BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

آنچه در این مقاله می خوانید:

BPMS یا همان نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، ابزاری است که در طراحی، مدل سازی، اجرا، اتوماسیون و بهینه سازی مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف به شرکت ها کمک می کند. به این ترتیب کسب وکارها به راحتی می توانند به اهداف سازمانی خود دست یابند. استفاده از این نرم افزار، نیاز به وارد کردن اطلاعات توسط نیروی انسانی را کاهش می دهد که این امر منجر به کاهش خطا خواهد شد. BPMS ابزاری برای اجرای متدلوژی مدیریت برای بهبود فرایندهای تجاری سازمان از طریق شناسایی ، مدل سازی ، اتوماسیون ، تجزیه و تحلیل و اندازه گیری عملکرد است.

مزیت اصلی BPMS این است که کاربران آن این امکان را دارند تا از طریق ابزارهای ساده و شهودی به طور فعال در بهبود فرایندهای تجاری شرکت کنند. همه این مزایا به دلیل سه مولفه امکان پذیر است: ابزار ساخت فرایندها ، اجرای آنها (سیستم عامل) و نظارت (کتابخانه فرایند).

در توسعه فرایند اتوماسیون، تعاریف هر یک از مراحل فرایند بسیار مهم است. مشخص کردن مراحل فرایند کمک می کند تا وظایف به مراحل جداگانه تقسیم شوند. به این ترتیب، افراد در تمام مراحل فرایند درگیر می شوند و تمام موارد خاصی که باید در فرایند یک کسب وکار وجود داشته باشد را در نظر خواهند گرفت. درواقع تعریف مراحل یک فرایند، اولین قدم به سمت اتوماسیون شدن محسوب می شود. لازم به ذکر است، موفقیت روند کار به دستورالعمل هایی که به نرم افزار داده می شود بستگی خواهد داشت. نمونه هایی از فرایندهای تجاری که می توانند توسط سیستم های BPMS بهبود یابند شامل موارد زیر است:

• مدیریت حساب
• بررسی و مدیریت بودجه
• مدیریت ادعا
• مدیریت انطباق
• سفارشات مشتری
• روند کار کارمندان
• مدیریت موجودی کالا
• پردازش فاکتورها
• نظارت بر عملکرد
• بررسی و پیگیری پروژه ها
• پیگیری گردش کار

چرا BPMS را برای سازمان خود انتخاب می کنید؟

در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری برای بقا و پیشرفت باید تا حد امکان کارآمد باشد. فرایندهای دستی سنتی باعث می شود صاحبان مشاغل زمان زیادی را از دست بدهند و با پرداخت هزینه برای موارد و عناصر غیرضروری، سرمایه خود را هدر بدهند. براین اساس، استفاده از سیستم و ابزاری مانند BPMS جهت طراحی و پیاده سازی اصولی فرایندهای سازمانی مورد نیاز خواهد بود. اجرای BPM Suite مزایای زیادی به همراه خواهد داشت که مهم ترین مزایای آن را در ادامه شرح می دهیم:

معرفی نرم افزار: نرم افزار صورت های مالی

افزایش هوش عملیاتی:

BPMS به سازمان ها کمک می کند تا با کاهش کارهای تکراری و بی اهمیت، انرژی و زمان خود را صرف اقدامات ضروری تر و مهم تری کنند. به این ترتیب، کارایی و بهره وری فرایندهای مشاغل بهینه سازی خواهد شد. علاوه براین، BPMS درباره نقاط ضعف و محدودیت های هر فرایند، اطلاعاتی ارائه می دهد که به شرکت ها امکان می دهد برای حذف آن ها تصمیمات آگاهانه بگیرند و با اطلاعات عملیاتی درست، آن ها را هدایت می کند.

