close
ارتباط با ما
اطلاعات تماس اطلاعات تماس
  • پشتیبانی
  • ٨٨٥٣٢٩٧٩-٠٢١
  • ٨٨٥٣٢٩٨٠-٠٢١
  • ٨٨٥٣٢٩٨١-٠٢١
  • ٨٨٥٣٢٩٨٢-٠٢١
  • فروش
  • ٨٨٧٣٦٥٠٥-٠٢١
  • ٨٨٧٣٦٥٠٦-٠٢١
ایمیل منتظر نظرات و پيشنهادات ارزشمند شما هستيم
close

درخواست جلسه نمایش نرم افزارها

لطفا برای در خواست جلسه نمایش نرم افزارهای طرح اندیشان پویا اطلاعات فرم زیر را تكمیل كنید تا در اسرع وقت جهت هماهنگی های بعدی با شما تماس گرفته شود.
نقش کارتابل در اتوماسیون اداری

نقش کارتابل در اتوماسیون اداری

کارتابل

کارتابل مهمترین اصل در هر نرم افزاراتوماسیون اداری محسوب می شود. ساختار، ویژگی ها و امکانات موجود در آن را می تواند معیار خوبی جهت سنجش پختگی و کامل بودن یک سامانه اتوماسیون اداری محسوب شود. ارائه یک تحلیل منطقی و صحیح از این مفهوم مهم می تواند به یک محصول اتوماسیون منسجم و همگن منجر گردد. بر عکس این ماجرا در صورتی که تصویر درستی از نقش کارتابل در ذهن طراحان چنین سیستمی شکل نگرید، با یک اتوماسیون ضعیف، مغشوش و سردرگم مواجه خواهیم شد.


مفهوم کارتابل در سیستم اتوماسیون اداری

نقش کارتابل به عنوان یک ابزار می تواند فیزیکی باشد. مثل آنچه که در گذشته نه چندان دور برای مدت طولانی، مورد استفاده مدیران و کارمندان ادارات قرار می گرفت. کارتابل ممکن است الکترونیکی باشد. مثل آنچه که امروزه در اغلب سامانه های اتوماسیون اداری ارائه شده و باید توجه داشت که الکترونیکی بودن کارتابل نباید ماهیت و کارکرد آن را دچار تغییر کند.

وجود کارتابل برای رسیدگی به کارها و وظایف تعریف شده است. بنابراین در کارتابل باید ابزار و امکانات لازم جهت رسیدگی به کارها و انجام اقدامات مرتبط استفاده شود. اقداماتی نظیر بررسی کار، ارجاع آن به مسئولین بعدی، تعیین تکلیف و بایگانی کردن آن برای مراجعات بعدی، ثبت اقدامات لازم و کارهایی از این قبیل میباست صورت بگیرد.

معرفی نرم افزار: سیستم حسابداری فروش

کارتابل در اتوماسیون اداری

معیارهای سنجش کارتابل

کارتابل باید امکانات رسیدگی به کارها را در دسترس مسئولین قرار دهد تا بتواند به راحتی از عهده وظایف محول شده برآید. بنابراین باید در کارتابل های مکانیزه امروزی که بعنوان قسمتی از سامانه اتوماسیون اداری سازمان ها در اختیار کاربران قرار می گیرد، شاهد این امکانات و ابزارها باشیم. در یک نگاه کلی می توانیم سه ویژگی سادگی، انعطاف و پوشا بودن کارتابل ها را از مهمترین معیارهای سنجش یک کارتابل مناسب در نظر بگیریم. امکاناتی که در کارتابل ارائه شده نباید با این سه ویژگی در تضاد باشند، بلکه باید آنها را تقویت کند.


ویژگی های ساختاری کارتابل

سادگی کارتابل

وجود امکانات متعدد در کارتابل ها باعث شلوغی و پیچیدگی آن می شود. در نتیجه بجای این که به کاربر کمک کند، باعث سردرگمی می گردد. در اینجا نقش طراح متبحر UI/UX برجسته می شود. هرچند این موضوع تا حدودی نیز به مفاهیم تحلیلی و ساختار درنظر گرفته شده برای کارتابل هم مربوط خواهد شد.

