نقش فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی

استفاده گسترده از سیستم های اطلاعاتی تأثیر عمیقی در نحوه مدیریت منابع انسانی امروزی گذاشته است. در سال های اخیر، تمام فرایندها و رویه های مدیریت منابع انسانی که شامل مواردی همچون: نحوه جمع آوری اطلاعات، ذخیره سازی اطلاعات، استفاده از اطلاعات و به اشتراک گذاری آن ها می شود، با بکارگیری فناوری اطلاعات دستخوش تحولات عمده ای شده است. درواقع، فرایندهای مدیریت منابع انسانی کارآمدتر شده اند.

آنچه در ادامه می خوانید.

این موضوع در افزایش مشارکت منابع انسانی در استراتژی کسب وکارها تاثیر بسزایی گذاشته و می توان گفت، این روزها مدیر منابع انسانی تنها یک مدیر اداری نیست، بلکه به عنوان یک شریک استراتژیک در سازمان ها محسوب می شود. در این مقاله به بررسی نقش فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی می پردازیم.

 نقش و تاثیر فناوری اطلاعات در مدیریت سازمان ها

درعصر تکنولوژی، سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات و ارتباطات نقشی موثر و فراگیری در کسب وکارهای سازمانی دارند، اهمیت فناروری اطلاعات و اثرات آن بر سازمان ها به طور قابل توجهی درحال افزایش و توسعه است، بله همانطور که میدانید و مشاهده می نمایید خوشبختانه امروزه فناوری اطلاعات عامل مهمی برای کاهش هزینه های مدیریت است. در واقع استفاده از نرم افزارهای مختلف و پیشرفته، با به کارگیری IT کمک شایانی در مدیریت سازمان ها و شرکت ها نموده است.

اینترنت در دهه های 80 و 90 باعث تحول جهان ارتباطات شد، این وضعیت و تحولات احتمالی آن،چالش های زیادی را نسبت به توانایی های ما در حوزه ی طراحی و ارائه سیستم های اطلاعاتی مطرح می کند.به هر حال برای بسیاری از سازمانها، سیستم های اطلاعاتی و در کل فناوری اطلاعات و ارتباطات ،هنوز در راستای عملکرد بازاری و ارتباط با دست اندرکاران آن نقشی نو آورانه ای دارد.

نقش HRM بر مدیریت منابع انسانی

جهان امروز به سرعت در حال تغییر است و سازمان ها باید از طریق ایده های جدید، شفاف و سازگار، در کمترین زمان ممکن خود را با این تغییرات وفق دهند. بر این اساس، نقش HRM از هر زمان دیگری مهم تر و تاثیرگذارتر شده است. زیرا شکل ها و قالب های جدید تجارت، جهت درگیر کردن افراد احتیاج به روش های جدیدی دارند.

متخصصان منابع انسانی که از عوامل اصلی موفقیت در ماموریت و اهداف سازمان هستند، باید فرصت های فضای اجتماعی، اقتصادی، سیاسی – حقوقی و فناوری را تجزیه و تحلیل کنند. به این ترتیب می توانند با بکارگیری اطلاعات به دست آمده، فرایندها و روش های مدیریت منابع انسانی را مجدد طراحی و پیاده سازی نمایند.

معرفی نرم افزار: نرم افزار مدیریت منابع انسانی

در واقع، منابع انسانی جهت پاسخگویی به چالش ها و تغییرات موجود، باید رویکرد جدیدی اتخاذ کند و مدیران منابع انسانی باید عادت ها، روش ها، ایده ها و عملکردهای منسوخ شده را کنار بگذارند. از طرف دیگر، آن ها باید برای تعیین استراتژی ها و ایجاد برنامه هایی جهت توسعه سرمایه انسانی به سازمان ها کمک کنند.

در این راستا، سیستم های اطلاعاتی با اعمال روش های موثرتری در زمینه استخدام، ارتباطات سازمانی، مشارکت کارکنان و افزایش مهارت های مدیران منابع انسانی، باعث افزایش بهره وری HRM شده اند. با این حال، همچنان تمام متخصصان منابع انسانی در حوزه HRM به صورت استراتژیک کار نمی کنند. بسیاری از مدیران HR، هنوز هم تحت فشار کارهای اجرایی هستند و از زمان و انرژی خود به طور بهینه استفاده نمی کنند.

بیشتر بدانید: نحوه محاسبه ی مانده مرخصی، انتقال یا باز خرید مرخصی

آسان شدن مدیریت منابع انسانی با پیشرفت فناوری اطلاعات

پیشرفت های فناوری، امکان ایجاد یک محیط کار مبتنی بر اطلاعات و تعامل را در زمان واقعی فراهم کرده است. اکنون، سیستم های اطلاعاتی پرسنل فقط یک سیستم ثبت سوابق نیست و جای خود را به سیستم های پیچیده تر گزارش گیری و تصمیم گیری داده اند. وظایف مدیریت منابع انسانی سنتی فقط به برخی مسائل اداری مانند نظارت بر غیبت کارمندان، ساختار حقوق و دستمزد، اطلاعات آموزش، استخدام، پاسخ به رسانه ها، دسترسی به اطلاعات فعلی و اطلاعات پزشکی محدود بود و انجام این موارد کاری زمانبر و فرسایشی بود.

