close
ارتباط با ما
اطلاعات تماس اطلاعات تماس
  • پشتیبانی
  • ٨٨٥٣٢٩٧٩-٠٢١
  • ٨٨٥٣٢٩٨٠-٠٢١
  • ٨٨٥٣٢٩٨١-٠٢١
  • ٨٨٥٣٢٩٨٢-٠٢١
  • فروش
  • ٨٨٧٣٦٥٠٥-٠٢١
  • ٨٨٧٣٦٥٠٦-٠٢١
ایمیل منتظر نظرات و پيشنهادات ارزشمند شما هستيم
close

درخواست جلسه نمایش نرم افزارها

لطفا برای در خواست جلسه نمایش نرم افزارهای طرح اندیشان پویا اطلاعات فرم زیر را تكمیل كنید تا در اسرع وقت جهت هماهنگی های بعدی با شما تماس گرفته شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

آنچه در مقاله نرم افزار اتوماسیون اداری خواهید خواند:

امروزه دیگر برای تمامی ما آشکار است که زندگی در دنیای کنونی با گسترش پیچیدگی ارتباطات و رشد فزاینده سازمان ها و اداراتی که هر یک برای اداره بخشی از امورات جامعه و یا ارائه خدماتی به مردم، شکل گرفته و مشغول فعالیت هستند، بدون دخالت دادن تکنولوژی در سطوح گسترده و ابزارهای پیشرفته که در اختیار بشر گذاشته است، بسیار سخت و غیرمنطقی است.

نرم افزار اتوماسیون اداری نیز به عنوان یک ابزار موثر در انجام امور سازمانی و بین سازمانی در سال های اخیر پای خود را به بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ باز کرده است و با توجه به مزایای بسیاری که همراه با خود وارد مجموعه های کاری مختلف کرده است، توجه بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارهای مختلف را که برای انتخاب بهترین شیوه مدیریتی و اداره سازمان خود متمرکز بود، به این نکته جلب کرده است که راهی جز انتخاب و صرف هزینه برای راه اندازی یک سامانه اتوماسیون اداری کارآمد برای مجموعه خود ندارند.

اما ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب چیست؟ هنگام انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری به چه نکاتی باید توجه کرد؟ و معیارهای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری کدام موارد است؟ مزیا و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری چه چیزهایی هستند؟ در ادامه مطلب به ذکر مطالبی در رابطه با این موضوعات خواهیم پرداخت.

ویگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

چرا باید از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

در عصر دیجیتال امروز ، سیستم های اتوماسیون اداری مجموعه ای از مزایا را برای سازمانها در هر اندازه ارائه می دهند. سیستم های اتوماسیون اداری قدرتمند تلاش فردی را کاهش می دهند و مقدار زیادی داده را در فضای کم ذخیره می کنند. آنها وظایف روزمره را ساده تر کرده و بازیابی اطلاعات را نیز تسریع می بخشند. از طرف دیگر ، می توانید به صورت خودکار جریان داده ها را مشاهده کنید. این فرایند، اتوماسیون است.

برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون گردش کار اداری عبارتند از:

  • کاهش تلاش فردی برای انجام کارهای پیش پا افتاده
  • کاهش خطاهای فردی
  • کوچک شدن زمان پردازش موارد
  • دریافت بینش از معیارهای عملکرد فرآیند
  • به دست آوردن دید فرآیند بیشتر و شناسایی گلوگاه های احتمالی
  • تصمیم گیری صحیح تجاری بر اساس داده ها
  • اتوماسیون اداری به روند کار شما کارایی می بخشد ، اما شما باید از ایمیل ها و فرم های دیجیتال فراتر بروید تا واقعاً از آن استقبال کنید.

ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد

تعریف واضح از چارت سازمانی

قبل از انتخاب هر نوع از انواع مختلف نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید نکته ای اساسی را مد نظر داشته باشید؛ و آن شناخت کامل از پست های سازمانی، بخش های اداری مختلف و وظایف هر یک، افراد و رتبه هر یک از کارکنان است. زیرا با در دست داشتن اطلاعات کامل از چارت سازمانی خواهید توانست قبل از انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری از قابلیت آن در فراهم آوردن حداکثر امکانات برای مجموعه خود اطمینان حاصل کنید.

انطباق با نرم افزارهای کاربردی مختلف

یکی از مشکلات شایعی که کاربران سامانه های اتوماسیون اداری با آن مواجه هستند، عدم امکان استفاده از نرم افزارهای کاربردی و پراستفاده همگام با سامانه اتوماسیون اداری است. جدا از وقت گیر بودن سوئیچ دائم و تعویض محیط کاربری در مواردی مجبور به نصب نرم افزاهای جدید و صرف وقت برای رفع مشکلات مربوطه هستیم که این مورد روند کاری کارکنان را با اخلال مواجه می کند. در نتیجه نرم افزار اتوماسیون باید با نرم افزارهای کاربردی اداری پیوستگی لازم را داشته باشد.

سیستم گزارش گیری

نرم افزار اتوماسیون اداری با قابلیت ثبت اسناد و کارکرد تمامی کارکنان، همزمان قابلیت ارائه گزارش از تعداد نامه های ارسال و دریافت شده، تعداد ارجاعات، مکاتبات برون سازمانی و رفتار کابران را نیز یاید داشته باشد. وجود این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان را به مدیران سازمان ها می دهد تا از مقدار صرفه جوی در هزینه ها و سازمندهی امورات مجموعه اطلاعات دقیق و جامعی داشته باشند.

