بهبود فرایندها با نرم افزار اتوماسیون اداری

آنچه در بهبود فرایندها با نرم افزار اتوماسیون اداری خواهید خواند:

• معایب انجام سنتی فعالیت ها در سازمان ها
• نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟
• مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
• بهبود فرایندها با نرم افزار اتوماسیون اداری

اداره مجموعه های بزرگ با تعداد زیادی از کارمندان و کارکنانی که تحت عناوین مختلف با آن مجموعه همکاری می کنند، از گذشته یکی از دغدغه های مسئولین منابع انسانی و مدیران ارشد دولتی، شرکت های خصوصی، ادارات و سازمان ها بوده است. نحوه حضور و غیاب تا بررسی عملکرد ماهانه و شرح صورتحساب حقوق و مزایا و بسیاری از چارچوب ها و ضوابط بین کارفرما و کارمند که رسیدگی به هر کدام بدون داشتن سامانه یا سیستمی جامع که روابط اداری را همزمان با صرفه جویی در زمان و حفظ دقت، نظم بخشد؛ غیرممکن به نظر می آید.

در گذشته که از رواج نرم افزارهای اتوماسیون اداری خبری نبود و هنوز شرکت های ارائه دهنده این قبیل نرم افزارها به بازار ارائه و فروش خدمات راه نیافته بودند، تنظیم روابط کارفرما و کارمند و یا ارتباط یک ارگان دولتی با نهاد یا بخش دیگر به واسطه نامه نگاری ها و ارسال پست و این قبیل ابزارهای سنتی انجام می گرفت. صرف وقت و هزینه زیاد، طولانی شدن فرایند ارتباط گیری و پیگیری امور اداری و کند شدن روند رسیدگی به برنامه ها و سیاست های کاری از جمله اشکالات و نقص های سیستم قدیمی نامه نگاری به شمار می آیند.

معایب انجام سنتی فعالیت ها در سازمان ها

در فرآیندهای دستی ممکن است مشکلات بسیاری رخ دهد که ناشی از خطای انسانی است برخی از اشتباهات رایج در کسب و کارهای سنتی عبارتند از:

• از دست رفتن اطلاعات
• برقراری ارتباط دشوار و نا فرجام با مشتری
• وارد شدن داده های تکراری
• ناتوانی در ارائه با کیفیت خدمات پس از فروش
• عدم توانایی در گزارش و نظارت بر روند کار و …

قبل از ورود به جزئیات نحوه عملکرد و مزایایی که نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای سازمان ها و ادارات بزرگ به ارمغان آورده اند، ارائه تعاریف مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری و تاریخچه مختصری از آن، خالی از لطف نیست.

بیشتر بدانید: معرفی نرم افزارهای کاربردی در سیستم اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

Office Automation یا اتوماسیون اداری به سامانه و سازوکاری اطلاق می شود که در آن اطلاعات (یا دیتا) کامپیوترهای یک سازمان به کمک شبکه و به واسطه برنامه نرم افزاری مشترک یا شبکه، به یکدیگر متصل می شوند. نتیجه اتصال کامپیوترهای کاربران مختلف یک سازمان یا اداره به مرکز اطلاعات مشترک این است که انتقال اطلاعات، آمار، نامه ها و درخواست های اداری و همچنین دستورالعمل های مدیریتی به آسانی و بدون صرف زمان زیاد میسر می شود.

در واقع اتوماسیون اداری ابزارهایی در اختیار مجموعه های دولتی و خصوصی قرار می دهد که با استفاده از آن ها می توان فعالیت های مختلف سازمان از جمله هماهنگی جلسات، مدیریت داده های اداری، پردازش داده های صوتی و تصویری و همچنین مستندسازی مکاتبات، کنترل داده های عددی و ثبت آرشیو را بدون نیاز به تخصیص فضای فیزیکی بزرگ و استخدام نیروی مازاد برای این امر، انجام داد.

بیشتر بدانید: نقش کارتابل در اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

• نگهداری از داده ها: در این روش اطلاعات و کلیه اسناد و مدارک همیشه در سیستم باقی می ماند و امکان نابودی آن به حداقل می رسد.
• افزایش قابل توجه راندمان: کلیه فعالیت های سازمان به لطف هشدارها و یادآوری در اسرع وقت و بدون از دست رفتن زمان انجام می شود.
• ارائه گزارش های شفاف: ابزارهای گزارشگری و مانیتورینگ در این سیستم های جدید تعبیه شده اند و در نتیجه امکان مشاهده کامل عملکرد و فعالیت را از طریق داشبورد فراهم می کنند.

روش های بهبود فرایندها با نرم افزار اتوماسیون اداری

ثبت آرشیو

یکی از فرایندهایی که پیگیری و تکمیل آن مخصوصا در ادارات و سازمان های بزرگ اهمیت بسیار و همچنین انجام آن به فضا و نیروی انسانی مجزا و پرشماری نیاز دارد، ثبت آرشیو و انجام امور بایگانی است. با ورود نرم افزارهای اتوماسیون اداری به ادارات و سازمان ها و انجام کلیه امور اداری و مکاتبات درون و برون سازمانی با این قبیل سامانه ها، کار ثبت آرشیو و مستندسازی مکاتبات نیز سهولت و سرعت بیشتری پیدا کرد.