بیشتر بدانید: تاثیر هوش مصنوعی بر erp

چابکی سازمانی:

فرایندهای انعطاف ناپذیر تجاری باعث می شود سازمان ها در بازار رقابتی امروز نابود شوند. چابکی و سرعت عمل در بقا و دوام هر یک از مشاغل، عاملی اصلی و مهم به حساب می آید. اگر سازمان نتواند سرعت خود را با سرعت تغییرات بازار هماهنگ کند، از عهده برآورده کردن نیاز مشتریان نیز بر نخواهد آمد و پایگاه مشتریان آن سازمان به سرعت به سمت رقبا متمایل خواهد شد. در واقع، BPMS به کسب وکارها کمک می کند به راحتی و سریع تغییر کنند و تجربه مشتری بهتری ارائه دهد.

استفاده از BPMS چه مزایایی دارد؟

ابزارهای BPMS محیط عملیاتی را تشکیل می دهند که باعث تحقق و اتوماسیون شدن اهداف سازمانی می شود. این ابزارها به شرکت ها کمک می کنند از طریق هماهنگی، تغییر و بهبود روندهای تجاری، استراتژی های خود را در بخش های مختلف و حتی با شرکای خارجی پیاده سازی کنند. ابزارهای BPMS، امکان ایجاد یکپارچگی در سیستم ها و برنامه های سازمانی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی erp و مدیریت ارتباط با مشتری crm را فراهم می کنند.

ابزارهای BPMS داده ها را جمع آوری و تجزیه و تحلیل می کنند. شرکت ها با وجود اطلاعات به دست آمده می توانند به راحتی تشخیص دهند کدام قسمت از فرایند کسب و کار می تواند خودکار شود و یا تغییر کند. رویکرد داده محور، به رهبران مشاغل امکان می دهد، در مورد فرایندهایی که از اهداف استراتژیک تجاری آن ها پشتیبانی می کند، بهترین تصمیم ها را اتخاذ کنند. چنانچه ابزارهای BPMS به طور صحیح به کار گرفته شوند، از طریق خودکار کردن کارهای دستی، کمک به برطرف کردن نقطه ضعف ها و ایجاد میدان دید بیشتر، باعث افزایش بهره وری و روحیه کارمندان نیز خواهد شد.

می توان گفت، BPMS یکی از فناوری هایی است که به شرکت ها در تحقق ایده ها و نوآوری هایی که آن ها را به سمت دیجیتالی شدن هدایت می کنند،کمک خواهد کرد. گزارش Gartner Magic Quadran 2019 در مورد iBPMSes عنوان می کند: “سیستم های BPMS باید به شرکت ها در مدیریت مجدد فرایندهای موجود کمک کنند. علاوه براین ابزارهای BPMS باید در ایجاد فرایندهای تجاری جدید جهت بهینه سازی دیجیتال و تلاش های تحولات دیجیتالی از شرکت ها پشتیبانی کنند.

این ابزارها باید هر یک از مراحل طراحی مجدد فرایندهای تجاری سازمان ها را بهینه سازی کنند و نتایج کسب و کار انواع مشاغل را بهبود بخشند. درواقع، BPMS نباید فقط مختص به فرایندهای تجاری ساختاریافته و قابل تکرار باشد”.

حل و ارسال صورت حساب الکترونیکی با سامانه واسط مالیاتی

چگونه می توان BPMS را با موفقیت پیاده سازی کرد؟

موفقیت یک طرح BPM به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان ها، ختم نمی شود و تازه شروع کار است. در واقع، عامل اصلی که میزان موفقیت یک طرح مدیریت فرایند را تحت تأثیر قرار می دهد، نحوه اجرای آن است. در این بخش 10 نکته اصلی برای اجرای بهینه این سیستم را به اختصار ذکر می کنیم.

