شناسه ملی سند(شمس) چیست و چه کاربردی دارد؟

شناسه ملی سند که به اختصار شمس نام گذاری شد‌ه‌اند، شناسه‌ای است که بر مبنای ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، به صورت بارکد دو بعدی ایجاد می‌شود و بر روی نامه‌ها به ثبت می‌رسد. در نتیجه آن هویتی یکتایی برای اسنادی که به مکاتبات و اسناد دولتی مربوط می‌شود، شکل می‌گیرد.
از اهداف اصلی طراحی شناسه شمس، تشکیل شناسه‌ای یکتا می‌باشد که قابل پیگیری نیز می‌باشد. علاوه بر آن، افزایش سرعت و ایجاد سهولت در ثبت مکانیزه انواع مکاتبات از دیگر عواملی است که طراحی و ساخت این شناسه را سبب شده است. این شناسه، ویژگی بازخوانی و شناسایی از طریق اسکنر‌های مربوطه و یا دوربین تلفن‌های هوشمند را نیز دارا می‌باشد.

اهداف ساخت شناسه ملی سند

درج شناسه شمس طبق اصولی شکل گرفته است و دارای اهدافی است که در ادامه به برخی از آنها می‌پردازیم.‌
ایجاد شناسه یکتا برای اسناد مختلف، سهولت در پیگیری اسناد و نیز افزایش میزان سرعت و امنیت در ثبت مکانیزه انواع مکاتبات اداری از جمله اهداف درج شناسه شمس به شمار می‌روند. همچنین خطاهای انسانی از دیگر عواملی محسوب می‌شد که با درج این شناسه کاهش یافت. تمامی ‌این موارد سبب شد تا کیفیت نگارش نامه‌های کتبی و گزارشات اداری با کمترین میزان خطا و مشکلی ایجاد شود.

عناصر تشکیل‌دهنده سند شمس

سند شمس می‌تواند دارای بخش‌های مختلفی باشد. شماره نامه، کد ملی، پست الکترونیک، شناسه منحصر به فرد عمومی، تاریخ و ساعت ثبت و شناسه ملی سازمان از جمله ساختار آن محسوب می‌شوند که در ادامه به بررسی مختصری از هر یک می‌پردازیم.

1.شماره نامه

در تمامی ‌سازمان‌ها و شرکت‌ها قواعد داخلی اجرا می‌شوند. طبق این موارد برای هر سند شماره‌ای یکتا در نظر گرفته می‌شود. گاها این شماره به همراه تاریخی ثبت می‌شود. نکته مهم آن است که این شناسه در مکاتباتی که میان سازمان‌ها رخ می‌دهد، منحصر به فرد نمی‌باشد. به همین جهت نمی‌توان با استفاده از آن سند ویژه‌ای را در میان تمامی ‌دستگاه‌های اجرایی به دست آورد. شماره نامه توسط سازمان ایجاد کننده نامه تولید می‌شود و به طور کلی در سربرگ نوشته می‌گردد. حداکثر کاراکتر‌های این شماره نیز می‌بایست ۲۰ عدد باشد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار دريافت و پرداخت

2.کد ملی

کد ملی از دیگر اجزای تشکیل دهنده سند شمس به شمار می‌رود که می‌بایست دارای ۲۰کاراکتر باشد. زمانی که دو امضا کننده نامه را امضا کنند، ۱۰کاراکتر اول مربوط به کد ملی امضا کننده اول می‌باشد و ۱۰کاراکتر دوم به امضاکننده دوم مربوط می‌شود.

3.پست الکترونیک

پست الکترونیک که توسط سازمان‌های ایجاد کننده و یا شروع کننده مکاتبات درج می‌شود، می‌تواند تا سقف 30 کاراکتر را داشته باشد. در حقیقت منظور همان ایمیل ثبت شده در سازمان می‌باشد. پست الکترونیکی همان آدرس به ثبت رسیده در شبکه دولت می‌باشد.