اما با گذشت زمان و ورود فناوری اطلاعات به عرصه منابع انسانی، می توان برای تغییرات و تصمیم گیری های مورد نیاز، سریع تر عمل کرد. فناوری اطلاعات امکان کنترل بودجه، پیگیری و غربالگری، تطبیق مهارت ها، ارزیابی ها، بازخوردها، برنامه ریزی نیروی انسانی، برنامه ریزی جانشینی، نظارت بر مهارت ها و تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی را فراهم می کند. به این ترتیب می توان گفت، مدیریت منابع انسانی برای بهینه سازی تمامی اقدامات و رویکردهای خود به IT وابسته و نیازمند خواهد بود.

مزایای فناوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی

بررسی اجتماع متقاضیان کار باعث استخدام سریع تر نیروها می شود

مشاغل در صورت عدم تکمیل موقعیت ها و نقش های حیاتی با کارمندان مناسب، آسیب می بینند. علاوه بر این، سایر کارمندان نیز تحت فشار قرار می گیرند و این موضوع بر روحیه و بهره وری کلی آ ن ها تأثیرگذار خواهد بود. درخواست ها و خدمات به مشتری به تأخیر خواهد افتاد و موجب نارضایتی آن ها خواهد شد. درواقع، هر یک روز تاخیر در استخدام کارمندان جهت پر شدن موقعیت های خالی، می تواند از نظر بهره وری و سود برای شرکت ها هزینه داشته باشد.

در این شرایط، استفاده از فناوری اطلاعات و یک سیستم ردیابی متقاضیان استخدام می تواند فرایند استخدام سازمان ها را بهینه سازی کند. سیستم های این چنینی، با تأمین منابع نامزدهای واجد شرایط، مدیریت فرایند مصاحبه و ارائه پیشنهادات، به کاهش زمان فرایند استخدام نیرو و پر کردن نقش های مهم کمک می کند.

ارسال فاکتور به نرم افزار سامانه مودیان

برنامه ریزی و مدیریت زمان کارکنان جهت افزایش بهره وری

برنامه ریزی و مدیریت زمان کارکنان، از کارکردهای اساسی هر شغل و سنگ بنای یک HRM موثر است. مطمئن شوید که کارمندان برای انجام وظایف شان، به اندازه کافی زمان می گذارند. سعی کنید اتلاف وقت کارمندان را به حداقل برسانید. برنامه ها و نرم افزارهای برنامه ریزی این امکان را در اختیار مدیران منابع انسانی می گذارد تا نیازهای پرسنلی خود را تعریف کرده و سپس برنامه های گروهی و فردی کارمندان را به سرعت مدیریت کنند. راهکارهایی برای پیمایش آسان حضور و غیاب کارمندان، به مدیران کمک می کند تا با توجه به نیازهای کارمندان و سازمان، یک زمان بندی بهینه و کارآمد در اختیار داشته باشند.

استفاده از برنامه های سفارشی باعث بهبود نظارت و انطباق خواهد شد

مشاغل به دلایل زیادی نیاز به بررسی و نظارت بر ساعات خاص کارمندان دارند. ردیابی دستی این اطلاعات می تواند زمانبر باشد و احتمال بروز خطا را افزایش دهد. فناوری اطلاعات با ارائه راهکارهای مناسب این امکان را در اختیار منابع انسانی می گذارد تا هشدارهای سفارشی را بر اساس نیازهای خاص تنظیم کرده و روند نظارت را به صورت خودکار انجام می دهد. همچنین می توانید در مواردی مانند تعطیلات، استراحت ها و ناهار، قوانین و مقیاس بندی های مربوط به پرداختی ها را مرتبط با سیاست های منحصر به شرکت خود تنظیم کنید. هرچه فناوری منابع انسانی شما قابل سفارشی تر و قابل تنظیم تر باشد، می توانید فعالیت های تیم خود را به شکل موثرتری کنترل کنید.

معرفی نرم افزار: سیستم خرید و تدارکات

ساده سازی مدیریت باعث آزاد شدن زمان مدیران می شود

فرایندهایی مانند: نظارت بر زمان بندی پروژه ها و اقدامات، بررسی زمان حضور و غیاب کارمندان و همچنین پیگیری و تائید درخواست ها برای مرخصی با حقوق، اکنون از طریق یک رابط واحد امکان پذیر شده است. مدیران منابع انسانی می توانند تصویر کلان را ببینند و در تمام زمینه ها، تصمیمات مهم را سریع و کارآمدتر اتخاذ کنند. اتلاف زمان، آسیب های زیادی به مدیریت خواهد زد. استفاده از فناوری اطلاعات به مدیران کمک می کند وقت خود را جهت بهبود نظارت بر عملکرد کارمندان و خدمات مشتری صرف کنند. به این ترتیب، مواردی مانند درخواست های PTO فقط با یک کلیک قابل مشاهده و تأیید خواهد بود.

دسترسی به داده ها به بهبود تصمیمات کمک می کند

فناوری اطلاعات، امکان دسترسی به داده های مهم را برای تیم های مدیریت و منابع انسانی فراهم می کند. درواقع اطلاعات عملکرد کارمندان در حساس ترین تصمیم گیری های تجاری، از پیش بینی مالی گرفته تا بهبود برنامه ریزی های یک شرکت، نقش تاثیرگذاری دارند. فناوری اطلاعات در زمینه های مختلف، اطلاعات و راهکارهای مناسب را جهت بهبود بهره وری منابع انسانی ادغام می کند. کارمندان خاص و یا مدیران با امکان دستیابی به این اطلاعات می توانند دیدگاه لازم را جهت رشد تجارت و تصمیم گیری های مهم به دست آورند.

معرفی نرم افزار: نرم افزار مدیریت منابع تولید