منعطف بودن کارتابل

سادگی یک کارتابل نباید از کارآمدی و انعطاف آن ممانعت کند، به همین جهت نقش کارتابل باید این قابلیت را داشته باشد که کاربران در عین احساس راحتی و سادگی کار با آن، کمبودی احساس نکنند.

پوشا بودن کارتابل

یک کارتابل مطلوب باید نسبت به تمامی کارها و مسئولیت ها پوشا باشد. کارتابلی که مختص به یک یا چند نوع ورودی تعیین شده باشد کارتابل کاملی نخواهد بود. معمولا در سامانه های یکپارچه که مجموعه ای از برنامه های کاربردی هستند و در کنار یکدیگر به تبادل داده و موجودیت اطلاعاتی می پردازند، وجود کارتابلی که بتواند از تمامی این داده ها پشتیبانی کند و چرخه فرایندی سازمان را کامل نماید، نمایانگر تحلیل یک کارتابل کامل و مناسب است.

معرفی نرم افزار: سیستم حسابداری مالی

ویژگی های کارتابل

ویژگی های کاربردی یک کارتابل مناسب

  • مستقل بودن از مرورگرها
  • قابلیت استفاده بر روی انواع دستگاه های مختلف
  • چند زبانه بودن کارتابل
  • قابلیت خودکار سازی کارتابل

مزیت های استفاده از کارتابل

  • امکان تعریف کارتابل برای مدیران، کارشناسان و کارمندان
  • توزیع سریع نامه های وارده بین گیرندگان داخلی سازمان
  • امکان ارجاع همزمان یک نامه وارده به چندین واحد یا شخص
  • امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص
  • امکان تعریف کارتابل برای هر واحد
  • نمایش سریع نامه های مرتبط با نامه
  • امکان ثبت نامه های داخلی، پیش نویس و جواب نامه
  • پاسخ به نامه های وارده و نامه های داخلی جهت تسریع در عملکرد پاسخگویی
  • نمایش مشخصات نامه های ارجاعی بدون باز نمودن نامه ها در صفحه اصلی کارتابل
  • ارجاع نامه توسط یک پرسنل برای پرسنل یا واحدهای دیگر با رعایت سطح دسترسی
  • امکان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها درکارتابل به دلخواه بر حسب،تاریخ ثبت، تاریخ ارجاع، موضوع، شماره نامه ، …
  • تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده هر مدیر در سرویس ارجاعات نامه به منظور نوشتن سریع دستورات با استفاده از کلید های میانبر
  • گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
  • امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
  • امکان ارسال پیام کوتاه (SMS) از طریق کارتابل
مزیت های استفاده از کارتابل

خدمات ارائه شده توسط یک کارتابل مناسب

متصدی کارتابل جهت رسیدگی هرچه بهتر به امور خود باید بتواند امکانات و ابزار لازم را در اختیار داشته باشد. در نتیجه عملیات مربوطه را بدون مشکل و با سرعت بالا انجام خواهد داد. مهمترین عملیات هایی که نقش کارتابل پر رنگ می کند شامل موارد زیر است.

معرفی نرم افزار: سیستم حقوق و دستمزد

گزینش و جستجو

تقریبا ابزارهای گزینش و جستجو تقریبا مشابه هم هستند. هردو کاربرد یکسانی دارند اما نحوه کاربری آنها کمی متفاوت است. بر حسب موقعیت های مختلف امکان دارد کاربر ترجیح بدهد از یکی از آنها استفاده کند. گزینش و فیلتر کردن محتویات کارتابل از بدیهی ترین امکانات یک کارتابل خوب است.

شخصی سازی

کارتابل در اتوماسیون اداری باید حاوی مجموعه ای از امکانات باشد که به کاربر اجازه دهد چینش کارتابل و کلیه امکانات آن را به نحوه دلخواه خود تغییر دهد و یا مرتب سازی کند. شخصی سازی تاثیر فوق العاده ای در راحتی و رضایت کاربر خواهد داشت.

خدمات یک کارتابل

نشانه گذاری

این ابزار به کاربر کمک می کند امور ارجاعی مورد نظر خود را علامت گذاری کرده و مجددا بر حسب نیاز، براحتی به آنها مراجعه نماید.