• انتخاب سیستم عامل
• انتخاب فرایند
• تعیین مالک فرایند
• تنظیم معیارها
• ترسیم نمودار گردش کار
• مشارکت همه سهامداران
• تست و آزمایش گردش کار BPM
• ادغام و یکپارچگی آسان
• آموزش کاربران
• اندازه گیری و بهینه سازی

معرفی نرم افزار: نرم افزار اتوماسیون اداری

یک BPMS استاندارد چه ویژگی هایی دارد؟

• ابزاری جهت مدل سازی فرایندها و برنامه های وب داشته باشد.
• امکان جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل های تجاری جهت فعال کردن تغییرات هوشمند فرایند را داشته باشد.
• دارای سیستم مدیریت محتوا (CMS) جهت ذخیره ایمن پرونده ها باشد.
• دارای ابزارهای همکاری و مشارکت مانند نرم افزارهای رسانه های اجتماعی باشد.
• قابلیت اجرا در سرویس ابری یا استقرار در محل را داشته باشد.
• قابلیت استفاده در تلفن های همراه با سیستم عامل ها Android و iOS را داشته باشد.
  لازم به ذکر است، محصولات مدرن BPMS در حال طراحی و تولید هستند. این محصولات، علاوه بر توانایی مدیریت فرایندهای پیچیده و طولانی مدت تجاری و بکارگیری فناوری در حال ظهور، دارای سیستم عامل های توسعه LCNC نیز هستند. محصولات مدرن BPMS می توانند توسط توسعه دهندگان حرفه ای و کاربران تجاری جهت بهینه سازی فرایندهای تجاری مورد استفاده قرار گیرند.

بیشتر بدانید: حفظ رقابت در فروش با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

بهترین مجموعه BPMS

• monday.com – بهترین گزینه برای شخصی سازی
• Forecast.app – بهترین BPMS برای هوش مصنوعی و قابلیت های اتوماسیون
• Process Bliss – بهترین حالت برای متمرکز کردن روند ، کار و مدیریت گردش کار
• Wrike – بهترین ابزار BPMS برای تیم ها در هر اندازه سازمانی
• Kissflow – بهترین سیستم مدیریت فرایند تجارت بصری
• Quixy – بهترین نرم افزار بدون کد BPM
• Orchestly – بهترین برای مشاغل متوسط و سازمانی
• Process Street – بهترین حالت برای خودکار کردن کارهای برنامه ریزی شده
• ProWorkflow – بهترین گزینه برای داشبورد پروژه و فرایند کسب و کار
• Trisotech – بهترین روش برای نمودارسازی و مدل سازی فرایند
• IBM Blueworks Live – بهترین ابزار BPMS برای قابلیت استفاده
• iGrafx – بهترین روش برای تجزیه و تحلیل تغییرات فرایند
• K2 Platform – بهترین BPMS برای امنیت و حاکمیت
• Novacura – بهترین پلت فرم کم کد
• OnBase by Hyland – بهترین گزینه برای ایجاد مسیرهای فرایند کسب و کار با کشیدن و رها کردن

بهترین نرم افزاری که برای BPMS می‌توان انتخاب نمود چیست؟

ارزیابی‌هایی که برای انتخاب بهترین نوع نرم افزار مدیریت کسب و کار در بین برند‌های ایرانی و خارجی صورت می‌گیرد طبق شاخص‌هایی است که از سوی موسسات معتبر بین‌المللی مانند موسسه گارتنر، فورستر و … می‌باشد. در ادامه مهمترین شاخص‌هایی که برای ارزیابی نرم افزارهای BPMS به کار گرفته می‌شود توضیح داده می‌شود.

