تغییر سبک کاری حسابداران بعد از فراگیر شدن نرم افزارهای حسابداری

ابتدا لازم است با شغل حسابداری که یکی از شغل‌های پرطرفدار محسوب می‌شود، آشنا شوید؛ همچنین در ادامه علاوه بر این موضوع به بررسی نقش نرم افزارهایی که در این حرفه مورد استفاده قرار می‌گیرند و باعث تغییرات سبک کاری حسابداران شده‌اند نیز می‌پردازیم. شما با مطالعه مطلب “سبک کاری حسابداران”، اطلاعات گوناگونی در رابطه با شغل و حرفه‌ی حسابداری و نرم افزارهای آن به دست می‌آورید که در روند کاری شما تاثیر مثبتی خواهند داشت.

حسابداری در واقع یکی از مهمترین بخش‌های کسب و کار محسوب می‌شود که لازم است تمام کسب و کارها، به ویژه شرکت و موسسات بسیار بزرگ، از آن برخوردار باشند. اموری که در این بخش مورد بررسی قرار می‌گیرد را می‌توان مواردی چون جمع بندی، خلاصه کردن و ثبت مسائل مالی و اقتصادی در نظر گرفت؛ به نوعی می‌توان گفت حسابدار باید پس از مدت زمان تعیین شده‌، گزارشی را از وضعیت مالی شرکت که جمع آوری کرده است را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد تا بررسی‌های لازم و کامل انجام شود.

تاثیر نرم افزارهای حسابداری برسبک کاری حسابداران

یکی از موضوعات مهمی که در رابطه با این حرفه وجود دارد، استفاده از نرم افزارهای گوناگونی است که طراحی‌شده‌اند. بسیاری از این نرم افزارها باعث تغییرات سبک کاری حسابداران شده که از ارزش بالایی نیز برخوردار هستند. شما با استفاده از نرم افزارهای گوناگون کار خود را ساده‌تر می‌کنید، علاوه بر سادگی کار، دقت کار نیز بالا می‌رود که این موضوع نیز اهمیت بالایی دارد، چرا که دقیق بودن گزارش‌ها یکی از مواردی محسوب می‌شود که بر عهده‌ی حسابدار یک شرکت است.

1. نقش نرم افزارهای حسابداری بر کاهش خطای انسانی

یکی از تغییرات سبک کاری حسابداران را می‌توان این موضوع در نظر گرفت که آن‌ها در زمانی که از نرم افزارها استفاده نمی‌شد، مجبور به تحویل گزارش‌ها به صورت کتبی بودند. در تحویل گزارش‌ها به صورت کتبی احتمال خطا بسیار بود و در بسیاری از شرکت‌ها شاهد چنین موضوعی بوده‌ایم، به طوری که گاهی اوقات این خطاها آثار جبران نشدنی را به وجود می‌آوردند. برای جلوگیری از چنین خطاهایی، برنامه‌های گوناگونی طراحی شد که به‌حسابداران کمک می‌کنند تا کارها را به راحتی انجام دهند. با پیشرفت در چنین موضوعی، دیگر گزارش‌ها به صورت کتبی نوشته نشد، بلکه افراد جمع‌بندی‌های را که با استفاده از نرم افزارهای گوناگون به دست آورده بودند را در قالب یک فایل به مدیریت تحویل می‌دادند.

بیشتر بدانید: سیستم حسابداری فروش

2. مدیریت مناسب زمان با استفاده از نرم افزارهای حسابداری

مزیت دیگری که استفاده از نرم‌ افزارهای حسابداری به همراه دارد را می‌توان انجام کارها در مدت زمان کمتر در نظر گرفت؛ از آنجایی که نرم افزارها به صورتی طراحی‌شده‌اند که بسیاری از محاسبات را انجام می‌دهند، دیگر وقت زیادی از حسابدار گرفته نمی‌شود و فرد می‌تواند تنها با آموزش کار با چنین برنامه‌هایی، بسیاری از مشکلاتی که پیش‌تر با آن‌ها روبرو بوده است را برطرف کند.

3. انجام فعالیت‌های شرکت به صورت قانونی

یکی از مشکلاتی که حسابداران در این بخش با آن مواجه بودند را می‌توان انجام امور به صورت قانونی در نظر گرفت. استفاده از یک نرم ‌افزار حسابداری به‌حسابدار کمک می‌کند تا پرداخت بدهی و دیگر پرداختی‌ها به موقع انجام شوند. یک نرم افزار خوب حسابداری، امکان یادآوری برای پرداختی‌های لازم برای بخش‌هایی چون صندوق بازنشستگی، مالیات بر درآمد، حقوق کارمندان و دیگر بخش‌ها را در زمانی که تعیین می‌کنید، دارد؛ این موضوع باعث می‌شود که پرداخت‌ها به صورت قانونی و در زمان مناسب انجام شوند.

