اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک

امروزه صورتحساب‌ های الکترونیک به جز جدایی ناپذیر اقتصاد ما تبدیل شده‌ اند. همین امر موجب شده است تا شناخت اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک به یکی از مهمترین گزینه های موجود تبدیل شود که کلیه کارفرمایان باید با آن آشنایی داشته باشند.

دستورالعمل ارسال صورتحساب الکترونیکی برای مودیان و شرکت ‌های معتمد ارائه ‌دهنده خدمات مالیاتی صادر شده است. در این زمینه، لازم به ذکر است که ابزار یا پنل صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان طراحی و توضیح داده نشده است. بنابراین، برای تهیه و ارسال صورتحساب الکترونیکی، مودیان و شرکت‌ های مذکور باید اقدامات دیگری را انجام دهند که در ادامه به طور کامل توضیح داده خواهند شد.

مدل‌های مختلف صورتحساب‌های الکترونیک

قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، انواع صورتحساب الکترونیکی با اهداف مختلفی را تعریف کرده است که در ادامه به آن ها می پردازیم، البته باید به یاد داشته باشید که صورتحساب غیر الکترونیکی (کاغذی) برای افرادی که مجاز به صدور صورتحساب الکترونیکی نیستند، قابل قبول است و تمامی اطلاعات موجود در صورتحساب الکترونیکی را شامل میشود. این یک موضوع مهم در زمینه اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک است.

نوع اول اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک

همان‌طور که گفته شد، صورتحساب‌های مربوط به این موضوع به دسته‌بندی‌های مختلفی تقسیم‌بندی می شوند. صورتحساب الکترونیکی مدل اول یک صورتحساب الکترونیکی با اطلاعات کامل است که شامل موارد زیر است:

• مدل فروش
• نوع خریدار
• تاریخ و زمان صدور
• حداقل در برگیرنده اطلاعات هویتی
• مشخصات کالا و یا کلیه خدمات ارائه شده

با توجه به دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی، مواد 1 و 2 و 7 و 8 آیین‌نامه اجرایی مورد نظر قانون مالیات های مستقیم شماره 8840، مورخ 22/01/1401، اصلاح شده است.

نوع دوم اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک

این نوع صورتحساب الکترونیکی برای مواردی استفاده میشود که خریدار به دلایلی (مثلاً عدم داشتن شماره اقتصادی) قادر به دریافت فاکتور نیست. به عبارت دیگر، خریدار نمیتواند با استفاده از این نوع صورتحساب الکترونیکی، اعتبار مالیاتی را به دست آورد.

بنابراین، اگر شما به عنوان فروشنده از این نوع صورتحساب الکترونیکی استفاده میکنید، باید به مشتریان خود توضیح دهید که اعتبار مالیاتی در این نوع صورتحساب قابل احتساب نیست.

نوع سوم

صورتحساب الکترونیکی مبنی بر رسید پرداخت وجه از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه الکترونیکی پرداخت نیز همانند صورتحساب الکترونیکی نوع اول یک، فقط شامل اطلاعات مالی است و حاوی اطلاعات خریدار نیست. به عبارت دیگر، این نوع صورتحساب الکترونیکی، شامل اطلاعات پرداخت (مبلغ پرداختی، شماره سوییچ پرداخت، شماره پایانه، شماره پیگیری، تاریخ و زمان پرداخت) و حداقل مشخصات فروشنده است. در نتیجه، همانند صورتحساب الکترونیکی نوع اول یک، اعتبار مالیاتی برای خریدار در این نوع صورتحساب قابل احتساب نیست که باید در زمینه اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک به آن توجه کرد.

شناخت الگوهای مختلف در اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک

صورتحساب الکترونیکی بر اساس نوع کسب و کار مودیان به الگوهای مختلفی تقسیم میشوند. هر یک از این الگوها، حاوی برخی اطلاعات خاص و با ویژگی‌های منحصر به فرد است که برای هر نوع کسب و کار ممکن است متفاوت باشد.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع اول شامل الگوی فروش، فروش ارزی، صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین، قرارداد پیمانکاری، قبوض خدماتی، بلیط هواپیما و صادرات است. الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع دوم شامل الگوی فروش و صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین است.

