آشنایی با بودجه‌ریزی عملیاتی در سازمان ها

اگر در بازار فعالیت کنید و یا با اقتصاد و مفاهیم آن آشنا باشید، احتمالا مفهوم بودجه‌ریزی عملیاتی را شنیده‌اید. در این مقاله می‌خواهیم به زبان ساده به این عبارت بپردازیم و ببینیم در علم اقتصاد چه استفاده‌هایی دارد.

آنچه در ادامه خواهید خواند.

بودجه‌ریزی عملیاتی چیست؟

مفهم بودجه‌ریزی عملیاتی بیشتر در اقتصاد پروژه‌های عمرانی و یا طرح‌های دولتی به‌کار می‌رود. تمرکز بودجه‌عملیاتی به‌جای آنکه بر روی کالاها و یا خدمات خریداری‌شده تمرکز کند، اصل فعالیت‌ها و امکاناتی که برای انجام آن‌ها موردنیاز است، مورد توجه قرار می‌گیرد. به‌عبارت دیگر بودجه ریزی به خود فعالیت و هزینه‌های لازم برای انجام آن دقت دارد و امکانات مورد نیاز برای فعالیت را موردنظر قرار نمی‌دهد.

فرض کنید شما می‌خواهید یک ساختمان بسازید؛ اگر به‌جای محاسبه‌ی مصالح موردنیاز برای ساختن آن، کل پروژه‌ی ساختمان‌سازی و کل مخارج موردنیاز آن را موردتوجه قرار دهید، در واقع از روش بودجه‌ریزی عملیاتی استفاده کرده‌اید.

معرفی نرم افزار : نرم افزار منابع انسانی

بودجه‌ریزی عملیاتی چه کاربردی دارد؟

آنچه برای بودجه‌ریزی حائز اهمیت است، مشخص‌کردن هزینه‌ها و برنامه‌ریزی و نتیجه‌گیری از آن‌ها است. آمارها و اعتبارهایی که از طریق بودجه‌ریزی عملیاتی به‌دست می‌آیند، باید مستند و بر اساس داده‌های مشخص باشند. برای واضح‌تر شدن این مفهوم به یک مثال توجه کنید؛ اگر همان مثال ساختمان را در نظر بگیریم، بودجه‌ عملیاتی پیشبینی می‌کند که برای ساخت یک ساختمان چهار طبقه چند در، چند پنجره و چه تعداد شیرآلات مورد نیاز است و هزینه‌ی هر واحد از آن‌ها چقدر خواهد بود. با مشخص‌شدن این عدد هم میزان هزینه‌ی هر در یا پنجره معلوم می‌شود و هم مشخص خواهد شد که برای خرید درها و پنجره‌های ساختمان چقدر هزینه نیاز است.

معرفی نرم افزار : سیستم خرید و تدارکات داخلی

بودجه‌ریزی عملیاتی یک ویژگی دیگر هم دارد؛ این نوع بودجه‌ریزی به‌دنبال رابطه‌ای میان بودجه‌ی هزینه‌شده و انتظاراتی است که از پروژه داریم. بر همین اساس تک تک افرادی که در روند اجرای پروژه نقش دارند و در فرایند بودجه‌ریزی عملیاتی نقش آن‌ها مورد توجه قرار گرفته است، باید نسبت به عملکرد خود پاسخگو باشند و بگویند هزینه‌های مربوط به بخش خود را چگونه مصرف کرده‌اند.

به‌طور مثال در مثال قبل پیمانکار خرید درها باید گزارشی از فعالیت‌ها و میزان هزینه‌ی بخش خود ارائه کند تا مجموع این گزارش‌ها درنهایت کل روند ساخت را مشخص کند. در واقع بودجه‌ عملیاتی به شما کمک می‌کند که میزان انتظارات خود از یک پروژه را در نسبت با میزان هزینه‌ای که برای آن صرف کرده‌اید بسنجید.

