مدیریت حقوق کارمندان

یکی از مسائلی که سازمان ها، ادارات و یا شرکت های کوچک و بزرگ هر روزه با آن دست به گریبان هستند، مدیریت حقوق کارمندان و محاسبات مربوط به حقوق، مزایا، پاداش و سایر مناسبات مالی بین شرکت و کارمندان و کارکنان است.

با وجود تبصره و مقررات متنوع در رابطه با نحوه حضور و غیاب، مرخصی ها، کسورات مختلفی مانند حق بیمه، مالیات و غیره و همچنین سیستم پاداش و کارانه ای که بعضی از شرکت ها برای سیستم مدریتی خود در نظر می گیرند، محاسبه دقیق حقوق ماهیانه و همچنین اطلاع رسانی به کارمندان در رابطه با جزئیات حقوق پرداخت شده، از مسائلی است که انجام آن همواره می تواند زمینه تخصصی فعالیت بخشی از مجموعه کاری شرکت باشد.

از طرف دیگر هم به تجربه و هم طبق تحقیقات به عمل آمده شاهد آن هستیم که هر بار بعد از پرداخت حقوق ماهیانه، برای کارمندان سوالات زیادی در رابطه با کم و زیاد بودن مبلغ پرداختی پیش می آید؛ که موضوع بسیاری از مراجعات و گاها اعتراضات است. در چنین شرایطی با داشتن سیستمی کارآمد که به واسطه آن بتوان همراه با محاسبه دقیق مقدار حقوق، جزئیات پرداختی مربوطه را نیز برای شخص دریافت کننده حقوق ارسال کرد، می توان از بسیاری شبهه ها و اتلاف وقت جلوگیری کرد.

آنچه در ادامه مقاله “مدیریت حقوق کارمندان” می خوانید:

• نرم افزار های مدیریت حقوق کارمندان
• دلایل استفاده از نرم افزار های مدیریت حقوق کارمندان

نرم افزار های مدیریت حقوق کارمندان

نرم افزارهای مدیریت حقوق و دستمزد کارمندان دیگر صرف وقت و هزینه های هنگفت برای بررسی، بازبینی و عیب یابی فرم های حقوق را از میان برداشته است. تنها با داشتن تیم متخصص حسابداری که به تمامی داده ها و اطلاعات مربوط به پرداختی های مجموعه واقف هستند، می توان حداکثر استفاده را از یک نرم افزار حسابداری به دست آورد.

مزیت هایی که نرم افزار مدیریت حقوق کارمندان برای مجموعه کاری دارد به دلیل ارتباط داشتن با یکی از مهم ترین بخش های کاری شرکت، یعنی نیروی انسانی و پرداخت حق الزحمه، نتیجه ای بیش از صرفه جویی در وقت شرکت یا سازمان و بهره وری بیشتر خواهد داشت. مهم ترین نتیجه سیستم دقیق محاسبه حقوق و دستمزد بهبود رابطه کارمند و کارفرما است که این مسئله خود در ارتقای کیفی خدمات و تعاملات درون سازمانی تاثیر بسزایی خواهد داشت.

بیشتر بدانید: نحوه محاسبه ی مانده مرخصی، انتقال یا باز خرید مرخصی

یک برنامه‌ی پرداخت دستمزد شامل چهار بخش زیر است:

• حقوق پایه: همان مقدار دستمزدی است که کارکنان بابت کاری که انجام داده‌اند، دریافت می‌کنند. شامل حق‌الزحمه‌ی یک کار مشخص یا حقوق ماهانه باشد.
• پرداخت‌های اضافه: شامل تعدیل حقوق برحسب شاخص هزینه‌ی زندگی، اضافه‌کاری، حق عائله‌مندی و اولاد، سختی کار، حق بیمه و سایر انواع بازپرداخت است
• پرداخت‌های انگیزشی: زمانی به کارکنان اختصاص می‌یابد که به یک هدف درنظر‌گرفته‌شده می‌رسند یا پروژه‌ای را به خوبی به اتمام می‌رسانند.
• مزایا و خدمات تشویقی: شامل مواردی ازجمله مرخصی با حقوق، بیمه‌ی سلامت، درآمدهای معوق مثل برنامه‌های بازنشستگی یا سهیم‌کردن کارکنان در سود شرکت، استفاده از خودروی شرکت و عضویت در باشگاه ورزشی است.

دلایل استفاده از نرم افزار های مدیریت حقوق کارمندان

تنظیم و ارسال فیش حقوقی

همانطور که در مقدمه نیز اشاره شد، اکثر کارمندان علاقه مند به مشاهده جزئیات حقوق دریافتی ماهانه، کم و کیف جزئیات مربوط به کسورات و موارد دیگر هستند. از طرفی تنظیم و ارسال فیش حقوقی برای کارفرمایان نیز بی فایده نیست؛ زیرا با در نظر گرفتن سیستم پاداش و همچنین از بین بردن شبهات در رابطه با پرداختی های صورت گرفته به صورت موثری مجموعه کاری را مدیریت خواهد کرد.