باید به این نکته اشاره کنیم که که الگوهای صورتحساب الکترونیکی در آیین نامه اجرایی مربوط به ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم و براساس بند (ث) ماده 1 قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان تعریف شده‌اند. پس از صدور صورتحساب الکترونیکی، ممکن است نیاز به اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش آن پیش آید. در ادامه، توضیحاتی درباره هر یک از این عملیات ها ارائه خواهیم کرد.

صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

بعد از صدور صورتحساب اصلی فروش، در صورت نیاز به اصلاح اطلاعاتی مربوط به قلم کالا – خدمت و یا اطلاعات خریدار مانند شماره اقتصادی، شناسه ملی، کد فراگیر اتباع غیر ایرانی و… صادرکننده صورتحساب الکترونیکی میبایست صورتحساب جدیدی را صادر کند که دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مدنظر باشد.

این صورتحساب اصلاحی شامل کلیه اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مرجع همراه با تغییرات آن است و در صورتی که صورتحساب اصلی از نوع اول باشد، مانند صورتحساب اصلی نیاز به تأیید خریدار دارد، در غیر این صورت، نیازی به تأیید صورتحساب اصلاحی نیست و اهمیت زیادی در زمینه اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک دارد.

لازم به ذکر است که در این صورتحساب اصلاحی، اطلاعات صورتحساب الکترونیکی مرجع به همراه تغییرات آن درج میشود و شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع نیز به عنوان مرجع اولیه برای این صورتحساب اصلاحی استفاده میشود.

پویا سافت ارائه دهنده نرم افزار واسط سامانه مودیان با بهترین قیمت و امکانات

صورتحساب الکترونیکی ابطالی

اگر پس از صدور صورتحساب فروش یا صورتحساب الکترونیکی اصلاحی، اطلاعات اصلی مانند شماره اقتصادی و تاریخ صدور صورتحساب خریدار یا اطلاعات مربوط به کالا یا خدمت مانند شناسه آن تغییر کند، فروشنده با استفاده از مدارکی که عدم تحقق معامله را تأیید میکنند، میتواند صورتحساب الکترونیکی ابطالی حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب الکترونیکی مرجع را صادر و آن را به سامانه مودیان ارسال نماید.

پس از باطل کردن صورتحساب الکترونیکی، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی اصلاحی برای صورتحساب مذکور وجود ندارد و این صورتحساب به عنوان ابطالی در سامانه مودیان ثبت میشود. شرط باطل کردن صورتحساب الکترونیکی، استفاده نکردن از آن در امور تجاری و پرونده ‌های مالیاتی است.

صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

اگر پس از صدور نمودن صورتحساب الکترونیکی، قسمتی از موضوع معامله مثل کالا و کلیه خدمات به وسیله خریدار برگشت داده بشوند،‌ فروشنده وظیفه دارد تا با کمک صورتحساب الکترونیکی این برگشت را مشخص کند. باید به این نکته اشاره کنیم که در صورتحساب‌ های اصلی و صورتحساب‌ های اصلاحی، میتوان صورتحساب الکترونیکی مربوط به برگشت از فروش را صادر نمود.

اگر برای صورتحساب الکترونیکی اصلی، صورتحساب برگشت از فروش صادر شود، لازم است شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب اصلی را به عنوان شماره مرجع در صورتحساب برگشتی ثبت نمود تا اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک رعایت شود.

بخش‌های مختلف صورتحساب الکترونیک

صورتحساب الکترونیکی از بخش‌ های مختلفی تشکیل شده است و به طور کلی به چهار بخش تقسیم میشود. تمامی اطلاعات یک صورتحساب الکترونیکی در این چهار بخش درج میشوند که آنها را برای شما مشخص خواهیم کرد:

• سرآمد: این بخش مشول شماره منحصر به فرد مالیاتی، زمان، مدل صورتحساب، اطلاعات فروشنده و خریدار است.
• بدنه: در این بخش شناسه کالا یا خدمت، مبلغ، نرخ، واحد اندازه‌گیری و سایر جزئیات مربوط به محصول یا خدمت درج میشوند.
• اطلاعات پرداخت: در این قسمت شماره سوییچ و پایانه پرداخت، شناسه ملی پرداخت کننده و سایر اطلاعات مربوط به پرداخت درج میشوند.
• اطلاعات تکمیلی: این بخش بر اساس مورد به کار میرود و ممکن است حاوی اطلاعاتی مانند تخفیف ‌ها، ضوابط و شرایط خاص و سایر جزئیات فنی باشد.

