نرم افزار اتوماسیون اداری

آنچه در مقاله نرم افزار اتوماسیون اداری خواهید خواند:

امروزه دیگر برای تمامی ما آشکار است که زندگی در دنیای کنونی با گسترش پیچیدگی ارتباطات و رشد فزاینده سازمان ها و اداراتی که هر یک برای اداره بخشی از امورات جامعه و یا ارائه خدماتی به مردم، شکل گرفته و مشغول فعالیت هستند، بدون دخالت دادن تکنولوژی در سطوح گسترده و ابزارهای پیشرفته که در اختیار بشر گذاشته است، بسیار سخت و غیرمنطقی است.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری نیز به عنوان یک ابزار موثر در انجام امور سازمانی و بین سازمانی در سال های اخیر پای خود را به بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ باز کرده است و با توجه به مزایای بسیاری که همراه با خود وارد مجموعه های کاری مختلف کرده است، توجه بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارهای مختلف را که برای انتخاب بهترین شیوه مدیریتی و اداره سازمان خود متمرکز بود، به این نکته جلب کرده است که راهی جز انتخاب و صرف هزینه برای راه اندازی یک سامانه اتوماسیون اداری کارآمد برای مجموعه خود ندارند.

پس اگر از ما بپرسند این نرم افزار اداری چیست؟ باید بگوییم یکی از نرم افزارهای اداری و بسیار کاربردی است که در سازمان ها و شرکت ها برای مدیریت مکاتبات، گردش کارها و مستندات استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل شرکت در ارتباط می باشد. این نرم افزار اتوماسیون اداری، به اتوماسیون عملیات اداری و ارتباطات سازمانی به اتوماتیک سازی روش ها می‌پردازند.

اما ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب چیست؟ هنگام انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری به چه نکاتی باید توجه کرد؟ و معیارهای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری کدام موارد است؟ مزیا و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری چه چیزهایی هستند؟ در ادامه مطلب به ذکر مطالبی در رابطه با این موضوعات خواهیم پرداخت.

چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

در عصر دیجیتال امروز، سیستم های اتوماسیون اداری مجموعه ای از مزایا را برای سازمان ها در هر اندازه ارائه می دهند. سیستم های اتوماسیون اداری قدرتمند تلاش فردی را کاهش می دهند و مقدار زیادی داده را در فضای کم ذخیره می کنند. آنها وظایف روزمره را ساده تر کرده و بازیابی اطلاعات را نیز تسریع می بخشند. از طرف دیگر ، می توانید به صورت خودکار جریان داده ها را مشاهده کنید. این فرایند، اتوماسیون است.

برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری عبارتند از:

• کاهش تلاش فردی برای انجام کارهای پیش پا افتاده
• کاهش خطاهای فردی
• کوچک شدن زمان پردازش موارد
• دریافت بینش از معیارهای عملکرد فرایند
• به دست آوردن دید فرایند بیشتر و شناسایی گلوگاه های احتمالی
• تصمیم گیری صحیح تجاری بر اساس داده ها
• اتوماسیون اداری به روند کار شما کارایی می بخشد ، اما شما باید از ایمیل ها و فرم های دیجیتال فراتر بروید تا واقعاً از آن استقبال کنید.

معرفی نرم افزار: نرم افزار واسط سامانه مودیان

ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد

تعریف واضح از چارت سازمانی

قبل از انتخاب هر نوع از انواع مختلف نرم افزارهای اتوماسیون اداری، تحقیق در مورد انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از مهمترین اقدامات می باشد همچنین باید نکته ای اساسی را مد نظر داشته باشید؛ و آن شناخت کامل از پست های سازمانی، بخش های اداری مختلف و وظایف هر یک، افراد و رتبه هر یک از کارکنان است. زیرا با در دست داشتن اطلاعات کامل از چارت سازمانی خواهید توانست قبل از انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری از قابلیت آن در فراهم آوردن حداکثر امکانات برای مجموعه خود اطمینان حاصل کنید.

انطباق با نرم افزارهای کاربردی مختلف

یکی از مشکلات شایعی که کاربران سامانه های اتوماسیون اداری با آن مواجه هستند، عدم امکان استفاده از نرم افزارهای کاربردی و پراستفاده همگام با سامانه اتوماسیون اداری است. جدا از وقت گیر بودن سوئیچ دائم و تعویض محیط کاربری در مواردی مجبور به نصب نرم افزاهای جدید و صرف وقت برای رفع مشکلات مربوطه هستیم که این مورد روند کاری کارکنان را با اخلال مواجه می کند. در نتیجه نرم افزار اتوماسیون باید با نرم افزارهای کاربردی اداری پیوستگی لازم را داشته باشد.

