آشنایی با بودجه و برنامه ریزی برای آن

بسیاری از ما واژه بودجه را در ماه های پایانی سال و آن هم در رسانه های گروهی همچون تلویزیون یا رونامه های دیده و شنیده ایم. در ماه های پایانی سال که دولت به صرافت تعیین دخل و خرج خود در سال آینده می افتد، اخبار مربوط به بودجه بندی بخش های مختلف مالی توسط عموم مردم و علاقه مندان پیگیری می شود. اما مفهوم بودجه مسئله ای منحصر به دولت یا نهادهای اجتماعی بزرگ دیگر مانند کارخانجات یا سازمان ها نیست.

در واقع با توجه به مفهوم بودجه نهادهای مختلف اجتماعی از کوچکترین آن، یعنی خانواده تا بزرگترین آن یعنی دولت ، برای برنامه ریزی و تعیین مسیر راه آینده مجبور به بودجه بندی و تعیین و تکلیف هزینه های و منابع مالی خود هستند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار حسابداری فروش

بودجه چیست ؟

بودجه در واقع تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی مشخص در آینده محسوب می شود؛ که شامل تعیین منابع کسب درآمد، اولویت بندی نیازها و محل تامین هزینه و برآورده کردن نیازهای مربوطه است. بعد از این تعریف کلی بد نیست اشاره ای تیتروار به انواع بودجه هایی که امرزه در سازمان ها و نهادهای مختلف طراحی و پیگیری می شود داشته باشیم:

• بودجه جامع
• بودجه عملیاتی و مالی
• بودجه نقدی
• بودجه هزینه های سرمایه ای
• بودجه ثابت
• بودجه انعطاف پذیر

فرآیند بودجه ریزی

فرایند انطباق هزینه ها و نتایج امری است که در تمامی مراحل بودجه ریزی در دستور کار افراد و مدیران مالی مجموعه ای اقتصادی قرار دارد. این فرآیند معمولا از مراحل زیر تشکیل می‌شود:

پایه‌گذاری اهداف بودجه

پیش از اقدام برای بودجه بندی جامع باید نسبت به اهداف سازمانی تعریف مشخصی داشته باشیم. معمولا تعیین اهداف در نظامی از اولویت های گوناگون تعیین می شود. در این راستا سیاست گزاران مجموعه ای اقتصادی باید با هماهنگی کامل با بخش های مدیریتی و تولیدی آن مجموعه عمل نمایند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار مدیریت تولید پیمانی

تحلیل منابع در دسترس

از آن جایی که هدف از بودجه بندی تعیین هزینه های پیش روی سازمان و منابع مورد نیاز برای تامین هزینه های موجود است، سیاستگزاران اقتصادی و تیمی که وظیفه بودجه ریزی سازمان را بر عهده دارد، باید تحلیل مبتنی بر واقعیات اقتصادی محل سرمایه گذاری (به عنوان مثال ایران) و ظرفیت های سازمان خود برای جذب منابع باشد.

مذاکره برای تخمین اجزای بودجه

همواره در مرحله برنامه ریزی و پیش بینی نیازها و نحوه تامین نیازها، مجموعه ای از نوسانات اقتصادی و مالی در میان است که برای هر کدام از اجزای متناظر با نوسانات مالی در بودجه باید اعداد و ارقام مربوطه تخمین زده شود. همچنین جایگاه هر کدام از اجزا در بودجه ریزی متناسب با اولویت های سازمان تعیین می شود که ممکن است در گذر زمان و با به وجود آمدن شرایط ناگزیر از تغییراتی جرئی باشیم. بنابراین در یک بودجه ریزی منسجم باید محل تغییرات احتمالی کاملا پیش بینی شود.

هماهنگی و بررسی اجزای بودجه

در مرحله بعد، با تخمین اجزای بودجه و قرارگیری هر کدام از بخش ها در صحیح ترین محل خود در نظام بودجه، به پیش نویس اولیه ای از برنامه ها و هزینه های آینده سازمان دست یافته ایم.

