابی که از جانب شرکت مشخص شده واریز شود.
• ارائه دفتری که تنخواه‌دار تمامی رویدادها و گردش‌های مالی صورت گرفته در آن را ثبت نموده به امور مالی برای بررسی و تنظیم صورت جلسه جهت تسویه تنخواه‌دار.
• بستن دفتر تنخواه‌دار پس از بررسی کامل از طرف پرسنل امور مالی و خط کشیدن زیر آخرین عملیاتی که توسط تنخواه‌دار قبلی انجام شده است.
• آغاز فعالیت تنخواه‌دار جدید و ثبت فعالیت‌های صورت گرفته از صفحه بعد یا ادامه قبلی طبق شماره اسناد پرداخت و رسیدهای تحویل کالا و هزینه‌های انجام شده.

پرداخت تنخواه به تنخواه‌دار چگونه انجام می‌شود؟

نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه‌داران به دو روش می‌باشد:
در روش اول امور مالی شرکت مبلغ را به حساب بانکی افتتاح شده توسط تنخواه‌دار واریز می‌کند.
در روش بعدی امور مالی چکی را مبتنی‌بر مبلغ مورد نیاز و در وجه شخص مورد نظر به تنخواه‌دار تحویل می‌دهد و بعد از آن رسیدی را از شخص دریافت می‌کند.

چگونگی ارسال صورت حساب ها در نرم افزار واسط سامانه مودیان مالیاتی پويا

جمع بندی

ماهیت اصلی حساب تنخواه دارایی مجموعه است. این حساب از نظر ماهیت درست شبیه به صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار می شود، مبلغ آن افزایش پیدا کرده و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه کاهش می یابد. جهت انجام امور ثبت حسابداری حساب تنخواه و انجام عملیات های مالی هم باید از یکی از روش های تنخواه گردانی ثابت و یا متغیر استفاده کرد. در حال حاضر با استفاده از نرم افزار حسابداری حرفه ای میتوانید به راحتی تمامی عملیات های مالی و ثبت های حسابداری تنخواه گردان را بدون بروز هیچ مشکلی و در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید.