انواع مختلف کاربرگ حسابداری و نحوه تهیه آن

حسابداران در سازمان‌ها برای بستن حساب‌ها و صورت‌های مالی از یک فرم پیش نویس برای انجام اصلاحات استفاده ‌می‌کنند که به این فرم پیش نویس کار برگ ‌می‌گویند که تنها برای اطمینان بخشیدن به حسابداران از انجام کارهای خود قبل از رسمی‌ کردن حساب‌ها ‌می‌باشد. در ادامه به تعریف کلی کاربرگ و کاربرگ حسابداری و نحوه تهیه آن پرداخته ‌می‌شود.

کاربرگ چیست و چگونه از آن استفاده باید کرد؟

کاربرگ‌ها به عنوان نوعی برگه چرک نویس ثبت حساب‌ها قبل از ورود به دفتر کل مورد استفاده قرار ‌می‌گیرند تا پس از اینکه از صحت آن‌ها اطمینان حاصل شد بصورت رسمی ‌ثبت گردند. کاربرگ‌ها انواع متفاوتی دارند که برای حسابداران و حسابرسان طراحی ‌می‌شود. کاربرگ‌ها بصورت فر‌می ‌با چندین ستون که برای ثبت اطلاعات است در نظر گرفته ‌می‌شوند.

نحوه استفاده از کاربرگ‌ها به چه صورت است؟

کاربرگ‌ها وسیله‌ای برای جلوگیری از خطا کردن در محاسبات مالی و حسابداری ‌می‌باشند. اصولا حسابداران برای اینکه در هنگام ثبت حساب‌ها در دفتر رسمی ‌یا روزنامه اشتباهی مرتکب نشوند ابتدا آن‌ها را بصورت آزمایشی در کاربرگ خود ثبت ‌می‌کنند، زیرا اگر در دفاتر اصلی اشتباه کنند رفع ایرادات بوجود آمده کار دشواری ‌می‌باشد.

کاربرگ‌ها اغلب دارای 10 ستون ‌می‌باشند اما ‌می‌توان بر حسب نیاز تعداد آنها را تغییر داد. در ستون اول آن اطلاعات حساب‌هایی که قرار است به محاسبه آن‌ها پرداخت شود ثبت ‌می‌شود و حسابدار رسمی متوجه اشتباهات و ایرادهای خود ‌می‌گردد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار خرید و تدارکات

توضیح کاربرگ حسابداری

کاربرگ حسابداری یا همان فرم پیش نویس ثبت داده‌های مورد نیاز برای محاسبات دارای چندین ستون است که عنوان این ستون‌ها به ترتیب نام حساب‌ها، تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح شده، میزان سود و زیان و ترازنامه ‌می‌باشد. برای قرار دادن حساب‌ها در ستون‌های کاربرگ حسابداری باید به صورتی عمل کرد که ابتدا دارایی‌ها و بعد از آن بدهی‌ها قرار گیرد. در سومین جایگاه باید حقوق سهامداران و درآمد‌ها و هزینه‌هایشان ثبت شود و در سایر ستون‌ها بقیه داده‌ها ثبت ‌می‌گردند.

طرز تهیه کاربرگ حسابداری چگونه است؟

قبل از آغاز کار باید نحوه تهیه یک کاربرگ حسابداری دقیق را دانست. در تهیه کاربرگ حسابداری باید ستون‌های آن را که هرکدام دارای اطلاعاتی از حساب‌ها ‌می‌باشد ایجاد نمود و آن‌ها را با دقت هرچه تمام تر پر کرد.

برای تهیه این فرم پیش نویس ابتدا باید در برنامه اکسل یک جدول 10 ستونه را رسم کرد. در ضمن یک ستون در اول کار برای نام موسسه و سال مالی آن باید در نظر گرفت. این ده ستون از 5 ستون اصلی که هر کدام به دو بخش بدهکار و بستانکار تقسیم ‌می‌شوند تشکیل شده است. پس از جمع کردن بدهکار و بستانکار در ستون‌ها در زیر آن‌ها برای تایید خطی کشیده ‌می‌شود. در ادامه بخش‌های تشکیل دهنده کاربرگ توضیح داده ‌می‌شود.

