آشنایی با بودجه و برنامه ریزی برای آن

بسیاری از ما واژه بودجه را در ماه های پایانی سال و آن هم در رسانه های گروهی همچون تلویزیون یا رونامه های دیده و شنیده ایم. در ماه های پایانی سال که دولت به صرافت تعیین دخل و خرج خود در سال آینده می افتد، اخبار مربوط به بودجه بندی بخش های مختلف مالی توسط عموم مردم و علاقه مندان پیگیری می شود. اما مفهوم بودجه مسئله ای منحصر به دولت یا نهادهای اجتماعی بزرگ دیگر مانند کارخانه ها یا سازمان ها نیست.

در واقع با توجه به مفهوم بودجه نهادهای مختلف اجتماعی از کوچکترین آن، یعنی خانواده تا بزرگترین آن یعنی دولت ، برای برنامه ریزی و تعیین مسیر راه آینده مجبور به بودجه بندی و تعیین و تکلیف هزینه ها و منابع مالی خود هستند.

بودجه چیست ؟

بودجه در واقع تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی مشخص در آینده است که به منظور تحقق اهداف آینده صورت میگیرد؛ که شامل تعیین منابع کسب درآمد، اولویت بندی نیازها و محل تامین هزینه و برآورده کردن نیازهای مربوطه است. بعد از این تعریف کلی بد نیست اشاره ای تیتر وار به انواع بودجه ریزی هایی که امروزه در سازمان ها و نهادهای مختلف طراحی و پیگیری می شود داشته باشیم:

• بودجه ریز جامع
• بودجه ریزی عملیاتی و مالی
• بودجه ریزی نقدی
• بودجه ریزی هزینه های سرمایه ای
• بودجه ریزی ثابت
• بودجه ریزی انعطاف پذیر

فرایند بودجه ریزی

فرایند انطباق هزینه ها و نتایج امری است که در تمامی مراحل بودجه ریزی در دستور کار افراد و مدیران مالی مجموعه ای اقتصادی قرار دارد. این فرایند معمولا از مراحل زیر تشکیل می‌شود:

پایه‌گذاری اهداف بودجه ریزی

پیش از اقدام برای بودجه بندی جامع باید نسبت به اهداف سازمانی تعریف مشخصی داشته باشیم. معمولا تعیین اهداف در نظامی از اولویت های گوناگون تعیین می شود. در این راستا سیاست گزاران مجموعه های اقتصادی باید با هماهنگی کامل با بخش های مدیریتی و تولیدی آن مجموعه عمل نمایند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار مدیریت تولید پیمانی

تحلیل منابع در دسترس

از آن جایی که هدف از بودجه بندی تعیین هزینه های پیش روی سازمان و منابع مورد نیاز برای تامین هزینه های موجود است، سیاستگزاران اقتصادی و تیمی که وظیفه بودجه ریزی سازمان را بر عهده دارد، باید تحلیل مبتنی بر واقعیات اقتصادی محل سرمایه گذاری (به عنوان مثال ایران) و ظرفیت های سازمان خود برای جذب منابع باشد.

معرفی نرم افزار:‌ نرم افزار تحلیل صورت های مالی

مذاکره برای تخمین اجزای بودجه ریزی

همواره در مرحله برنامه ریزی و پیش بینی نیازها و نحوه تامین نیازها، مجموعه ای از نوسانات اقتصادی و مالی در میان است که برای هر کدام از اجزای متناظر با نوسانات مالی در بودجه باید اعداد و ارقام مربوطه تخمین زده شود. همچنین جایگاه هر کدام از اجزا در بودجه ریزی متناسب با اولویت های سازمان تعیین می شود که ممکن است در گذر زمان و با به وجود آمدن شرایط ناگزیر از تغییراتی جرئی باشیم. بنابراین در یک بودجه ریزی منسجم باید محل تغییرات احتمالی کاملا پیش بینی شود.

معرفی نرم افزار: نرم افزار برنامه ریزی تولید

هماهنگی و بررسی اجزای بودجه

در مرحله بعد، با تخمین اجزای بودجه و قرارگیری هر کدام از بخش ها در صحیح ترین محل خود در نظام بودجه، به پیش نویس اولیه ای از برنامه ها و هزینه های آینده سازمان دست یافته ایم.

بیشتر بدانید: روش‌های نرخ‌گذاری محصولات غذایی

تصویب نهایی بودجه

تصویب نهایی بودجه با حضور تمامی ذی نفعان و تصمیم گیران ارشد سازمان و همچنین مهره های کلیدی اجرای برنامه ها تصویب و برای اجرا آماده می شود. فراینده بعد از بودجه ریزی معمولا برای رسیدن به یک بودجه سازمان‌یافته، کمیته بودجه تشکیل می‌شود. این کمیته مقادیر در نظر گرفته‌شده در بودجه را کنترل می‌کند. همچنین این کمیته وظیفه راهنمایی کردن درباره‌ی رفع مشکلات احتمالی به ویژه اطلاعات مالی را دارد. موفقیت در فرایند بودجه بستگی به همکاری همه‌ی سطوح سازمانی دارد.

