چرا بهتر است شرکت های بزرگ از راهکارهای ERP استفاده کنند؟

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، فرآیندی است که شرکت ها جهت مدیریت و ادغام بسیاری از فعالیت های روزمره و مهم خود آن را به کار می گیرند. راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و یا به اختصار راهکارهای ERP، معمولاً توسط سازمان هایی استفاده می شود که به دنبال مدیریت عملکردهای تجاری خود در یک سیستم متمرکز و یکپارچه هستند.

ERP، تمام داده های وارد شده را در یک پایگاه داده واحد ذخیره می کند و به همه بخش های سازمان اجازه می دهد بر اساس اطلاعات مشابه و یکسان کار کنند. علاوه براین، همه این داده ها می توانند سازماندهی، تحلیل و گزارش شوند. ERP مواردی مانند: مدیریت مشتری، منابع انسانی، هوش تجاری، مدیریت مالی، انبار داده، موجودی کالا و قابلیت‌های زنجیره تامین را در یک سیستم جمع میکند.

اگر چه ممکن است راهکارهای نرم افزار های برنامه ریزی منابع سازمانی اهداف مشابهی با راه حل های دیگر داشته باشد، اما ویژگی های منحصربه فرد آن، باعث برتری و تمایز این سیستم در میان رقبای موجود در بازار شده است. ما در این مقاله اصلی‌ترین دلایل اهمیت استفاده از راهکارهای ERP و تاثیر آن در شرکت های بزرگ را ذکر کرده ایم:

• صرفه جویی در زمان
• تجزیه وتحلیل بهینه
• همکاری و تعامل بهینه
• بهینه سازی بهره وری
• افزایش رضایتمندی مشتریان
• انطباق پذیری ساده تر و مدیریت ریسک

صرفه جویی در زمان

هدف از تولید نرم افزار ERP سامانه‌هایی می باشند که تمامی منابع یک سازمان را مدیریت می‌کنند. ERP بسیاری از سیستم هایی که ممکن است در سازمان ها پراکنده شده باشند را یکپارچه می کند. به این ترتیب، کارمندان قادر خواهند بود از طریق یک سیستم متمرکز به تمام ابزارهای لازم جهت انجام اقدامات خود دسترسی پیدا کنند و کاربران برای یافتن اطلاعات مورد نیازشان مجبور نیستند در چندین سیستم به جستجو بپردازند. علاوه بر این، با ایجاد یک پایگاه داده مرکزی توسط ERP، بازیابی اطلاعات بسیار راحت تر خواهد شد. به طور کلی، یکپارچه سازی سیستم ها به کارکنان کمک میکند از زمان خود به طور موثر استفاده کنند.

معرفی نرم افزار: نرم افزار حقوق و دستمزد

تجزیه وتحلیل بهینه

یک پایگاه داده مرکزی به بهبود تجزیه‌ و‌تحلیل و تهیه گزارش‌های سازمانها کمک میکند. از آنجا که سیستم‌های ERP تمام داده های ورودی کاربران را ثبت و ذخیره میکنند، یک ابزار مفید و کارآمد برای کسب ‌و کارهای بزرگ به شمار میرود. چنانچه نرم افزار ERP شما از قابلیتهای خوبی برخوردار باشد، اعضای تیم‌ها می‌توانند گزارش‌های خود را آسان تر و سریع تر تولید و تهیه کنند. درواقع، گزارش‌هایی که بدون ERP نیاز به صرف زمان زیادی جهت تحقیق و تدوین دارند، با استفاده از این برنامه فقط چند دقیقه زمان خواهند برد.

علاوه‌ براین، بیشتر راهکارهای ERP، یک داشبورد قابل سفارشی سازی ارائه میدهند تا مدیران بتوانند هنگام ورود به سیستم، گزارش‌های مورد نظرشان را مشاهده کنند. این گزارش ها که بینشی دقیق از عملکردهای خاص سازمان ارائه میدهند، میتواند شامل موارد مختلف (از صورت درآمد و هزینه گرفته تا KPIهای سفارشی) باشند. توانایی دسترسی سریع به این گزارشها، شرکتها و اعضای آنها را قادر میسازد تا تصمیمات بهتر را در سریع ترین زمان ممکن اتخاذ کنند.

در این صورت برای تهیه گزارش های مورد نیاز دیگر وابسته به کارکنان IT نخواهند بود. دسترسی به گزارش ها معمولاً به گونه ای امکان‌پذیر است که فقط کارکنان مربوطه بتوانند اطلاعات مهم و محرمانه شرکت را مشاهده کنند.

تجزیه و تحلیل بهینه در نرم افزار واسط

همکاری و تعامل بهینه

اگرچه ویژگی ها و راهکارهای ERP، با توجه به برنامه ای که استفاده می کنید ممکن است کمی متفاوت باشد، اما بهینه سازی تعامل در همه سیستم های ERP مشترک است. همانطور که ذکر شد، ایجاد پایگاه داده متمرکز توسط ERP، یکی از دلایل منحصربه فرد بودن آن نسبت به سایر راهکارها محسوب میشود. به این ترتیب، سازمان‌ها در نهایت یک منبع واحد در اختیار خواهند داشت.