بیشتر بدانید: آشنایی کامل با تعیین عوامل امتیازی در سیستم کارگزینی

4.شناسه منحصر به فرد عمومی

شناسه منحصر به فرد عمومی‌که به اختصار GUID 3‌ نیز نامیده می‌شود، توسط سامانه‌های اتوماسیون مکاتبات اداری تهیه می‌شود. علاوه بر این، شناسه منحصر به فرد عمومی ‌در اسناد ECE 4 نیز ثبت می‌شود که به طور معمول دارای 36 کاراکتر می‌باشد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حسابداری انبار

5.تاریخ و ساعت ثبت

در سند شمس، تاریخ و ساعت ثبت و صدور به صورت قالب روز، ماه و ساعت به ثبت رسیده است. این کد می‌بایست به طور دقیق دارای 19 کاراکتر باشد.

6.شناسه ملی سازمان

این بخش مربوط به شناسه ملی سازمان ایجاد کننده است. این بخش دارای 11 کاراکتر می‌باشد که در سازمان‌های ثبت انواع شرکت‌ها به هر سازمانی به صورت ویژه ارائه می‌شود.

از نکات مهمی‌که در تعریف شناسه شمس می‌توان به آن اشاره کرد، ثبت و درج برخی از اجزای تشکیل دهنده کد شمس نظیر شماره نامه و همچنین تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه منحصر به فرد عمومی ‌به صورت اجباری می‌باشد.

از میان مشخصاتی نظیر کد ملی امضا کننده، پست الکترونیک سازمان‌ها و یا شناسه ملی سازمان ایجاد کننده می‌بایست دست کم یک مورد از آنها در شناسه شمس درج شود.

معرفی نرم افزار: نرم افزار مدیریت انبارداری

ثبت شناسه سند مراحل فعال سازی را دارد که در ادامه به ترتیب به آنها اشاره می‌کنیم.

1. در مرحله اول فعال سازی شناسه سند باید نرم افزار اسکن ویژه بارکد را از نهاد ریاست جمهوری دریافت کنید.
2. در مرحله دوم می‌بایست شبکه دولت را راه اندازی کنید. حتما دقت کنید که سیستم اتوماسیون اداری شما به هیچ عنوان به شبکه دولت متصل نباشد.
3. مرحله سوم فعال سازی شناسه سند ارتقا نگارش سیستم جامع پرکار و یا اتوماسیون اداری Eorg در آخرین ورژن خود می‌باشد.

امروزه انواع سازمان‌ها و اداره‌جات بر مبنای قواعد داخلی ویژه خود برای هر سند و یا مکاتبه اداری یک شماره را در نظر می‌گیرند. شناسه یکتای داخلی مربوط به اسناد می‌باشد. این شماره ممکن است به همراه تاریخ نامه شناسه یکتا شود. نکته مهم آن است که این شناسه قابلیت ایجاد یکتایی مابین سازمان‌ها را ندارد. در این صورت از طریق آن نمی‌توانید به یک مکاتبه و یا یک سند ویژه میان تمامی‌ دستگاه‌های اجرایی دست یابید.

بیشتر بدانید: نرم افزارهای کاربردی برای موسسات حسابداری و مالی

ایجاد و تشکیل شناسه‌ای یکتا به طوری که قابلیت شناسایی و بهره برداری ساده و با سرعت بالا را داشته باشد، وضعیت مطلوبی را ایجاد خواهد کرد. به عبارتی، اگر با انواع اقلام اطلاعاتی که می‌توانند به صورت مستقیم و یا غیر مستقیم از نامه قابل استخراج باشند، بتوانید ترکیبی ایجاد کنید که شناسه یکتایی در سطح ملی یعنی میان همگی دستگاه‌های اجرایی ساخته بشود، امکان شناسایی ساده فراهم می‌شود و می‌توانید پیگیری‌های خود را به راحتی انجام دهید.
در این مقاله سعی کردیم تا شما را با مفهوم، مشخصات و کاربرد‌های شناسه ملی سند (شمس) آشنا کنیم. شما می‌توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر به سایت‌های مختلف مراجعه کنید تا از جزییات اطلاعات مربوط به این کد آگاه شوید.