دقت در محاسبات مالی با نرم افزار واسط مالیاتی

مدیریت یکپارچه

با در نظر گرفتن مقررات و تبصره های مختلف برای مدیریت و کنترل نحوه ورود و خروج کارکنان، میزان حضور آن ها در مجموعه، مقررات مربوط به اضافه کاری، محاسبه ماموریت های داخل شهر یا بیرون شهر، مرخصی استحقاقی یا بدون حقوق و بسیاری موارد دیگر و همچنین مکانیزه کردن ثبت و درج این موارد، زمینه کاری دیگری را نیز به وجود آورده است و آن محاسبه تاثیر هر کدام از موارد فوق در حقوق دریافتی کارمندان است.

سیستم محاسبه حقوق و دستمزد با محاسبه دقیق هر کدام از عوامل تاثیرگذار بر کاهش یا افزایش حقوق، تمامی موارد فوق را پوشش می دهد و جایی برای اعتراضات و شبهات آتی باقی نمی گذارد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار دریافت و پرداخت

قوانین دستمزد

سیستم کاری و قوانین پرداخت حقوق و دستمزد به کلی در اختیار نیروی انسانی شرکت و مدیریت مجموعه نیست؛ بلکه پرداختی ها و سیستم حقوق کارمندان در نهادهای ذیربط مصوب و به تمامی مجموعه های کاری و نهادهای صنفی اعلام می شود. یکی از مزیت سیستم مدیریت حقوق انطباق با تغییرات جدید و تاثیر دادن آن ها در محاسبات بعدی و همچنین درج آن ها در فیش های حقوقی صادر شده است.

صدور الکترونیکی فیش حقوقی

با صدور الکترونیکی فیش حقوقی در سیستم مدیریت حقوق، ملاحظه ای که مد نظر بسیاری از کارمندان، به خصوص در ایران، است تامین می شود؛ و آن حفظ محرمانگی اطلاعات حقوقی و دریافتی کارمندان است. به تجربه دیده ایم که کارمندان و یا حتی اشخاصی که به مشاغل آزاد مشغول هستند مایل به اعلام دریافتی ها و درآمد خود نیستند.

صدور کاغذی فیش حقوقی کمتر قابلیت حفظ محرمانگی دریافتی افراد را به همراه داشت و ممکن بود در اختیار افراد مختلف قرار بگیرد. در نتیجه با صدور الکترونیکی فیش حقوقی و ارسال آن به حساب های کاربری افراد در گوشی موبایل یا ابزاهای دیگر، اصول محرمانگی به طور کامل حفظ می شود.

تاثیر در محیط حرفه ای

همانطور که ظاهر حرفه ای و مجرب شرکت در روانشناسی ارباب رجوع و کارمندان در رابطه با هویت و حرفه ای گری آن تاثیر بسیاری دارد؛ استفاده از ابزارهای دقیق و به روز در سیستم اداری علاوه بر ایجاد حس رضایت در کارکنان، نشانه ای از حرفه ای و دقت شرکت و سازمان دارد که خود تاثیر مثبت جداگانه ای بر کارمندان در پی دارد.

صرفه جویی

جایگزین شدن سیستم رایانه ای به جای سیستم سنتی محاسبه حقوق و مدیریت باعث برگشت سرمایه قابل توجهی به جیب شرکت می شود. هزینه ای که باید صرف چاپ کاغذ، خرید کاغذ، جوهر و بسیاری موارد دیگر می شد، با استفاده از این سیستم به صندوق شرکت برمی گردد و می توان آن را صرف هزینه های دیگر برای رشد بهره وری مجموعه کرد.

بیشتر بدانید: نرم افزار ERP راهکاری برای کاهش هزینه‌های شرکت

جمع بندی

همانطور که در طول مطلب سعی در اشاره به پاره ای از مزایای نرم افزارهای پراخت حقوق کارمندان داشتیم، در پایان نیز ضمن تاکید بر فواید بسیار به کارگیری سیستم های مکانیزه محاسبه و پرداخت حقوق، به یادآوری مطلب مهمی نیز می پردازیم. کاربری و مسئولیت استفاده از سیستم پرداخت حقوق به اندازه خود سیستم حقوق مهم و تاثیرگذار است.

محاسبه و پرداخت حقوق کارمندان یکی از مهمترین و زمان برترین محاسبات بخش‌های مالی در هر کسب و کاری است. اگر این فرصت را داشته باشید که به کمک نرم افزار مدیریت کارمندان، دستمزد کارکنان را به صورتی منظم پرداخت کرده و همچنین اطلاعات عوامل را طوری بایگانی کنید تا با دسترسی ساده به آنها داشته باشید، در واقع توانسته اید رضایت کارکنانتان را افزایش دهید.

شخصی که مسئولیت وارد کردن دیتا به نرم افزار پرداخت حقوق را دارد، باید کاملا واقف بر تمامی مراحل فرایند پرداخت حقوق، اعم از مراحل قبل از پرداخت، حین پرداخت و مراحل بعد از پرداخت حقوق باشد. با تنظیم این رابطه دو جانبه بین نیروی متخصص و نرم افزارها حرفه ای شرکت بیشترین بهره برداری را از ابزارهای تکنولوژی خواهیم داشت.