بیشتر بدانید: استفاده از تکنولوژیRFID در انبارداری

مکاتبات برون سازمانی

اگر حتی در شرایطی تصور انجام مکاتبات و روابط اداری در داخل سازمان یا اداره ای بدون سامانه اتوماسیون اداری ممکن باشد، در نظر آوردن سختی ها و هزینه های مکاتبات برون سازمانی و روند کند به ثمر رسیدن این قبیل پیگیری ها، بدون سامانه اتوماسیون اداری، ما را از زحمت تصور چنین فرایندی بازمی دارد! با امکاناتی که نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای سازمان ها و شرکت های مختلف فراهم آورده اند، امکان مکاتبات برون سازمانی در کمترین زمان و سهولت پیگیری درخواست، علی رغم فاصله مکانی زیاد، میسر شده است.

همچنین در شرایطی که سخن از دولت الکترونیک در میان است و از طرفی سختی رفت و آمد درون شهری درشهرهای بزرگ و هزینه های زیاد رفت و آمد گسترده برای شهروندان و شهرداری ها، پیگیری امور اداری به واسطه پرتال مکاتبات برون سازمانی رضایت دوطرفه ای را هم برای کارمندان ادارات و هم ارباب رجوع به ارمغان آورده است؛ زیرا با وجود سامانه اتوماسیون اداری دیگر نیازی به مراجعه حضوری ارباب رجوع به محل اداره مورد نظر و پیگیری درصد پیشرفت کار، وجود ندارد و هر کسی در محل زندگی و یا کار تنها با داشتن دسترسی به اینترنت می تواند پیگیری کار خود را انجام دهد.

افزایش سرعت و مکاتبات در نرم افزار سامانه مودیان

کارتابل آفلاین

سامانه های اتوماسیون اداری به دو شیوه شبکه محلی و تحت وب راه اندازی می شوند. برای قسمت هایی از سامانه اتوماسیون که از حساسیت بیشتری برخوردارند و نیاز به دسترسی همیشگی به آن ها، نگرانی قطعی یا عدم دسترسی به اینترنت را به همراه دارد، سازوکار دسترسی آفلاین نیز در نظر گرفته شده است تا مدیران و کارمندان بتوانند در هر نقطه جغرافیایی و بدون محدودیت به اطلاعات مورد نظر دسترسی داشته و در جریان پیگیری امور مجموعه خود قرار بگیرند.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حقوق و دستمزد

مدیریت جلسات

بخش مهمی از مکاتبات درون یا برون سازمانی برای برگزاری جلسات، برنامه ها و همایش های مختلف انجام می گیرد. در هر کدام از موارد فوق زمانبندی و نگه داری از مستندات دعوت از مدعوین مختلف اهمیت زیادی دارد. وجود سامانه اتوماسیون اداری نگرانی ها و ناهماهنگی های موجود در برگزاری جلسات و همایش ها را از بین برده است و برگزارکنندگان جلسات و همایش ها دیگر نگران پیگیری ها و اطلاع مدعوین از برگزاری مراسم یا جلسه ای خاص نخواهند بود و تمامی مستندات پیگیری جلسات و همایش ها به صورت خودکار در سامانه اتوماسیون اداری ثبت می شود.

قابلیت فرم سازی

از آن جا که تمامی مکاتبات و ارتباطات سازمان ها صرفا به وسیله نامه انجام نمی شود؛ قالب های دیگر و امکان ساخت قالب های جدید نیز به سامانه های اتوماسیون اداری افزوده شده است. قابلیت ساخت فرم در سامانه های اتوماسیون اداری وظیفه طراحی فرم های سازمانی و قرار دادن آن ها در دایره پیگیری ها و گردش کار مشخصی را دارد که همزمان با مستندسازی مرحله به مرحله از به انجام رسیدن پیگیری ها قابلیت مدیریت اسناد را نیز به همراه دارد.

بیشتر بدانید: مدیریت ورود و خروج و دستمزد پرسنل در اکسل

جمع بندی

سامانه و نرم افزار اتوماسیون اداری نیز همراه با ورود تکنولوژی به عرصه های مختلف زندگی مردم، ظهور و بروز پیدا کرد؛ و بدیهی است که مانند عرصه های دیگر تکنولوژی راحتی و دقت زیادی را با خود به همراه آورده است. در مطلبی که خواندید با پاره ای از نکات مثبت و بهبودی هایی که نرم افزار اتوماسیون اداری برای ادارات و سازمان ها به وجود آورده است آشنا شدید و در مطالب بعدی به ذکر نکاتی از ویژگی های یک سامانه اتوماسیون اداری کارآمد و مزایا و معایب آن خواهیم پرداخت.