بیشتر بدانید: 5 مورد از اقدانات مهم مدیریت سازمان

بودجه‌ریزی عملیاتی چه ویژگی‌هایی دارد؟

اولین اصلی که باید هنگام انجام فرایند بودجه‌ریزی عملیاتی رعایت کنیم، توجه به مدت‌زمانی است که برای پروژه تعریف می‌کنیم. علاوه بر توجه به هزینه‌ی موردنیاز، باید حجم کارهای پروژه را برآورد کنید و به‌طور واقع‌بینانه یک زمان تخمینی برای آن تعیین کنید. بهتر است زمان درنظر گرفته شده کمی از زمان تخمینی هم بیشتر باشد.

علاوه بر این اهداف ساخت یک پروژه باید به‌طور واضح مشخص باشد تا بتوان با درک میزان اهمیت آن، بودجه‌ی موردنیاز را هم تعریف کرد. اقتصاددانان پیشنهاد کرده‌اند که طراحی بودجه‌عملیاتی باید به‌قدری ساده و قابل فهم باشد که همه‌ی افراد درگیر پروژه به‌راحتی بتوانند ان را اجرا کنند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار حسابداری

بودجه‌ریزی عملیاتی چگونه انجام می‌شود؟

روش نخست : اجرای کل مراحل بودجه‌ریزی مبتنی بر قیمت تمام‌شده‌ی کار

برای انجام بودجه‌ریزی عملیاتی ابتدا باید مراحل مختلف انجام پروژه را طبقه‌بندی کنیم، واحد اندازه‌گیری مورد استفاده را بر اساس نوع پروژه مشخص کنیم و سپس حجم و هزینه‌ی پروژه را پیش بینی کنیم.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حسابداری انبار

روش دوم: اجرای مبتنی بر کارسنجی

روش کارسنجی در پروژه‌هایی نظام حسابداری پیشرفته‌ای ندارند، به‌عنوان جایگزینی برای روش نخست مطرح شده است. در روش نخست، بودجه‌ریزی فقط زمان موردنیاز برای انجام پروژه را در نظر می‌گیرد درحالی که در روش کارسنجی، علاوه بر توجه به زمان، به قیمت وسایل موردنیاز و استهلاک تجهیزات نیز توجه می‌شود.

روش سوم: هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت‌های انجام‌شده

هزینه‌یابی بر اساس فعالیت‌هایی که در پروژه انجام می‌شود، بر دو فاکتور اصلی استوار است؛ یکی از این فاکتورها پیچیدگی خدمات انجام‌شده برای پروژه است و دیگری تنوع خدمات موردنیاز برای به سرانجام رسیدن آن. بودجه‌ریزی بر اساس فعالیت نوین‌ترین سیستمی است که تاکنون عرضه شده است که دغدغه‌ی کیفیت بالای فعالیت در زمان مناسب را هم مورد توجه قرار می‌دهد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار انبارداری

بودجه‌ریزی عملیاتی چه اهدافی دارد؟

شاید بتوان هدف نهایی بودجه‌ریزی عملیاتی را توجه به برنامه‌ریزی‌های منطقی و صرف هزینه‌های حساب‌شده برای انجام پروژه‌ها ارزیابی کرد. درواقع بودجه‌ عملیاتی برای اختصاص‌دادن منابع یک پروژه، دقیق‌ترین شاخصه‌ها و مبناها را درنظر می‌گیرد تا در روند انجام پروژه مشکلی ایجاد نشود.
علاوه بر این بودجه‌ ریزی به‌دنبال آن است تا نتایج پروژه را پیشبینی کند و با اولویت‌بندی مسائل، توجه مجریان پروژه را بر مهم‌ترین بخش‌های پروژه معطوف کند. در نهایت بودجه‌ عملیاتی سبب می‌شود از هزینه‌های انجام‌شده بهترین استفاده‌ها انجام شود تا علاوه بر صرفه‌جویی و جلوگیری از اتلاف منابع، نتایج نهایی هم قابل قبول باشند.