سیستم گزارش گیری

نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه تازه ای به گزارش گیری داشته و با قابلیت ثبت اسناد و کارکرد تمامی کارکنان، همزمان قابلیت ارائه گزارش از تعداد نامه های ارسال و دریافت شده، تعداد ارجاعات، مکاتبات برون سازمانی و رفتار کابران را نیز یاید داشته باشد. وجود این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان را به مدیران سازمان ها می دهد تا از مقدار صرفه جوی در هزینه ها و سازمان دهی امورات مجموعه اطلاعات دقیق و جامعی داشته باشند.

مکاتبات محرمانه

اگر برای شما امکان مکاتبه محرمانه در میان عده ای از افراد محدود مهم است، باید پیش از خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون مورد نظر خود از امنیت و قابلیت مکاتبه محرمانه آن اطلاعات کامل کسب کنید.

قابلیت فرم سازی

BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار در نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ایجاد و طراحی فرم، قرار دادن آن در سیکل کاری از پیش تعیین شده و کنترل آن با ثبت مرحله به مرحله پیشرفت کار فراهم می کند. حضور این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون اداری از مزیت های مهم این سامانه به شمار می آید.

بیشتر بدانید: معرفی نرم افزارهای کاربردی در سیستم اتوماسیون اداری

سازگاری با انواع دستگاه های هوشمند

با گسترش دسترسی به انواع دستگاه های هوشمند موبایل و تبلت، دیگر دسترسی به فضای وب و کار با نرم افزارهای مختلف در انحصار کامپیوترهای بزرگ و یا لپ تاپ نیست. در دنیای کنونی نیز که امکان دسترسی بدون محدودیت وسیله مورد نظر و یا شرایط جغرافیای امکان پذیر شده است، سازگاری نرم افزار اتوماسیون اداری با انواع گوشی موبایل و دستگاه های دیگر، امکان بررسی لحظه به لحظه پیشرفت امور و نظارت بر آن ها را برای مدیران و همچنین کارمندان فراهم می کند.

قابلیت مدیریت حجم داده ها

با مرور زمان و استفاده بیشتر از نرم افزار اتوماسیون اداری، انباشت اطلاعات و داده های مختلف نیز در آن رو به افزایش می گذارد. در نتیجه یکی از قابلیت های مهمی که در هر نرم افزار اتوماسیون اداری باید سراغ گرفت قابلیت مدیریت حجم داده های نرم افزار است.

معرفی نرم افزار: نرم افزار تسهیلات بانکی

جست وجوی هوشمند

گاهی با افزایش چشمگیر مکاتبات، ارجاعات و نامه ها، کار پیگیری و بازبینی اطلاعات گذشته نیز دشوار می شود. نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد علاوه بر قابلیت جستجو بر اساس شماره نامه ها که گاهی ممکن است به هر دلیلی در دسترس نباشد- قابلیت جستوجوی معناگرا و بر اساس موضوع نامه را نیز به کاربر می دهد.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

• به وجود آوردن حس رضایت و برای کارمندان و ارباب رجوع
• پیگیری کارها در هر زمان و نقطه جغرافیایی
• کاهش قابل توجه هزینه های خرید کاغذ، چاپ و کپی
• افزایش دقت در انجام امور اداری
• تنظیم خودکار سامانه برای صرفه جویی در وقت

بیشتر بدانید: نقش کارتابل در اتوماسیون اداری

معایب نرم افزار اتوماسیون اداری

• حذف تعاملات اجتماعی از روابط بین کارکنان
• در مواردی نسبت دادن قصور و اشتباه پیش آمده به نقص سامانه
• سختی کار با نرم افزار اتوماسیون و زمان بر بودن آموزش نیرو
• بروز آسیب های جسمانی با پیگیری 0 تا 100 امور به وسیله رایانه و …

کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون اداری

از آنجا که ‌نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای بهبود عملکرد گردش کار و اتوماتیک کردن و ساده کردن فرایندها به کار گرفته می‌شود، قابلیت استفاده در اکثر فعالیت‌های سازمان را دارد. برای نام بردن کاربردهایی که دارند می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• در امور مالی و حسابداری یک سازمان برنامه‌ریزی‌ها و فعالیت‌های مالی حسابداری می‌تواند به کمک ‌نرم‌افزار به صورت خودکار انجام شود تا کارکنان بتوانند بجای گذراندن وقت خود جهت ثبت اطلاعات و داده‌ها بیشتر به تحلیل و آنالیز آنها بپردازند و همچنین امکان بروز خطا در ثبت داده‌ها را کاهش داده و با دقت بالا آنها را ثبت کنند.
• ‌نرم‌افزارهای اتوماسیون می‌تواند با اتومات نمودن فعالیت‌های تکراری فروش، خدمات بهتری را به کاربران ارائه دهند و با انجام امور مربوط به معاملات فروش در کمترین زمان ممکن به کاربران اجازه دهند تا وقت خود را بیشتر به ایجاد ارتباط با مشتریان اختصاص دهند.
• در اتوماسیون اداری ‌نرم‌افزاری بسیاری از امور مربوط به منابع انسانی مانند پردازش درخواست‌های استخدام، ارسال پیشنهادات شغلی، مدیریت حقوق و دستمزد و زمان بندی مصاحبه‌ها می‌تواند در غالب ‌نرم‌افزار و بصورت خودکار انجام گیرد.

بیشتر بدانید: آشنایی با نرم افزار power bi و کاربرد های آن

بهترین نرم‌افزارهایی برای اتوماسیون اداری در کشور

در ادامه برای کمک به انتخاب یک ‌نرم‌افزار مناسب با حیطه شغلی هر سازمانی به معرفی چندین ‌نرم‌افزار معتبر و شناخته شده در حوزه اتوماسیون اداری پرداخته می‌شود:

• سیستم اتوماسیون اداری فراگستر: این سیستم با قابلیت مدیریت و بایگانی مستندات و فرم‌های سازمانی، ثبت و گردش انواع مکاتبات اداری درون و برون سازمانی با انجام امور بدون محدودیت زمانی و مکانی و حفظ امنیت با نحوه کاربری آسان مورد استفاده قرار می‌گیرد و بسیار کارآمد است.
• سیستم اتوماسیون اداری چارگون: این ‌نرم‌افزار نیز با پشتیبانی فرایندها و ابزارهای لازم جهت مکاتبات اداری و گردش نامه‌ها، مدیریت زمان، کارها، جلسات و اطلاعات بسیار در بین سازمان‌ها محبوب واقع شده است.
• سیستم اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم: این سیستم تحت وب با ارائه امکاناتی نظیر مدیریت منابع و فرایندهای سازمانی و مکاتبات اداری بدون محدودیت مکان با سرعت بالا و حفظ امنیت و آسانی نحوه استفاده، کارایی بالایی در سازمان‌ها دارد. این سیستم با فناوری JAVA EE طراحی شده است و بر روی سیستم عامل ویندوز و لینوکس قابل اجراست.
• سیستم اتوماسیون اداری آی کن: گروه مهندسی آی کن با رتبه اول در شورای عالی انفورماتیک در حوزه راهکارهای جامع سازمانی مشغول به فعالیت است. در این ‌نرم‌افزار امکاناتی نظیر ارائه سرویس الکترونیکی کارکنان سازمان، ارباب رجوع، ایجاد ارتباط با سایر واحدها و… علاوه بر قابلیت گردش مکاتبات وجود دارد.

دیگر ‌نرم‌افزارهای قابل استفاده در این زمینه سیستم اتوماسیون اداری برید، تورین تن، شماران سیستم، الماس گام و… می‌باشد.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

امروزه با توجه به فراگیری دنیای وب در سراسر دنیا تمامی ‌فعالیت‌ها سعی بر این دارند که خود را تحت پوشش اینترنت قرار دهند، سیستم اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنا نیست و می‌تواند بجای یک سیستم عامل با بالاترین سرعت و امنیت فعالیت‌های اداری را تحت وب انجام دهد. سازمان‌ها با بهره‌گیری از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با حذف بروکراسی سازمانی و محدودیت‌های کاغذبازی و سخت افزاری می‌توانند شاهد افزایش بهره‌وری سازمانی باشند. همچنین در این حالت دیگر محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و فرایندهای اداری مستلزم حضور کارکنان در تایم اداری و داخل سازمان نمی‌باشد.

جمع بندی

داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری به خودی خود شاید حلال تمامی مشکلات یک مجموعه کاری نباشد، و برای بهبود بخشیدن به روند اداری لازم است علاوه بر انتخاب و خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری، از قابلیت ها و ویژگی های آن نیز اطمینان حاصل کنیم تا از به بار آمدن هزینه های مضاعف و اخلال در روند کاری جلوگیری کرده باشیم. اما استفاده از این تکنولوژی نیز مانند سایر بخش های تکنولوژی مزایا و معایبی دارد که با بهره مندی حداکثری از مزایای آن باید درصدد کنترل و کاهش معایب آن برآییم.