• توانایی پشتیبانی کردن از زبان مدلسازی BPMN که اکثر سازندگان این نرم افزارها مدعی هستند که محصول آنها از این زبان پیروی می‌کند، در حالی که استاندارد BPMN2 به عنوان یک طیفی است که از الگوها و پترن‌ها تشکیل یافته است که تا حدودی برگرفته از فلوچارت‌ها می‌باشد. همان نرم افزارهای BPMS با کیفیت پایین‌تر نیز بر این اساس از پترن‌ها پیروی می‌کنند چرا که طبق فلوچارت‌ها می‌توانند عمل کنند اما اگر الگوها کمی ‌پیچیده‌تر شوند ضعف این نرم افزارها پدیدار می‌شود. فرایندهای مجموعه‌ای که خود را نیازمند داشتن یک سیستم و نرم افزار کسب و کار دانسته بعید است که فرایندهای ساده و خطی داشته باشند و بتوان با فلوچارت آنها را ترسیم نمود و اگر نرم افزار نتواند طبق الگوها عمل کند نیاز به کد نویسی می‌باشد که در این صورت با مدیریت سیستم فرایند در تناقض است به همین دلیل است که پیروی از شاخص استاندارد BPMN لازم است.
• توانایی پشتیبانی از استاندارد DMN در مدلسازی تصمیمات که بدون بکار گرفتن آن در BPMS پیاده‌سازی مدل‌ها با مشکل مواجه می‌شود. این استاندارد برای این است که از اجرای تصمیمات قابل تکرار در نقاط مختلف سازمان اطمینان حاصل شود.
• قابلیت Management Version و مدیریت نسخ که بسیار ویژگی مهمی ‌محسوب می‌شود. با توجه به اینکه سازمان‌ها به مرور دچار تغییراتی می‌شوند و طبق آن فرایندها نیز تغییر خواهند کرد، یک BPMS با کیفیت باید بتواند قابلیت ورژنینگ داشته باشد، یعنی پس از تغییرات صورت گرفته در فرایندهای یک سازمان نسخه جدید فرایندها را در اختیار کاربر قرار دهد و فرایندهای قبل از تغییرات به مسیر خود تا انتهای فعالیتشان ادامه دهند.
• قابلیت مورد تایید کاربر بودن در ساخت فرایندها: برای اینکه در هنگام خرید یک سیستم نرم افزاری برای فرایندهای مدیریتی میزان برآورده نمودن سطح انتظارات سازمان سنجیده شود بهتر است فروشنده یک فرایند ساده را در نسخه دمو بسازد. اگر در زمان کمتر از 30 دقیقه فرایندها ساخته شوند می‌توان گفت که یک BPMS کاربر پسند است و اگر زمان بیشتری طول بکشد یعنی نیاز به کدنویسی دارد که مورد تایید نمی‌باشد.
• ماژول گزارشات تحلیلی بهبود فرایند که بر اساس آن پس از اجرای فرایندها نرم افزار قابلیت ارائه گزارشات تحلیلی مفیدی را برای آنالیز و بهبود دادن فرایندها ارائه می‌دهد.
• پشتیبانی کردن از استانداردCMMN ((Case Management Model & Nation که به مدیریت موردی می‌پردازد. این استاندارد مواردی که مدلسازی آنها روال مشخصی ندارند را ممکن می‌سازد.
• پشتیبانی محدود از دیگر شاخص‌های انتخاب یک نرم افزار مناسب و با کیفیت می‌باشد، زیرا اگر نرم افزاری کیفیت پایینی داشته باشد بروزرسانی و ارتقای آن تنها توسط همان شرکت سازنده ممکن است و اگر به آن شرکت امکان دسترسی نباشد ریسک پروژه در طول فعالیت بالا می‌رود و عملا نرم افزار به مرور زمان منسوخ می‌شود.

بیشتر بدانید: فین تک چیست، چه کاربرد و اهدافی دارد؟

نتیجه گیری

استفاده از BPMS می تواند برای کسب وکارها و مشاغل ارزش های زیادی را به همراه بیاورد. نرم افزارهای مدیریت فرایندهای تجاری، به کاربران امکان می دهد فرایندهای مختلف تجاری را به راحتی خودکار، پیگیری و تنظیم کنند. به این ترتیب، مشاغل می توانند با برنامه ریزی مناسب، در اختیار داشتن مفاهیم و زاویه دید درست و استفاده از معیارهای موجود، بازده طیف وسیعی از عملکردهای تجاری را به طور چشمگیری بهبود بخشند. علاوه براین، با کمک این ابزارها، امکان بروزخطاهای انسانی کاهش خواهد یافت و از اتلاف زمان و هزینه سازما ن ها جلوگیری خواهد شد.