وظیفه کمیته بودجه با دستیابی به یک بودجه جامع خاتمه نمی‌یابد؛ زیرا مهم‌تر از تهیه بودجه اجرای آن و نظارت دقیق و انطباق آن با اطلاعات واقعی است. معمولا کمیته بودجه در مقاطع مختلفی از دوره مالی میزان تحقق بخش‌های مختلف بودجه را ارزیابی می‌کند و در صورت بروز انحراف، موضوع را از واحدهای مربوطه پیگیری و برای رفع مشکل تلاش می‌کند.

معرفی نرم افزار:‌ نرم افزار اموال و دارایی های ثابت

معرفی روش های بودجه ریزی

بودجه ریزی متداول

این نوع بودجه‌ریزی به بودجه‌ریزی سنتی نیز معروف است که در آن تنها به عملیات حسابداری از نوع دریافت تاکید و پرداخته می‌شود. در بودجه‌ریزی متداول اعتبارات هر سازمان دولتی به تفکیک فصول و مواردی که در دسته هزینه‌ها جای دارد تعیین می‌گردد. در این روش نوع و ماهیت هزینه‌ها تعیین می‌شود اما مشخص نمی‌شود که هر هزینه برای رسیدن به چه هدف و برنامه‌ای صرف می‌شود.

علت اینکه در گذشته نیز این روش نسبت به روش‌های دیگر بیشتر مورد استفاده قرار می‌گرفت نیز این بود که ارتباط نزدیکی با حسابداری دولتی و امکان اعمال کنترل بودجه داشت. در واقع در این روش اعداد و ارقام هزینه‌ها مشخص هستند اما معلوم نیست که هر رقم مربوط به چه هزینه‌ای است.

معایب روش بودجه‌ریزی متداول

• بین نتایج بدست آمده و هزینه‌هایی که صرف شده است ارتباط موثری وجود ندارد.
• چانه‌زنی‌هایی که انجام می‌شود برای بالا بردن اعتبارات است نه بهبود عملکرد.
• در بسیاری از موارد به دلیل مشخص نبودن نوع هزینه صرف شده منابع برای اهدافی غیر از هدف اصلی مصرف می‌شوند.
• مقدار محصول و خدمات تولید شده با منابع و هزینه‌های صرف شده تناسب ندارند.
• ملاک و اسنادی برای تخمین هزینه‌هایی که از منابعی که نیاز است صرف شود در دسترس نیست و تنها می‌توان به پرداختی‌های سال‌های قبل استناد کرد.
• تمامی ‌برنامه‌ها و فصول بودجه‌های تنظیم شده در بودجه‌ریزی متداول بصورت کلی تعیین می‌گردد.

بودجه ریزی برنامه ای

در این روش بودجه‌ای که قرار است در سازمان به واحدها تخصیص یابد طبق فعالیت و وظایف و برنامه‌های هر واحد می‌باشد. این روش نیز مانند بودجه‌ریزی متداول به طبقه بندی اعتبارات بر اساس فصول و مواد هزینه تاکید می‌گردد ولی با این تفاوت که اعتباری که برای هر کدام از برنامه‌ها و فعالیت‌ها در سازمان در نظر گرفته می‌شود در فصول و مواد هزینه پیش بینی‌هایی از قبل لحاظ می‌شود.

بودجه ریزی عملیاتی

این مورد نیز نوعی از بودجه ریزی برنامه ای اما به صورت پیشرفته است، اما قوانین و اصول خاص خودش را دارد، به عنوان مثال : روش اندازه کار انجام شده و قیمت تمام شده آن.

بودجه‌ریزی افزایشی

در این نوع از بودجه‌ریزی از برنامه بودجه حال حاضر که در حال اجرا می‌باشد به عنوان برنامه پایه استفاده می‌شود و با ایجاد تغییراتی بر روی آن یک برنامه نو و کامل ایجاد می‌شود. از مزایای این روش می‌توان به سادگی، هماهنگی و ثبات عملیاتی بودجه‌ریزی افزایشی اشاره نمود. همچنین در این روش اطمینان حاصل می‌شود که به مرور زمان کلیات بودجه تخصیص یافته تغییر نخواهد کرد. دیگر مزیت این روش این است که رقابت‌های داخلی برای دریافت بودجه بوجود نمی‌آید چون کلیات بودجه ثابت است و تلاش و رقابت برای افزایش بودجه دریافتی بی ثمر است.