آشنایی با شماره مالیاتی

شماره منحصر به فرد مالیاتی، یک عدد خاص است که بر روی هر صورتحساب الکترونیکی یا کاغذی درج خواهد شد و شامل 22 کاراکتر (شامل حروف و اعداد) است. پیشتر، حسابداران و مدیران مالی برای تغییر فاکتورها از یک شماره فاکتور ساده یا ملخی استفاده میکردند. با توجه به قانون پایانه ‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، اکنون بر روی فاکتورها باید به جای شماره فاکتور، شماره منحصر به فرد مالیاتی (شماره مالیاتی) را درج نمایند. این شماره در زمینه اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک بسیار مهم است.

نرم افزار واسط پویا جهت ارسال صورتحساب فروش به سامانه سازمان امور مالیاتی به موجب قانون پایانه های فروشگاهی

صادر کردن صورتحساب‌ های الکترونیکی

بررسی اولیه، متأسفانه در داخل سامانه مودیان، ابزار فرم‌ها یا الگوهای صورتحساب الکترونیکی جهت صدور و ارسال صورتحساب به سامانه مودیان به طور مستقیم توسط مودی موجود نیست. همچنین، در حال حاضر شما قادر خواهید بود تا صورتحساب ‌های الکترونیکی خرید یا فروش خود را در سامانه مودیان مشاهده و مدیریت کنید.

توجه به صورت حساب شمس | اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک

یکی از مهمترین صورتحساب‌ هایی که باید به آن اشاره کنیم، صورت حساب شمس نام دارد. حال شاید این پرسش برای شما به وجود آيد که صورت حساب شمس دقیقاً چه صورت حسابی به شمار می ‌آيد؟ در پاسخ به این پرسش بسیار ویژه باید بگوییم که صورت حساب شمس در واقع همان صورتحساب دارای اعتبار و شناسه دار محسوب میگردد که تنها در شرایط خاص مورد استفاده قرار میگیرد.

همین امر موجب شده است تا این صورتحساب به عنوان یکی از پرکاربردترین صورتحساب‌ های حوزه مالیاتی کشور مد نظر قرار بگیرد و کارفرمایان زیادی خواهان کسب اطلاعات بیشتر در مورد آن باشند. شایان ذکر است که اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک شامل کلیه موارد مربوط به صورت حساب شمس نیز میشود و حتی در این حالت نیز باید نسبت به آنها توجه کاملی داشته باشید.

این نوع صورتحساب برخلاف سایر مدل هایی به آنها اشاره کردیم از نوع کاغذی نیست. در واقع برای بهره‌ گیری از آن تنها باید به سراغ سیستمهای رایانه ای بروید. همین امر موجب شده است تا میزان امنیت صورت حساب شمس در مقابل سایر صورتحساب های موجود به طرز شگفت انگیزی بهبود بیاید. شماره موجود بر روی این صورتحساب دارای بیست و دو رقم مختلف است که موجب شده تا هر صورتحساب دارای ویژگی های منحصر به فرد خود باشد.

سخن پایانی

توجه به اجزا و الزامات صورتحساب الکترونیک یک امر ضروری است. در مورد صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط خود مودیان باید گفت که این عملیات کمی پیچیده است و هنگام دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی، باید آن را مشخص کنید. پیچیدگی این فرآیند به دلیل آن است که مودیان باید با توجه به دستورالعمل‌ های سازمان امور مالیاتی، ارسال صورتحساب الکترونیکی خود را با نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیکی تکمیل کنند.

دستورالعمل‌ های سازمان امور مالیاتی از قبیل دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی دی ماه ۱۴۰۱ و دستورالعمل فنی نحوه اتصال به نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیکی و سایر دستورالعمل ‌های مربوط به این موضوع است که نیاز به دانش برنامه ‌نویسی و IT دارد و به طور حتم پیاده ‌سازی این موارد برای ارسال صورتحساب الکترونیکی، از توان خیلی از شرکت‌ ها و مودیان خارج است.