بیشتر بدانید: نرم‌افزار انبار تعدادی

4. بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی با استفاده از نرم افزارها

از دیگر تغییرات سبک کاری حسابداران که توسط برنامه‌های نرم افزاری به وجود آمده، می‌توان به این موضوع اشاره داشت که پیش‌بینی بودجه و درآمد برای یک پروژه تا پیش از استفاده از این نرم افزارها باید توسط حسابدار یک شرکت صورت می‌گرفت؛ اما امروزه با توجه به وجود نرم افزارهای گوناگون، این موضوع دیگر از وظایف حسابدار به‌حساب نمی‌آید. یک نرم افزار مناسب این امکان را دارد که بودجه یک کسب و کار را به‌درستی بررسی و در اختیار مدیریت و حسابدار قرار دهد.

5. محافظت از داده‌ها

یکی از وظایفی که بر عهده‌ی حسابداران یک شرکت قرار دارد را می‌توان محافظت از داده‌های بخش حسابداری در نظر گرفت؛ اما این مسئله موضوع آسانی نبوده و بارها مشکلات گوناگونی را به وجود آورده است. با توجه به چنین موضوعاتی، شاهد طراحی نرم افزارهایی بودیم که این کار را برای حسابدار راحت‌تر کردند؛ بنابراین یکی دیگر از تغییرات سبک کاری حسابداران را می‌توان در رابطه با این موضوع در نظر گرفت که کمک شایانی نیز در این راستا به ‌حسابدار کرده‌اند.

6. یکپارچگی با سایر نرم افزار ها

امروزه با پیشرفت تکنولوژی های نرم افزار مدیریت امور سازمان، موسسات و سازمان ها در راستای یکپارچه سازی فعالیت های سازمان از نرم افزار های بسیاری استفاده میکنند. با افزایش اندازه ی سازمان، ضرورت استفاده از نرم افزار های مدیریت سازمان بیشتر احساس می شود. قابلیت اتصال نرم افزار های حسابداری به سایر نرم افزار های مدیریت منابع سازمانی کمک میکند تا انعطاف پذیری سازمان شما بیشتر شود و انتقال اطلاعات در بخش های مختلف راحت تر صورت گیرد.

بیشتر بدانید: نرم افزار حقوق و دستمزد

کدام یک از نرم افزارهای حسابداری مناسب شغل شما است؟

از آنجایی که تا به حال نرم افزارهای گوناگونی طراحی‌شده‌اند، انتخاب یک نرم‌ افزار حسابداری از میان آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار خواهد بود. صاحبان مشاغل باید با توجه به شغلی که دارند و بررسی‌های لازمی که انجام می‌دهند، نرم افزار مناسبی را انتخاب کنند. فراهم کردن چنین نرم افزاری به‌ حسابداران بخش حسابداری این اجازه را می‌دهد تا رویدادهای گوناگونی چون بررسی موجودی انبار، بررسی بدهی‌ها، درآمد، افزایش فروش، میزان سود و ضرر و بسیاری از مسائل دیگر را به صورت اتوماتیک انجام و ثبت کند.

چند نکته برای خرید نرم افزار حسابداری مناسب

اگر به دنبال تغییرات سبک کاری حسابداران شرکت خود هستید، بهتر است نرم افزارهای مناسبی را خریداری کنید. در ادامه به برخی از نکاتی که در هنگام خرید باید بدانید را بررسی خواهیم کرد تا بتوانید انتخاب درستی داشته باشید.

• توجه داشته باشید برخی از نرم افزارها متناسب با شغل‌های خاص طراحی‌شده‌اند؛ برای مثال می‌توان به نرم افزارهای حسابداری تولیدی‌ها، شرکت‌ها، فروشگاه‌ها و… اشاره داشت. این نرم افزارها هزینه‌ی بیشتری را برای شما رقم خواهند زد اما استفاده از آن‌ها کار را برای شما آسان و دقیق‌تر خواهد کرد.
• ویژگی‌هایی که از یک نرم افزار در ذهن دارید را بررسی کنید، سپس فهرستی از آن را تهیه و متناسب با آن برای خرید اقدام کنید. امکان دارد شما برای حرفه‌ی خود به یک برنامه نرم افزاری ساده نیاز داشته باشید، اما به دلیل نداشتن اطلاعات کافی دست به خرید نرم افزاری زده‌اید که بیشتر از نیاز شما ویژگی دارد؛ اگر شما از پیش نیازهای خود را لیست کنید، دیگر مجبور به پرداخت هزینه‌ی بیشتر در جهت خرید آن نخواهید بود.
• اگر کسب و کار شما جزو کسب‌وکارهایی محسوب می‌شود که امکان رشد برای آن وجود دارد، بهتر است نرم افزاری را خریداری کنید که آن نیز امکان رشد دارد. با توجه به این ویژگی، دیگر نیازی به تعویض و خرید دوباره‌ی نرم افزار نیست و شما می‌توانید با یک‌بار خرید، نیاز خود را برطرف کنید.

بیشتر بدانید: نرم افزار وصول و مطالبات

همانطور که مطالعه کردید، در این متن به نقش نرم افزارها در تغییرات سبک کاری حسابداران پرداختیم و شما را با ویژگی‌هایی که یک نرم افزار در اختیارتان قرار می‌دهد، آشنا کردیم. توصیه می‌شود اگر تصمیم به استفاده از نرم ‌افزار حسابداری دارید، زودتر خرید خود را انجام دهید و کار با آن را شروع کنید.

سوالات متداول