مکاتبات محرمانه

اگر برای شما امکان مکاتبه محرمانه در میان عده ای از افراد محدود مهم است، باید پیش از خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون مورد نظر خود از امنیت و قابلیت مکاتبه محرمانه آن اطلاعات کامل کسب کنید.

قابلیت فرم سازی

BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار در نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ایجاد و طراحی فرم، قرار دادن آن در سیکل کاری از پیش تعیین شده و کنترل آن با ثبت مرحله به مرحله پیشرفت کار فراهم می کند. حضور این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون اداری از مزیت های مهم این سامانه به شمار می آید.

سازگاری با انواع دستگاه های هوشمند

با گسترش دسترسی به انواع دستکاه های هوشمند موبایل و تبلت، دیگر دسترسی به فضای وب و کار با نرم افزارهای مختلف در انحصار کامپیوترهای بزرگ و یا لپ تاپ نیست. در دنیای کنونی نیز که امکان دسترسی بدون محدودیت وسیله مورد نظر و یا شرایط جغرافیای امکان پذیر شده است، سازگاری نرم افزار اتوماسیون اداری با انواع گوشی موبایل و دستگاه های دیگر، امکان بررسی لحظه به لحظه پیشرفت امور و نظارت بر آن ها را برای مدیران و همچنین کارمندان فراهم می کند.

قابلیت مدیریت حجم داده ها

با مرور زمان و استفاده بیشتر از نرم افزار اتوماسیون اداری، انباشت اطلاعات و داده های مختلف نیز در آن رو به افزایش می گذارد. در نتیجه یکی از قابلیت های مهمی که در هر نرم افزار اتوماسیون اداری باید سراغ گرفت قابلیت مدیریت حجم داده های نرم افزار است.

جست وجوی هوشمند

گاهی با افزایش چشمگیر مکاتبات، ارجاعات و نامه ها، کار پیگیری و بازبینی اطلاعات گذشته نیز دشوار می شود. نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد علاوه بر قابلیت جستوجو بر اساس شماره نامه ها که گاهی ممکن است به هر دلیلی در دسترس نباشد- قابلیت جستوجوی معناگرا و بر اساس موضوع نامه را نیز به کاربر می دهد.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

  • به وجود آوردن حس رضایت و برای کارمندان و ارباب رجوع
  • پیگیری کارها در هر زمان و نقطه جغرافیایی
  • کاهش قابل توجه هزینه های خرید کاغذ، چاپ و کپی
  • افزایش دقت در انجام امور اداری
  • تنظیم خودکار سامانه برای صرفه جویی در وقت

معایب نرم افزار اتوماسیون اداری

  • حذف تعاملات اجتماعی از روابط بین کارکنان
  • در مواردی نسبت دادن قصور و اشتباه پیش آمده به نقص سامانه
  • سختی کار با نرم افزار اتوماسیون و زمان بر بودن آموزش نیرو
  • بروز آسیب های جسمانی با پیگیری 0 تا 100 امور به وسیله رایانه و …

جمع بندی

داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری به خودی خود شاید حلال تمامی مشکلات یک مجموعه کاری نباشد، و برای بهبود بخشیدن به روند اداری لازم است علاوه بر انتخاب و خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری، از قابلیت ها و ویژگی های آن نیز اطمینان حاصل کنیم تا از به بار آمدن هزینه های مضاعف و اخلال در روند کاری جلوگیری کرده باشیم. اما استفاده از این تکنولوژی نیز مانند سایر بخش های تکنولوژی مزایا و معایبی دارد که با بهره مندی حداکثری از مزایای آن باید درصدد کنترل و کاهش معایب آن برآییم.

نرم افزار های کاربردی

نرم افزار انبار تعدادی امکان طبقه بندی پویا بابت مواد اولیه، کالاهای نیمه ساخته و محصول و سایر کالاهای موجود در انبار را متناسب با کسب و کار فراهم می سازد. همچنین ورود و خروج کالاها به سادگی و هماهنگ با فرآیندهای مرتبط و جاری در سازمان قابل مدیریت می باشد.
نرم افزار خرید و تدارکات امکان مدیریت کلیه فرآیندهای خرید، از مرحله درخواست تا خرید و تحویل به انبار را فراهم می سازد. مدیریت دستور خرید و چگونگی استعلام های خرید از وظائف مهم این نرم افزار می باشد.
نرم افزار خزانه داری امکان مدیریت کلیه فرایندهای مرتبط با وجوه نقد سازمان را فراهم می سازد. تهیه گزارش های گردش وجوه نقد در بازه های زمانی مختلف تصمیم گیری های مدیریتی را ساده تر می سازد.
نرم افزار کنترل خط تولید، امکان مدیریت کلیه فرآیندهای تولید کالاهای نیمه ساخته و محصول، کنترل موجودی های پای کار، کنترل خطوط تولیدی را فراهم می سازد. لازم به توضیح می باشد که این نرم افزار بنا به نیازهای مطرح شده در صنایع مختلف خصوصی سازی شده تا با فرآیندهای آن صنعت منطبق گردد.

دیدگاه‌ها
دیدگاهتان را بنویسید
نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

تماس
تماس
دمو
دمو