این موضوع باعث کاهش خطاهای ناشی از کار با داده های نادرست، تعامل بهینه در سازمان و در ادامه کاهش بسیاری از هزینه ها خواهد شد. در واقع می توان گفت که سامانه ERP می‌تواند به کمک یک رابط کاربری، بسیاری از کارها در خصوص خدمات مشتری، تولید، فروش، انبارداده و سایر بخش‌ها را مدیریت کند.

یک پایگاه داده مرکزی، امکان بروز هرگونه تاخیر یا توقف در طول پروژه را نیز کاهش خواهد داد. زیرا همه اعضای تیم همیشه به کل داده های مورد نیاز خود دسترسی دارند. علاوه براین، نیازی به ادغام اطلاعات در سیستمها یا منابع مختلف نیست. از آنجا که تمام داده ها از طریق یک سیستم واحد جمع آوری، ذخیره و به اشتراک گذاشته میشوند و در دسترس قرار میگیرند، درمورد دقیق، کامل یا ایمن بودن پرونده های داده هیچ تردیدی وجود نخواهد داشت.

معرفی نرم افزار : نرم افزار خرید و تدارکات

بهینه سازی بهره وری

انجام وظایفی مانند تولید گزارش، نظارت بر سطح موجودی کالا، بررسی ثبت ساعات کار و پردازش سفارش‌ها، با استفاده از روشهای سنتی نیاز به صرف زمان زیادی خواهد داشت. علاوه براین، ممکن است باعث پایین آمدن روحیه کارمندان و حتی افزایش خطاهای انسانی شود. راهکارهای ERP میتواند خسته کننده ترین فعالیتهای سازمان ها را به طور خودکار انجام دهد. بانک اطلاعاتی موجود در نرم افزار ERP، وظایفی مانند وارد کردن داده ها را حذف میکند و به سیستم امکان میدهد محاسبات پیشرفته را در عرض چند دقیقه انجام دهد.

به این ترتیب، اعضای سازمان برای متمرکز شدن بر روی اقدامات مهمتر، زمان و انرژی بیشتری در اختیار خواهند داشت و میزان بازگشت سرمایه افزایش می‌یابد. بنابراین میتوان گفت، ERP باعث افزایش بهره وری، کارایی و سودآوری سازمان ها خواهد شد.

افزایش رضایتمندی مشتریان

در عصر دیجیتالی امروز، تقریباً بیشتر افراد برای کسب اطلاعات مورد نیاز و تامین خواسته های خود به اینترنت مراجعه میکنند و این موضوع باعث افزایش اهمیت مدیریت مشتریان شده است. بهترین راه برای بهبود رضایت مشتری، ارائه کالاها و خدمات مشتری مدار است. ERP این راهکار را به چند روش مختلف ارائه میدهد. بیشتر سیستم های ERP، مجهز به یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) هستند و یا میتوانند به راحتی با یکی از این ابزارها ادغام شوند.

با استفاده از یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، CRM سازمان ها می‌توانند به داده‌های مربوط به عملکردهای مختلف دسترسی داشته باشند. یک CRM یکپارچه به همراه اطلاعات تماس، میتواند جزئیاتی مانند سابقه سفارش و اطلاعات صورتحساب را در اختیار سازمان ها قرار دهد. این موضوع اعضای تیم ها را قادر می سازد مشتریان را با نگاهی کلی تر ببیند و درک بهتری از خواسته ها و نیازهای آنها داشته باشند. افزایش دید مشتری و سفارش مشتری باعث تدوین استراتژی فروش در جهت تولید بهتر خواهد شد.

معرفی نرم افزار : نرم افزار حسابداری

اگر انگیزه شما از داشتن ERP دریافت هر چه سریعتر سفارش مشتری و فرستادن آن ها در کمترین زمان ممکن است، پس لازم است فروشندگان و اشخاص دیگری در روند تولید حضور داشته باشند. اگر مشتری های شما خواستار پیشرفت در سیستم کیفیت تولید می باشند پس مشتریان مورد نیاز شما نیز متعاقبا تغییرخواهند کرد.

همانطور که می دانید، فروشندگان سیستم یکپارچه نرم افزار ERP قسمت پشتیبانی را مدیریت می کنند، اما شرکت‌های مستقلی هم هستند که از برخی خدمات پشتیبانی شخص ثالث استفاده می کنند.

انطباق پذیری ساده تر و مدیریت ریسک

پیگیری کلیه مقرراتی که برای تجارت ها در نظر گرفته شده اند، میتواند تجارت های بزرگ را درگیر چالش ها و مشکلاتی کند. حتی شرکتهای محلی و کوچک نیز باید به مقررات مختلف زیست محیطی، امنیت اطلاعات و منابع انسانی توجه داشته باشند. خوشبختانه بسیاری از راهکارهای ERP، با در نظر گرفتن این مقررات ساخته شده اند تا به سازمانها در رعایت قوانین و انطباق پذیری کمک کنند. علاوه براین، اکثر ERPها اغلب ابزارهایی جهت مدیریت ریسک ارائه میدهد. قابل اعتماد و دقیق بودن راهکارهای ERP باعث بهبود مدیریت مالی نیز خواهد شد، زیرا امکان وقوع خطاهای احتمالی در طول حسابداری را کاهش میدهد.