تصویب نهایی بودجه

تصویب نهایی بودجه با حضور تمامی ذی نفعان و تصمیم گیران ارشد سازمان و همچنین مهره های کلیدی اجرای برنامه ها تصویب و برای اجرا آماده می شود. فراینده بعد از بودجه ریزی معمولا برای رسیدن به یک بودجه سازمان‌یافته، کمیته بودجه تشکیل می‌شود. این کمیته مقادیر در نظر گرفته‌شده در بودجه را کنترل می‌کند. همچنین این کمیته وظیفه راهنمایی کردن درباره‌ی رفع مشکلات احتمالی به ویژه اطلاعات مالی را دارد. موفقیت در فرآیند بودجه بستگی به همکاری همه‌ی سطوح سازمانی دارد.

وظیفه کمیته بودجه با دستیابی به یک بودجه جامع خاتمه نمی‌یابد؛ زیرا مهم‌تر از تهیه بودجه اجرای آن و نظارت دقیق و انطباق آن با اطلاعات واقعی است. معمولا کمیته بودجه در مقاطع مختلفی از دوره مالی میزان تحقق بخش‌های مختلف بودجه را ارزیابی می‌کند و در صورت بروز انحراف، موضوع را از واحدهای مربوطه پیگیری و برای رفع مشکل تلاش می‌کند.

مزایا بودجه ریزی

• بودجه ریزی مدیریت و تمامی بخش های ذیربط را مجبور به برنامه ریزی و اقدام عملی برای تامین اهداف می کند
• با یک بودجه ریزی دقیق برای تمامی فعالیت های سازمان چارچوب و نقشه راه معینی ترسیم می شود
• وجود بودجه بندی در یک سازمان باعث هماهنگی بخش های مختلف سازمان و بهبود ارتباطات سازمانی می شود
• افزودن اثربخشی و بازدهی
• برقراری ارتباط شفاف میان منابع و کالا و خدماتی که قصد ارائه آن وجود دارد
• مدیریت عملکرد سازمانی و ترویج ابزارهای مدیریتی
• عملکرد کارشناسانه در فرایند اخذ بودجه از مراجع دیربط
• مستندسازی میزان عدالت در تخصیص اعتبارات
• وضوح زنجیره ارزش سازمانی و ایجاد امکان مدیریت زنجیره برای افزایش کارایی و اثربخشی منابع
• ایجاد تناسب بین اختیارات و مسئولیت های مدیران بخش های مختلف

محدودیت های بودجه ریزی

• همواره در اجزای بودجه و اولویت بندی نیازهای مختلف، تحلیل ها و قضاوت های شخصی وجود دارد که گاهی ممکن است کاملا با شرایط آینده و یا حال منطبق نباشد
• بودجه ریزی به دلیل تعیین چارچوب ها و مسیر پیش رو امکان ریسک کردن و امتحان روش ها یا زمینه های دیگر فعالیت های دیگر را از مدیران سلب می کند
• از آن جایی که فرایند بودجه ریزی معمولا برای مدت زمانی طولانی تهیه و ابلاغ می شود ممکن است با گذشت زمان با کمبود انگیزه و علاقه مدیران برای پیگیری تمام مفاد آن مواجه شویم.

سخن آخر

همانطور که در ابتدا اشاره شد، بودجه بندی به منظور شفاف سازی نتایج برنامه هایی است که در تصمیم گیری های مدیران سازمان ها و ادارات قرار دارند. در فرایند بودجه ریزی تمامی فعالیت های مستقیم و غیرمستقیم مورد نیاز در برنامه و همچنین تخمین دقیقی از فعالیت ها به عمل می آید. در نتیجه این فرایند، تصمیم سازی ها و برنامه ریزی های سازمانی، با حفظ اولویت و با تخصیص منابع متناسب با جایگاه خود در اجزای بودجه و منابع متناظر با آن و همچنین همواره بر مبنای شالوده ای واقعی از مجموعه نیازها و منابع سازمانی انجام خواهد گرفت که احتمال خطا و انحراف در آن ها به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

در نتیجه پیگیری مراحل بودجه بندی دقیق، مشورت و یاری گرفتن از افراد متخصص درون سازمانی و متخصص در این زمینه فواید بسیاری برای سازمان و مجموعه کاری به همراه خواهد داشت.

سوالات متداول