معایب روش بودجه‌ریزی افزایشی

• کمرنگ شدن انگیزه برای بررسی جامع‌تر بر روی جزئیات بودجه
• کاهش رقابت و نداشتن انگیزه کافی برای تغییرات مثبت و نوآوری و خلاقیت در روند کار به علت ثابت بودن بودجه
• چشم‌ پوشی از عوامل خارجی و تغییرات بوجود آمده

بودجه‌ریزی بر مبنای صفر

در این نوع از بودجه‌ریزی باید برای تمامی ‌هزینه‌ها توضیح و توجیه وجود داشته باشد و برای همه آن‌ها برنامه‌ریزی انجام شود و به هر فعالیت و واحدی طبق اهمیت و اولویتش بودجه تخصیص یابد که این روش یکی از روش‌های پیشرفته بودجه‌ریزی می‌باشد و تاثیرات مثبتی در صرفه‌جویی هزینه‌ها و بهبود عملکرد دارد.

انواع برنامه ریزی بودجه بندی مالی

برنامه ریزی مالی: این برنامه ریزی به دسته تقسیم بندی می شود ، یکی برنامه ریزی کوتاه مدت و دومی برنامه ریزی بلند مدت.

برنامه ریزی مالی عملیاتی : برنامه ی مالی است که سودها و زیان های سازمانها را در بازه زمانی مشخص محاسبه می کند. در این روش می توانید هزینه ها و درآمد های آینده را طبق عملکرد گذشته پیش بینی کنید.

برنامه ریزی مالی استراتژیک : این برنامه ریزی مشخص می کند که کسب و کارها برای رسیدن به اهداف بلند مدت خود، چگونه باید مدیریت شوند.یک برنامه ریزی مالی درست تمام جوانب عملیاتی یک کسب و کار و تاثیر آن بر موقعیت مالی سازمان را در نظر می گیرد.

بیشتر بدانید: مدیریت ریسک

مزایا بودجه ریزی

• بودجه ریزی مدیریت و تمامی بخش های ذیربط را مجبور به برنامه ریزی و اقدام عملی برای تامین اهداف می کند
• با یک بودجه ریزی دقیق برای تمامی فعالیت های سازمان چارچوب و نقشه راه معینی ترسیم می شود
• وجود بودجه بندی در یک سازمان باعث هماهنگی بخش های مختلف سازمان و بهبود ارتباطات سازمانی می شود
• افزودن اثربخشی و بازدهی
• برقراری ارتباط شفاف میان منابع و کالا و خدماتی که قصد ارائه آن وجود دارد
• مدیریت عملکرد سازمانی و ترویج ابزارهای مدیریتی
• عملکرد کارشناسانه در فرایند اخذ بودجه از مراجع دیربط
• مستندسازی میزان عدالت در تخصیص اعتبارات
• وضوح زنجیره ارزش سازمانی و ایجاد امکان مدیریت زنجیره برای افزایش کارایی و اثربخشی منابع
• ایجاد تناسب بین اختیارات و مسئولیت های مدیران بخش های مختلف

محدودیت های بودجه ریزی

• همواره در اجزای بودجه و اولویت بندی نیازهای مختلف، تحلیل ها و قضاوت های شخصی وجود دارد که گاهی ممکن است کاملا با شرایط آینده و یا حال منطبق نباشد
• بودجه ریزی به دلیل تعیین چارچوب ها و مسیر پیش رو امکان ریسک کردن و امتحان روش ها یا زمینه های دیگر فعالیت های دیگر را از مدیران سلب می کند
• از آن جایی که فرایند بودجه ریزی معمولا برای مدت زمانی طولانی تهیه و ابلاغ می شود ممکن است با گذشت زمان با کمبود انگیزه و علاقه مدیران برای پیگیری تمام مفاد آن مواجه شویم.

بیشتر بدانید: خزانه داری در حسابداری چیست؟

سخن آخر

همانطور که در ابتدا اشاره شد، بودجه بندی به منظور شفاف سازی نتایج برنامه هایی است که در تصمیم گیری های مدیران سازمان ها و ادارات قرار دارند. در فرایند بودجه ریزی تمامی فعالیت های مستقیم و غیرمستقیم مورد نیاز در برنامه و همچنین تخمین دقیقی از فعالیت ها به عمل می آید. در نتیجه این فرایند، تصمیم سازی ها و برنامه ریزی های سازمانی، با حفظ اولویت و با تخصیص منابع متناسب با جایگاه خود در اجزای بودجه و منابع متناظر با آن و همچنین همواره بر مبنای شالوده ای واقعی از مجموعه نیازها و منابع سازمانی انجام خواهد گرفت که احتمال خطا و انحراف در آن ها به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

معرفی نرم افزار:‌ نرم افزار BOM

در نتیجه پیگیری مراحل بودجه بندی دقیق، مشورت و یاری گرفتن از افراد متخصص درون سازمانی و متخصص در این زمینه فواید بسیاری برای سازمان و مجموعه کاری به همراه خواهد داشت.