سنجاق کردن

کاربر می تواند اموری مهمی را که نمی خواهد در لابلای کارهای دیگر گم شود به نحوی در بالای لیست کارهای خود سنجاق نماید. به صورتی که که حتی با ورود کاری جدید، کار سنجاق شده در بالای لیست باقی خواهد ماند.

واگذاری

زمانی که مسئول کارتابل به هر علتی برای مدتی با کارتابل خود کار نکند، باید بتواند آن را به فرد جایگزین خود تفویض کند. متصدی کارتابل اتوماسیون اداری باید بتواند زمانی را هم برای واگذاری کارتابل خود تعیین کند که با انقضای آن بصورت خودکار، کارتابل و مسئولیت های آن از فرد جانشین سلب و به متصدی اصلی ارجاع داده شود.

دستور سازی

ایجاد بسته های دستوری یکی دیگر از امکانات مفید در تعیین نقش کارتابل است. در واقع به کاربر اجازه می هد بتواند بخشی از دستورهای عملیاتی روتین و پرکاربرد خود را در به شکل یک بسته دستوری واحد تعریف کند و بطور مکرر آن را مورد استفاده قرار دهد.

رجوع به تاریخچه

بعضی اوقات نیاز است به کاری که در گذشته رسیدگی شده و اکنون در کارتابل نیست رجوع کنیم. در صورتی که ویژگی مشخصی از آن بخاطر نداریم. وجود ابزاری برای بررسی تاریخچه کارتابل بر حسب تاریخ می تواند ما را در دستیابی به این اطلاعات کمک کند.

بایگانی کردن

بایگانی کردن امور و مستندات یکی از نیازهای معمول مرسوم در سیستم های مکانیزه است. بایگانی هم از مستثنا نبوده و یک کارتابل خوب ابزارهای مناسبی را برای بایگانی کارها، تفکیک و شخصی سازی در اختیار کاربر قرار داده است.


جمع بندی

نقش کارتابل در سیستم اتوماسیون اداری فراهم سازی محیطی است که کاربران سیستم اعم از مدیر، کارشناس و کارمند جهت مشاهده، رسیدگی و پیگیری امور جاری خود مثل نامه ها، یادداشت ها، یادآوری ها به آن مراجعه می‌کنند. در سیستم اتوماسیون اداری، ابزار کارتابل به شکل الکترونیک تعریف شده و برای هر سمت اداری تعریف شده است. این ابزار در اختیار کارکنان یک شرکت قرار می‌گیرد تا کاربران با مراجعه به آن، امور جاری خود را به آسان ‌ترین شکل ممکن بررسی کرده و به انجام برسانند.

سوالات متداول

  • مستقل بودن از مرورگرها
  • قابلیت استفاده بر روی انواع دستگاه های مختلف
  • چند زبانه بودن کارتابل
  • قابلیت خودکار سازی کارتابل

گزینش و جستجو، شخصی سازی، نشانه گذاری، سنجاق کردن، واگذاری، دستور سازی، رجوع به تاریخچه، بایگانی کردن


نرم افزار های کاربردی

نرم افزار انبار تعدادی امکان طبقه بندی پویا بابت مواد اولیه، کالاهای نیمه ساخته و محصول و سایر کالاهای موجود در انبار را متناسب با کسب و کار فراهم می سازد. همچنین ورود و خروج کالاها به سادگی و هماهنگ با فرآیندهای مرتبط و جاری در سازمان قابل مدیریت می باشد.
نرم افزار خزانه داری امکان مدیریت کلیه فرایندهای مرتبط با وجوه نقد سازمان را فراهم می سازد. تهیه گزارش های گردش وجوه نقد در بازه های زمانی مختلف تصمیم گیری های مدیریتی را ساده تر می سازد.
نرم افزار فروش فروشگاهی در کنار نرم افزار حسابداری فروش امکان مدیریت فروش کلیه شعبه ها را فراهم می سازد. کلیه فرآیندهای اجرا شده در این نرم افزار با نرم افزارهای انبار، حسابداری انبار، حسابداری فروش و خزانه داری ارتباط دارند.

دیدگاه‌ها
دیدگاهتان را بنویسید
نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

تماس
تماس
دمو
دمو