ارسال فاکتور به نرم افزار سامانه مودیان

مزایای بودجه‌ریزی عملیاتی چیست؟

نباید فراموش کرد که استفاده از بودجه‌ریزی عملیاتی، مجریان طرح را نسبت به عملکرد خود پاسخگو می‌کند و علاوه بر آن با بهینه‌کردن تخصیص هزینه‌ها، هزینه‌کرد را هم به استاندارد خود نزدیک می‌کند. علاوه بر عوامل گفته شده، بودجه‌عملیاتی در مقایسه با بودجه‌ریزی سنتی بسیار شفاف‌تر و قابل استنادتر است. در نهایت نیز استفاده از بودجه‌ موانع اهداف دوگانه‌ی پروژه‌ها را از میان بر می‌دارد و به‌طور مشخص اهداف هر بخش را تعیین می‌کند.

معرفی نرم افزار : نرم افزار مدیریت انبار

اصول بودجه ریزی عملیاتی

 اصل سالانه بودجه

بودجه یک منبع مالی برای آینده است که براساس یکسری معیارها تخمین زده می شود، این منبع مالی در یک بازه زمانی مشخص باید برآورد شود، معمولا اًین بازه زمانی یک ساله در نظر گرفته می شود و میزان دخل و خرج دولت براي یکسال در نظر گرفته می شود و برای تایید به مجلس ابلاغ می گردد.

اصل وحدت بودجه

اصل وحدت بودجه یعنی برای جلوگیری از اتلاف وقت مجلس باید یک بار یک بودجه کامل و واحد که شامل تمامی فعالیت های دولت باشد در مجلس تصویب شود، البته متمم بودجه یک کاملا استثناء است.

 اصل شاملیت بودجه

یعنی اینکه لایحه بودجه ای که از طرف دولت به مجلس ارائه می شود، با شامل توضیحات ریز به ریز و جزئیات کامل و تفصیلی تمامی کار های که برای آنها بودجه در نظر گرفته شده را شرح دهد،تا مجلس بتواند به صنف ها و سازمان مربوطه برای اجرای فعالیت های مربوطه نظارت داشته باشد.

اصل کاملیت بودجه

این اصل یکی از مهمترین اصول بودجه ریزی عملیاتی است، به همین دلیل باید برای تأمین صراحت و دقت دولت در تنظیم و اجراي بودجه می باشد. بر پایه اصل جامعیت، بودجه باید به صورت کامل و دقیق برای همه بخش های دولتی از جمله : وزارتخانه ها موسسات، شرکتها و سازمان های دولتی و غیر به صورت واحد تهیه و تنظیم شود و سپس به مجلس تقدیم گردد.

اصل تخصیص یا عدم تخصیص بودجه

براساس اصل تخصیص، باید همه ی ارقام و اعداد درج شده در به همان صورتی که تصویب شده، به وصول برسد و هیچ گونه تغییری نداشته باشد.

اصل تعاملی بودن بودجه

بنابر اصل عدم تخصیص هیچ درآمدی نباید برای هزینه خاصی تخصیص داده شود و هیچ هزینه ای نباید از درآمد بخصوصی تأمین شود و تمام درآمدهای دولت باید به خزانه واریز شود.

براساس این اصل یعنی بین درآمد و هزینه های مصرفی دولت یک موازنه وجود داشته باشد، بدون هیچ استقراضی، تمام تعهدات خود را انجام دهد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار موبایل انبار

هنگام بودجه‌ریزی عملیاتی باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

باید توجه داشته باشیم که بودجه عملیاتی تنها درصورتی موفق خواهد شد که بسیاری از الزامات آن مورد توجه قرار بگیرند. بخش‌های مختلف یک سازمان یا یک کارگاه باید با هم هماهنگ باشند و هر بخش علاوه بر تخصص در وظیفه‌ی خود، با سایر بخش‌ها هماهنگ بوده و نسبت به عملکرد خود نیز پاسخگو باشد.

معرفی نرم افزار: نرم افزار خزانه داری

نتیجه‌گیری

بودجه‌ریزی عملیاتی به‌عنوان یکی از نوین‌ترین روش‌های اقتصادی، پروژه‌ها را از شر سازوکارهای نادرست رها می‌کند و با تمرکز دقیق بر شاخصه‌هایی که در روش‌های سنتی کمتر مورد توجه بودند، عملکرد پروژه را بهبود می‌دهد.