ستون تراز آزمایشی

در بخش تراز آزمایشی حسابداران مانده حساب و نام حساب‌ها را بطور مستقیم از دفتر کل به ستون‌های بدهکار و بستانکار تراز آزمایشی انتقال ‌می‌دهند.

نرم افزار: نرم افزار مدیریت انبارداری

ستون اصلاحات و تغییرات

این ستون برای ثبت نمودن اصلاحات انجام ‌می‌شود. این ثبت‌ها با همان ترتیب دفتر روزنامه در کاربرگ نیز باید یادداشت گردد و سپس بعد از چک نمودن آن و اطمینان از درستی ستون‌های بدهکار و بستانکار این اعداد باهم جمع ‌می‌شود و باید در نهایت در صورتی که جمع دو ستون برابر باشد خطی موازی کشیده ‌‌شود.

ستون تراز آزمایشی اصلاح شده در کاربرگ

در این ستون که خود دارای دو بخش بدهکار و بستانکار ‌می‌باشد حاصل جمع دو ستون قبلی یعنی ستون‌های تراز آزمایشی و اصلاحات با هم جمع ‌می‌شوند و باتوجه به منفی یا مثبت شدن اعداد در یکی از ستون‌های بدهکار و یا بستانکار قرار ‌می‌گیرند. حال اگر حسابی در بخش تراز آزمایشی بدهکار بوده باشد و در اصلاحات نیز بدهکار باشد مجموع این دو عدد در قسمت بدهکار ستون تراز آزمایشی اصلاح شده قرار ‌می‌گیرد و اگر هر دو بستانکار باشند در ستون بستانکار یادداشت ‌می‌شود. حال اگر یکی از آنها در ستون بدهکار و دیگری در ستون بستانکار باشد اختلاف آنها در این ستون‌ها قرار ‌می‌گیرد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار تحلیل صورت های مالی

بخش سود و زیان در کار برگ

در این ستون‌ها داده‌های مربوط به مانده درآمدها و هزینه‌های تراز اصلاح شده ثبت ‌می‌شود و جمع درآمد‌ها در قسمت بستانکار سود و زیان و جمع هزینه‌ها در ستون بدهکار ثبت ‌می‌گردد. حال اگر مقدار بستانکارها بیشتر از بدهکارها باشد یعنی سودی بدست آمده و اگر برعکس باشد یعنی زیان حاصل شده است.

ستون ترازنامه در کاربرگ حسابداری

در این ستون اطلاعات مربوط به حساب‌های سرمایه، برداشت، بدهی‌ها و دارایی‌ها ‌می‌باشد که دارایی‌ها و برداشت‌ها در قسمت بدهکار ترازنامه ثبت ‌می‌شود و بدهی‌ها، سرمایه و حتی استهلاک‌ها در قیمت بستانکار قرار ‌می‌گیرد.

حال باید مطمئن بود که تما‌می ‌مانده حساب‌ها از تراز آزمایشی اصلاح شده به ستون‌های سود و زیان و ترازنامه انتقال یافته است. بعد از انتقال آنها ستون‌های سود و زیان و ترازنامه با هم جمع ‌می‌شوند و با جمع جبری بدهکار و بستانکار‌ها سود و زیان کلی بدست ‌می‌آید. اگر در ستون سود و زیان جمع بدهکارها بیشتر از بستانکارها بود (یعنی هزینه‌ها بیشتر از درآمد‌ها) یعنی سازمان زیان‌ده بوده است و اگر برعکس بود یعنی سازمان سودده بوده است. در نهایت جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار ثبت ‌می‌شود و اگر باهم برابر بودند برای تایید درستی زیر آنها خط تایید کشیده ‌می‌شود.

به تما‌می‌حسابداران و حسابرسان برای سهولت انجام کار و جلوگیری از بروز خطا و مشکل توصیه ‌می‌شود حتما از کاربرگ‌ها استفاده کنند و با پیشروی گام به گام در تکمیل این فرم ایرادات آن را قبل از ایجاد مشکل بزرگ اصلاح کنند.